Pracodawco, jeśli zastanawiasz się nad przyznaniem premii inflacyjnej swoim pracownikom, to istnieje kilka kwestii, o których musisz pamiętać. Premia inflacyjna, zwana również „Inflationsprämie” w języku niemieckim, jest to dodatkowe wynagrodzenie, które ma na celu zrekompensowanie pracownikom utraty siły nabywczej w wyniku wzrostu cen.
10 pułapek podatkowych związanych z premią inflacyjną
Wypłacaj do 3.000 € bez podatku – w kwestii premii inflacyjnej posiadasz jako pracodawca dużą swobodę. Ale i tu trzeba przestrzegać kilku zasad – w przeciwnym razie może Cię to sporo kosztować.
Zobacz także: Premia inflacyjna (Inflationsausgleichsprämie – IAP)
W skrócie:
- Premia inflacyjna w wysokości 3.000 € jest zwolniona z podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. Nic dziwnego, że większość pracowników chciałaby ją otrzymać i naciska na Ciebie jako szefa, abyś ją faktycznie wypłacił.
- Dobra wiadomość: jako pracodawca masz dużą swobodę i niewiele obowiązków.
- Czy można wypłacać premię w małych miesięcznych kwotach? Również członkom rodziny, których zatrudniasz w swojej firmie? Czy szef może wypłacić sam sobie premię inflacyjną? Tak, ale trzeba pamiętać o kilku szczegółach. W innym razie powstanie niedopłata podatkowa, którą będzie trzeba uregulować w późniejszym terminie.
- „Czy stać nas w ogóle na premię inflacyjną?” Takie pytanie zadawała sobie jesienią większość właścicieli zakładów rzemieślniczych, gdy rząd wydał decyzję o premii inflacyjnej. Wielu rzemieślników do dzisiaj ma podobne odczucia.
- Ale nie w każdym zawodzie i zakładzie sytuacja jest tak napięta. Ponadto jest to świadczenie dobrowolne, a więc każdy pracodawca może sam decydować o wypłacie premii i kształtować ją tak, by pasowała do jego sytuacji ekonomicznej.
- Te swobody niosą ze sobą pewne ryzyko, bo nie wszystko jest dozwolone. Błędy skutkują zapłatą zaległych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne – a w najgorszym przypadku konsekwencjami karnymi.
1. Pułapka: najpierw premia, potem wzrost wynagrodzeń
W kwestii premii inflacyjnej ustawodawca pozostawił pewne pole manewru:
▪ Jeśli w zakładzie nie obowiązują ustalenia układu zbiorowego, pracodawca sam decyduje, czy w ogóle wypłacić premię inflacyjną, a jeśli tak, to kiedy i w jakiej wysokości. Premia inflacyjna nie jest obligatoryjna, jedynie jej kwota została ograniczona do maksymalnie 3.000 € dla każdego pracownika.
▪ Aby wypłata z tego tytułu była wolna od podatku, musi nastąpić w okresie między 26 października 2022 a 31 grudnia 2024.
▪ Pracodawca nie musi z góry podjąć ostatecznej decyzji. Może np. dzisiaj zdecydować, że w listopadzie 2023 roku zostanie przekazana kwota w wysokości 1.000 €, a w 2024 roku sprawdzić, czy firma może sobie pozwolić na drugą wypłatę.
▪ Możesz podzielić premię i wypłacić np. 1. transzę w 2023 roku, a drugą w 2024 roku – należy tylko przestrzegać, aby w sumie obie płatności nie przekroczyły kwoty 3.000 €.
▪ Możesz też rozłożyć składkę na kilka miesięcy i np. płacić po 100 € co miesiąc od marca 2023 do grudnia 2024, czyli 22 miesiące x 100 € = 2.200 €.
