Mieszkasz w Niemczech? Masz dojazd do pracy? Istnieje możliwość ryczałtu dla osób dojeżdżających do pracy w Niemczech, czyli Entfernungspauschale. W tym kompleksowym poradniku dowiesz się jakie są dostępne metody uzyskania ryczałtu, jak obliczyć koszty i jakich sum zwrotu możesz się spodziewać.
Spis treści:
- Entfernungspauschale – Ryczałt dla osób dojeżdżających do pracy
- Czy inne koszty można odliczyć?
- Kiedy obowiązuje ryczałt za dojazd do pracy w Niemczech?
- Ile wyjazdów uznaje urząd skarbowy?
- Ustalenie odległości kilometrów
- Przejazdy do i z różnych miejsc zamieszkania
- Regulacja specjalna dla osób niepełnosprawnych
- Świadczenia pracodawcy z tytułu dojazdu do pracy w Niemczech
- Premia za mobilność dla osób dojeżdżających z daleka do pracy w Niemczech
Entfernungspauschale – Ryczałt dla osób dojeżdżających do pracy
Przejazd z domu do pierwszego miejsca pracy w zakładzie produkcyjnym, w urzędzie państwowym lub w szkole ma charakter służbowy. Aby zrekompensować powstałe z tego tytułu koszty, urząd skarbowy przyznaje za każdy kilometr drogi od Twojego miejsca zamieszkania do pierwszego miejsca pracy ryczałt za dojazdy do pracy niezależnie jakim środkiem transportu jeździsz (§ 9 ust. 1 zdanie 3 nr 4 ustawy o podatku dochodowym). Zasadniczo nie ma znaczenia, z jakiego środka transportu korzystasz, w jaki sposób dojeżdżasz do pracy i czy w związku z tym ponosisz koszty. (pismo Ministerstwa Finansów z 18.11. 2021 r., Dziennik Podatkowy 2021 I str. 2315 margines nr 1).
1.1 Koszty uzyskania przychodu podlegające odliczeniu
Wysokość kosztów uzyskania przychodu, które można odliczyć, wpisując w zeznaniu podatkowym na stronie 2 załącznika N w wierszach 31-40, zależy od
▪ odległości pierwszego miejsca pracy od Twojego miejsca zamieszkania (tj. w jedną stronę!),
▪ ile dni w roku jeździsz do miejsca pracy oraz
▪ jak wysoki jest ryczałt za dojazd do pracy.
Ryczałt za dojazd do pracy wynosi 0,30 euro za kilometr.
Jako koszty uzyskania przychodu można odliczyć
ilość dni roboczych × ilość kilometrów × 0,30 €/km
Przykład: Pani Fink przez 230 dni w roku dojeżdża do swojego miejsca pracy, które znajduje się 16 km od jej domu. Może zatem odliczyć następujące kwoty jako koszty uzyskania przychodu: 230 dni × 16 km × 0,30 €/km = 1.104 €.
Dla osób, które dojeżdżają więcej niż 20 km do miejsca pracy, ryczałt za odległość wzrasta od 21. kilometra z 0,30 €/km (obowiązuje do końca do 2020 roku) do stawki:
▪ 0,35 €/km w okresie od 01.01.2021 do 31.12.2021
▪ 0,38 €/km w okresie od 01.01.2022 do 31.12.2026
Przykład: Pan Kramer jeździ przez 180 dni roboczych w ciągu roku do swojego pierwszego miejsca pracy, które znajduje się 45 km od jego miejsca zamieszkania. Tytułem kosztów uzyskania przychodu może on odliczyć:
w zeznaniu podatkowym za 2020 rok: 2.430 €
180 dni x 45 km x 0,30 €/km =
w zeznaniu podatkowym za 2021 rok: 2.655 €
180 dni × 20 km × 0,30 €/km + 180 dni × 25 km × 0,35 €/km =
w zeznaniu podatkowym za 2022 rok: 2.790 €
180 dni × 20 km × 0,30 €/km + 180 dni × 25 km × 0,38 €/km =
Czyli również dla osób dojeżdżających do pracy więcej niż 20 km, zryczałtowany dodatek za dojazd do pracy wynosi za pierwsze 20 km tylko 0,30 €/km (20 km × 0,30 €/km = 6 €).
Osoby te obliczają w 2021 roku koszty uzyskania przychodu z tytułu dojazdów w następujący sposób:
ilość dni roboczych × (6 € + (ilość km powyżej 20. km × 0,35 €/km)
Za okres między 2022 a 2026 koszty uzyskania przychodu można obliczyć jak poniżej:
ilość dni roboczych × (6 € + (ilość km powyżej 20. km × 0,38 €/km)
Ryczałt przysługuje także za przejazdy do rodzinnego domu w przypadku prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego.
Wyższy ryczałt za odległość od 21. kilometra drogi przysługuje podatnikowi niezależnie od tego, z jakiego środka transportu korzysta. Obowiązują zatem te same zasady.
Podwyższenie dodatku za odległość większą niż 20 kilometrów stanowi finansową rekompensatę dla osób pokonujących do pracy dłuższe trasy, w związku z tym szczególnie dotkliwie odczuwają ustalone w ramach programu ochrony klimatu ceny CO2 i wynikające z nich wyższe ceny paliw.
Dla osób pokonujących do pracy dłuższe odległości i niepłacących podatku dochodowego ze względu na ich dochód podlegający opodatkowaniu, który jest niższy od podstawowej kwoty wolnej od podatku, podwyżka ta nie tworzy żadnych finansowych ulg podatkowych. Dla tych podatników jest przewidziana w latach 2021-2026 tzw. premia za mobilność (Mobilitätsprämie).
O ryczałt za dojazd do pracy można ubiegać się tylko za dni robocze, w których faktycznie odbył się przejazd do pierwszego miejsca pracy. Jeśli zatem w dniu roboczym pojedziesz tylko do pierwszego miejsca pracy lub tylko powrócisz do miejsca zamieszkania, to za ten dzień roboczy przysługuje Ci tylko połowa ryczałtu za dojazdy za każdy przejechany kilometr jako koszt uzyskania przychodu (H 9.10 (Koszty dojazdu – za pojedynczy przejazd) LStH 2022). Bowiem ryczałt za dojazd do pracy obejmuje de facto dwie trasy, czyli przejazd tam i z powrotem między domem a pierwszym miejscem pracy w każdym dniu roboczym (wyrok Federalnego Sądu Finansowego z 12.02.2020, VI R 42/17, Dz. Pod. 2020 II str. 473).
Możesz zatem odliczyć połowę ryczałtu w danym dniu roboczym za przejazd między domem a pierwszym miejscem pracy, jeśli tego dnia przyjedziesz do pracy, ale nie wrócisz już do domu, tylko prosto z miejsca pracy wyruszysz w podróż służbową i dopiero po odbytej podróży służbowej wracasz do domu. Albo gdy udasz się w podróż służbową bezpośrednio z domu, wracając z podróży służbowej, pojedziesz jeszcze do pierwszego miejsca pracy i dopiero stamtąd wrócisz do domu. To samo dotyczy sytuacji, gdy przejazdy w jedną lub drugą stronę do albo z pierwszego miejsca pracy rozpoczynają się, lub kończą w różnych miejscach zamieszkania. Należy wtedy wpisać w zeznaniu podatkowym połowę liczby dni roboczych, począwszy od wiersza 35 załącznika N.
Natomiast dodatek nie przysługuje za dojazd do pracy odbyty samolotem lub autobusem służbowym.
Świadczenia zwolnione z podatku i opodatkowane ryczałtem w wysokości 15% (świadczenia rzeczowe i dodatki) otrzymane od pracodawcy tytułem dojazdów do pierwszego miejsca pracy zmniejszają odpowiednio odprowadzane koszty uzyskania przychodu. Natomiast świadczenia od pracodawcy opodatkowane ryczałtem w wysokości 25% nie są wliczane do ryczałtu za dojazdy do pracy.
Pracownicy, którzy codziennie pokonują bardzo duże odległości innym środkiem transportu niż samochód, muszą przy stosowaniu ryczałtu za dojazd do pracy przestrzegać maksymalnej kwoty rocznej w wysokości € 4.500.