Pułapka: Problem powstaje wtedy, gdy wypłacasz pracownikom premię inflacyjną w małych miesięcznych kwotach i bezpośrednio po tym zwiększasz ich wynagrodzenie o tę samą kwotę. Przykład: zatrudniasz dwóch czeladników, a każdy z nich otrzymuje wynagrodzenie brutto w wysokości 2.500 €. Od marca 2023 do grudnia 2024 roku wypłacasz każdemu dodatkowo 100 € z tytułu premii inflacyjnej. Po tym czasie nie można już wypłacać nieopodatkowanej premii inflacyjnej, zatem podnosisz ich wynagrodzenie brutto o 100 € do 2.600 € miesięcznie. W tym przypadku urząd skarbowy mógłby uznać, że dodatkowe 100 € miesięcznie w latach 2023/24 nie było premią inflacyjną, lecz podlegającą opodatkowaniu podwyżką wynagrodzenia.
Rada: „Nie należy podwyższać pracownikom wynagrodzenia bezpośrednio po ostatniej wypłacie premii inflacyjnej, lecz dopiero po co najmniej miesięcznej przerwie” – radzi doradca podatkowy Peter Stieve, wiceprezes Izby Doradców Podatkowych w Niedersachsen. Ponadto podwyżka nie powinna być identyczna z kwotą premii inflacyjną, która była wypłacana w poprzednich miesiącach. Wystarczy, że podwyżka będzie wynosić kilka euro więcej lub mniej niż premia inflacyjna.
2. Pułapka: premia inflacyjna tylko dla szefa
Premia jest wolna od podatku i składek na ubezpieczenie społeczne tylko dla pracowników. Rodzaj zatrudnienia nie ma znaczenia i premię można wypłacić:
▪ pracownikom zatrudnionym w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin
▪ pracownikom krótkoterminowym,
▪ pracownikom wykonującym tzw. Minijob,
▪ stażystom.
Według Ministerstwa Finansów aktualny status pracownika jest bez znaczenia. Nieopodatkowaną premię można wypłacić także pracownikom, którzy są zatrudnieni w skróconym wymiarze godzin (Kurzarbeit), przebywają na urlopie wychowawczym, znajdują się w aktywnej lub pasywnej fazie stopniowego przechodzenia na emeryturę albo pobierają zasiłek chorobowy.
Zatem premia inflacyjna nie przysługuje właścicielom firm – z jednym wyjątkiem: Ministerstwo Finansów dopuszcza, aby również udziałowcy zarządzający spółką z o.o. wypłacali sobie premię, ale „pod warunkiem że spełniona jest podatkowa definicja pracownika”.
Pułapka: Jak wskazuje doradca podatkowy Stieve, prezes będący równocześnie udziałowcem jednoosobowej spółki z o.o. jest zgodnie z prawem podatkowym również pracownikiem. Jednak urząd skarbowy przyjrzy się wypłaconej premii inflacyjnej bardzo uważnie. „Dlatego radzimy, aby zarządzający przedsiębiorstwem udziałowiec wypłacił sobie premię, dopiero gdy wszyscy pozostali pracownicy otrzymają już premię.”
Jeśli ten wymóg nie zostanie spełniony, a mimo tego prezes wypłaci sobie premię, byłaby to podlegająca opodatkowaniu ukryta wypłata zysku. Przyjmuje się wtedy, że wypłata nie ma związku z inflacją. Stieve uważa jednak, że ryzyko jest niewielkie. Skutki inflacji dotykają zarówno pracowników jak i zarządzających firmą udziałowców, zatem wypłata premii inflacyjnej jest uzasadniona. A jeśli w przyszłości urząd skarbowy nie zaklasyfikuje płatności jako premii inflacyjnej, będziesz musiał zapłacić podatek od wypłaconej sobie kwoty. „Jednak to nie jest uchyleniem się od płacenia podatków, tylko kwestią interpretacji prawnej, którą powinny rozstrzygnąć sądy” – uważa doradca podatkowy.