Niestety nie jest to możliwe, aby zamiast ryczałtu za odległość uwzględnić rzeczywiste koszty przejazdu do pracy. Jest to szczególnie przykre dla tych pracowników, którzy dojeżdżają do pracy samochodem. Wyjątek stanowią jednak:
▪ osoby niepełnosprawne oraz
▪ użytkownicy transportu publicznego.
1.2 Dojazd do pracy transportem publicznym
Jeśli dojeżdżasz do pracy transportem publicznym, możesz odliczyć zamiast ryczałtu za dojazdy wyższe rzeczywiste koszty dojazdu (§ 9 ust. 2 zdanie 2 ustawy o pod. dochodowym). Jest to szczególnie korzystne dla osób dojeżdżających do pracy w centrum miasta (metro, tramwaj itp.). W przypadku odliczenia faktycznie poniesionych kosztów nie trzeba zwracać uwagi na kwotę maksymalną.
Przykład: Do pracy oddalonej o 4 km od Twojego domu jeździsz tramwajem. Bilet roczny kosztuje 500 €. Stosując ryczałt za dojazd do pracy, odliczenie wynosiłoby: 230 dni × 4 km × 0,30 €/km = 276 €. Jest to kwota niższa od rzeczywistych kosztów biletu rocznego. Korzystniej jest zatem wykazać w zeznaniu podatkowym 500 € jako koszty uzyskania przychodu w związku z przejazdami między Twoim domem a pierwszym miejscem pracy.
Koszty biletu okresowego na transport publiczny uwzględnia się w całości także wtedy, gdy bilet okresowy został zakupiony z myślą o regularnym korzystaniu z niego, aby dojechać do pierwszego miejsca pracy, ale ze względu na wykonywaną pracę zdalną nie można było z niego korzystać w planowanym zakresie. Urząd skarbowy nie może więc podzielić kosztów za bilet na poszczególne dni robocze z powodu pracy zdalnej. Do biletów okresowych zaliczane są np. bilety roczne i miesięczne.
Obowiązuje to – w przeciwieństwie do ryczałtu za dojazdy do pracy – niezależnie od tego, czy skorzystasz z nowej ulgi na biuro domowe w wysokości 5 € za dzień, maksymalnie 600 € rocznie. Dodatek ten otrzymasz tylko za dni robocze, w których pracowałeś wyłącznie w domu i dlatego nie mogłeś skorzystać z ryczałtu za dojazdy. Dodatek za dojazd do pracy przysługuje bowiem tylko za dni robocze, w których faktycznie odbył się przejazd do pierwszego miejsca pracy (Min. Fin. Thüringen, rozporządzenie z 17.02.2021, DB 2021 str. 487).
Takie uprzywilejowanie transportu publicznego nie budzi zastrzeżeń na gruncie prawa konstytucyjnego (postanowienie Tryb. Fin. z 15.11.2016, VI R 4/15, Dz. Pod. 2017 II str. 228). Złożona na to skarga konstytucyjna nie została przyjęta do rozstrzygnięcia (Tryb. Konst., decyzja z 07.07.2017, 2 BvR 308/17).
W zeznaniu podatkowym koszty podróży należy wpisać na stronie 2 załącznika N w kolumnie „Wydatki na przejazdy środkami komunikacji publicznej …”.
Koszty przejazdu transportem publicznym podlegają odliczeniu „o ile przekraczają całkowitą kwotę podlegającą odliczeniu w roku kalendarzowym jako ryczałt za dojazdy do pracy” (§ 9 ust. 2 zd. 2 ustawy o pod. dochodowym). Urząd skarbowy sprawdza zatem, czy wyższy jest ryczałt za dojazdy, czy rzeczywiście poniesione koszty w stosunku rocznym.
Decydującą odległością dla obliczenia ryczałtu za dojazd do pracy jest najkrótsze połączenie drogowe z domu do pierwszego miejsca pracy, nawet jeśli korzystasz z transportu publicznego (wyrok Tryb. Fin. z 24.09.2013, VI R 20/13, Dz. Pod. 2014 II str. 259). Nie ma również znaczenia, czy pokonujesz część, czy całą drogę pieszo, rowerem, samochodem lub transportem publicznym. Sumowanie faktycznie pokonanych odległości nie jest dozwolone (Sąd Finansowy München z 28.05.2008, 10 K 2680/07).