3. Pułapka: premia tylko dla członków rodziny zatrudnionych w przedsiębiorstwie
Możesz również wypłacić nieopodatkowaną premię inflacyjną swoim członkom rodziny, którzy pracują w Twojej firmie.
Pułapka: Upewnij się, że traktujesz swoich członków rodziny tak samo jak wszystkich innych pracowników. „Organy podatkowe przyjrzą się temu szczególnie uważnie, dlatego konieczna jest jednolita regulacja” – ostrzega Stieve.
Urząd skarbowy sprawdzi bowiem, czy:
▪ członkowie rodziny posiadają podpisane i aktualne umowy o pracę,
▪ świadczenie (praca) i wynagrodzenie (zapłata) faktycznie mają miejsce,
▪ umowy zawarte z członkami rodziny są takie, jakie standardowe umowy podpisywane z osobami obcymi.
Skrajnym przypadkiem byłaby umowa zawarta tylko pro forma w celu uzyskania nieopodatkowanej premii inflacyjnej. Wyszłoby to na jaw najpóźniej podczas kontroli podatkowej, która zapewne stwierdziłaby brak odprowadzonego podatku i nakazałaby uregulować powstałe zaległości podatkowe. Ponadto Ministerstwo Finansów ostrzega w takich przypadkach przed „konsekwencjami wynikającymi z prawa karnego lub prawa do nałożenia kary grzywny”.
4. Pułapka: pominięcie ustaleń wynikających z układów zbiorowych (Tarifvertrag)
Jeśli w Twojej firmie obowiązują ustalenia układów zbiorowych dotyczących premii inflacyjnej, jesteś oczywiście zobowiązany do ich przestrzegania. Strony układu zbiorowego głównej branży budowlanej (Bauhauptgewerbe) uzgodniły np., że w latach 2023 i 2024 będzie wypłacana roczna premia inflacyjna w wysokości 500 €. Jako szef możesz jednak sam zdecydować, czy chcesz wypłacić swoim pracownikom więcej.
Należy jednak pamiętać, że suma zbiorowo uzgodnionych i dobrowolnych wypłat nie może być wyższa niż 3.000 €. W przeciwnym razie będzie trzeba odprowadzić podatki i składki na ubezpieczenie społeczne od kwoty przekraczającej ten limit.
5. Pułapka: premia inflacyjna zamiast innych premii
Premia inflacyjna jest wolna od podatku i składek na ubezpieczenie społeczne tylko wtedy, gdy świadczenie to jest wypłacane jako dodatek do należnego wynagrodzenia. A zatem:
▪ premii inflacyjnej nie można odjąć od obowiązującego wynagrodzenia.
▪ premia inflacyjna nie może wpłynąć na wysokość oraz termin wypłaty wcześniej ustalonej podwyżki wynagrodzenia.
▪ premii inflacyjnej nie można wypłacić w zamian za przysługujące pracownikowi dodatki jak np. dodatek urlopowy albo bożonarodzeniowy.
▪ pracodawca nie może anulować żadnych dodatków lub zastąpić ich premią inflacyjną, jeśli jest zobowiązany do ich wypłacania na mocy umowy, układu zbiorowego lub zasad panujących w firmie.
Pułapka: Uważaj, aby nic nie sugerowało na liście płac lub w rachunku płacowym, że premia inflacyjna mogłaby być powiązana z jakąkolwiek inną wypłatą dodatkową (np. bożonarodzeniową lub urlopową). Bowiem wszystkie płatności dodatkowe poza premią inflacyjną nie mają wymaganego związku z inflacją i dlatego nie są zwolnione z podatku. Według Ministerstwa Finansów nie ma natomiast problemu, jeśli premia inflacyjna i np. dodatek świąteczny zostaną wypłacone jednym przelewem, czyli znajdą się na tej samej liście płac, ale jako dwie oddzielne pozycje.