Federalny Sąd Skarbowy obecnie wyjaśnia, czy taksówka zalicza się do transportu publicznego w rozumieniu tego przepisu. Sąd niższej instancji uznał taksówkę za środek transportu publicznego (Sąd Finansowy Thüringen z 22. 10. 2019, 3 K 490/19, EFG 2020 str. 348; sygnatura odwołania VI R 26/20). Natomiast inny Sąd Finansowy uznał ulgę za dojazdy do pracy tylko w przypadku sporadycznych przejazdów taksówką (wyrok Sądu Finansowego Niedersachsen z 05.12.2018, 3 K 15/18, EFG 2019 str. 344).
1.2.1 Dojazd do pracy różnymi środkami transportu
Park and ride: Dojeżdżasz samochodem do dworca, a stamtąd do pracy transportem publicznym.
Decydującą odległością w tych przypadkach jest również najkrótsza droga z całej trasy z domu do pierwszego miejsca pracy. Aby obliczyć ryczałt za dojazdy, należy podzielić ją na odcinki częściowe:
▪ trasę przejechaną samochodem odlicza się w pełni i wpisuje w kolumnie „z czego część przejazd odbył się własnym lub udostępnionym do użytku samochodem” na stronie 2 załącznika N. Dla tego odcinka drogi można ewentualnie skorzystać również z trasy ewidentnie dogodniejszej pod kątem natężenia ruchu (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 21).
▪ Pozostała część decydującej odległości to odcinek pokonany transportem publicznym. Należy ją wpisać na stronie 2 załącznika N w kolumnie „z czego przejazd odbył się transportem publicznym, … przejechana”.
W przypadku trasy powyżej 20 km urząd skarbowy uwzględnia podwyższony ryczałt za dojazdy od 21. kilometra odległości przede wszystkim w odniesieniu do odcinka przejechanego samochodem. Dla podatnika jest to korzystniejsze, gdy w grę wchodzi roczna kwota maksymalna w wysokości 4.500 €.
Koszty za bilet na przejazd zostaną uznane, jeśli są wyższe niż łączny ryczałt za dojazdy, wyliczony w danym roku dla decydującej odległości (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 2 i 22).
Przykład: Decydująca odległość (najkrótsze połączenie drogowe) z domu do miejsca pracy wynosi 20 km. Odległość pokonywana w wariancie „park and ride” wynosi 21 km: przez 175 dni roboczych pracownik jedzie najpierw 18 km własnym samochodem na obrzeża miasta, a stamtąd dalsze 3 km komunikacją miejską. Bilet roczny kosztuje 490 €.
W zeznaniu podatkowym można odliczyć łączny ryczałt za dojazdy do pracy, który za rok kalendarzowy wynosi (175 dni × 20 km × 0,30 €/km) 1.050 €, ponieważ koszty transportu publicznego w wysokości 490 € nie są wyższe (kalkulacja porównawcza w odniesieniu do roku).
1.2.2 Okresowe korzystanie z transportu publicznego
Nawet jeśli korzystasz z transportu publicznego tylko od czasu do czasu w ciągu roku kalendarzowego, np. korzystając z pociągu tylko w zimie albo po przeprowadzce zmieniając środek transportu, obowiązuje roczna kalkulacja porównawcza: koszty poniesione z tytułu korzystania z transportu publicznego można odliczeniu tylko wtedy, gdy przekraczają one pełną kwotę ryczałtu za przejazdy, która obowiązuje w danym roku kalendarzowym.
Przykład: Pan Müller jeździ przez 90 dni w roku pociągiem 18 km do pracy i za przejazdy zapłacił 720 €. Przez 80 dni dojeżdża swoim samochodem do pracy.
| Dojazdy pociągiem: | ||
| Rzeczywiste koszty przejazdu | 720 € | |
| Ryczałt za dojazdy | 90 dni x 18 km x 030 €/km = | 486 € |
| Dojazdy samochodem: | ||
| Ryczałt za dojazdy | 80 dni x 18 km x 030 €/km = | 432 € |
| Łączna wysokość ryczałtu za dojazdy: | 918 € |
Łącznie przysługujący ryczałt za dojazdy do pracy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w wysokości (486 € + 432 €) 918 €. Koszty transportu publicznego w wysokości 720 € nie są uwzględniane, ponieważ nie przekraczają 918 € (roczne obliczenie porównawcze).