6. Pułapka: przekroczenie limitu przy kilku umowach o pracę
Według Ministerstwa Finansów zwolnienie podatkowe dla premii inflacyjnej dotyczy wszystkich stosunków pracy, jakie zawarł pracownik. Jeśli jest zatrudniony w kilku przedsiębiorstwach, każdy pracodawca może mu wypłacić do 3.000 € premii inflacyjnej. Jeśli np. czeladnik wykonuje dodatkowo tzw. Minijob jako kierowca w innej firmie, może otrzymać w sumie do 6.000 € tytułem nieopodatkowanej premii inflacyjnej.
Zdaniem Ministerstwa Finansów pracodawcy nie muszą więc sprawdzać, czy ich pracownicy otrzymali już premię od innego pracodawcy.
Pułapka: Sytuacja wygląda jednak inaczej, jeśli pracownik podpisał kilka umów z tym samym pracodawcą. W takim przypadku pracodawca nie może przekazać pracownikowi więcej niż 3.000 €.
Zobacz także: Kurzarbeitergeld – dodatek za pracę w Niemczech
7. Pułapka: nieweryfikowane wypłaty w przypadku sukcesji
Podobnie sytuacja wygląda w przypadku sukcesji przedsiębiorstwa. Jeśli sukcesor wejdzie w prawa i obowiązki istniejącego stosunku pracy, to strona przekazująca i przyjmująca nie może wypłacić łącznie więcej niż 3.000 € premii inflacyjnej.
Przejmując inną firmę, należy zatem sprawdzić, czy i ile premii inflacyjnej zapłacił już poprzedni właściciel.
8. Pułapka: niedochowanie obowiązku udokumentowania
Premia inflacyjna musi być przyznana jako wyrównanie rekompensujące wzrost cen konsumpcyjnych. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów nie potrzebujesz z tego tytułu pisemnej lub ustnej umowy z pracownikiem. Nie jesteś również zobowiązany do sprawdzenia ani udokumentowania, że w jakim stopniu problem inflacji dotyczy danego pracownika.
Pułapka: Jako pracodawca jesteś natomiast zobowiązany wykazać związek między wypłatą a inflacją w taki sposób, aby urząd skarbowy nie miał żadnych wątpliwości w tym zakresie:
▪ zapisz powiązanie wypłaty z inflację na koncie płacowym;
▪ na liście płac wystarczy adnotacja np. „premia wyrównująca inflację”.
Na wydawanym pracownikom zaświadczeniu o podatku od wynagrodzeń nie trzeba wykazać premii inflacyjnej. Według Ministerstwa Finansów pracownicy nie muszą wykazywać otrzymanej premii inflacyjnej w swoim zeznaniu o podatku dochodowym.
9. Pułapka: zbyt późno przekazana premia inflacyjna
Aby premia inflacyjna była wolna od podatku, jej wypłata musi nastąpić między 26 października 2022 a 31 grudnia 2024.
Pułapka: Jeśli zdecydujesz się na wypłatę premii dopiero w grudniu 2024 roku, to musisz zadbać o to, aby wpłynęła na konta pracowników najpóźniej 31 grudnia. Bowiem Ministerstwo Finansów obstaje przy „zasadzie wpływu” z ustawy o podatku dochodowym. Dla zwolnienia podatkowego decydujące jest, aby pracownik mógł ekonomicznie dysponować pieniędzmi przed 1 stycznia 2025 roku.
10. Pułapka: wypłata premii z warunkami
Teoretycznie możesz uwarunkować wypłatę premii inflacyjnej i np. żądać jej zwrotu, jeśli pracownik rozwiąże umowę w określonym czasie. Takie warunki są „nieszkodliwe dla zwolnienia podatkowego” – pisze Ministerstwo Finansów.
Wątpliwe jest jednak, czy takie warunki są dopuszczalne w świetle prawa pracy. Przed podjęciem takich kroków radzimy skonsultować się z ekspertem od prawa pracy.
Dodaj komentarz