Czy inne koszty można odliczyć?
Ryczałt za dojazdy rekompensuje „wszystkie wydatki poniesione na dojazdy między domem a pierwszym miejscem pracy… oraz na podróże rodzinne do domu” (§ 9 ust. 2 zdanie 1 ustawy o pod. dochodowym).
Dla kierowców samochodów osobowych oznacza to, że następujące koszty są zrekompensowane i oprócz ryczałtu za dojazdy do pracy zatem nie podlegają dodatkowemu odliczeniu:
- standardowe koszty utrzymania pojazdu, tj. wydatki za benzynę, olej, opony, przeglądy, naprawy, ubezpieczenie, leasing, kredyt, podatek od pojazdów mechanicznych, amortyzację, wynajem garażu itd.;
- wydatki w wyniku kradzieży samochodu (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 30; Sąd Finansowy Hamburg z 05.07.2006, I 4/06, EFG 2006 str. 1822). W literaturze fachowej opisane jest, że w niektórych przypadkach takie zdarzenia jak kradzież, umyślne uszkodzenie lub zniszczenie nie muszą być spowodowane przejazdami między domem a pierwszym miejscem pracy, lecz innym związkiem zawodowym i wówczas koszty z tego tytułu podlegają odliczeniu (np. Schmidt/Krüger, komentarz do ustawy o podatku dochodowym, 40. wyd. 2021, § 9 margines nr 291);
- opłaty parkingowe za parkowanie pojazdu w godzinach pracy (pismo Min. Fin. z 18. 11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 30; Sąd Finansowy München z 28.05.2008, 10 K 2680/07);
- opłaty za przejazd przez tunel lub drogi płatnej (wyrok Sądu Finansowego Schleswig-Holstein z 30.09.2009, 2 K 386/07, DStRE 2010 str. 147; pismo Ministerstwa Finansów z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 14);
- koszty nadzwyczajnych napraw, np. za wymianę/uszkodzenie silnika (wyrok Sądu Finansowego München z 21.04.2009, 13 K 4357/07) lub za uszkodzenie silnika w wyniku nieprawidłowego tankowania (wyrok Sądu Finansowego z 20.03.2014, VI R 29/13, Dz. Pod. 2014 II str. 849)
! Oprócz ryczałtu za dojazdy odliczeniu podlegają koszty wypadku powstałego w drodze między domem a pierwszym miejscem pracy lub podczas przejazdu rodzinnego w przypadku prowadzenia podwójnego gospodarstwa, jak również koszty promu.
Co prawda Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof, BFH) w kilku wyrokach stwierdził, że koszty powypadkowe związane z naprawą szkód materialnych należą do wydatków dotyczących samego pojazdu i przejechanej trasy i rekompensuje je ryczałt za dojazdy do pracy (np. ostatnio w wyroku z 19.12.2019, VI R 8/18, Dz. Pod. 2020 II str. 291).
Jednak mimo tych odmiennych wyroków wydanych przez BFH, urząd skarbowy powinien dodatkowo uznać do kosztów uzyskania przychodów koszty wypadku powstałego w drodze z domu do pierwszego miejsca pracy lub w ramach rodzinnego wyjazdu do domu w przypadku prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego. (H 9.10 (Szkody wypadkowe) LStH 2022; pismo Min. Fin. 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 30). Koszty wypadków podlegające odliczeniu należy wpisać w wierszu 48 lub 49 załącznika N.
Polecenie to jest wiążące dla urzędu skarbowego, ale nie dla sądów finansowych. Zatem złożenie pozwy w sprawie kosztów wypadku powstałego w drodze do pracy rokuje niewielkie szanse na powodzenie w świetle wydanych wyroków przez BFH.
Wydatki poniesione w związku z usunięciem lub złagodzeniem obrażeń fizycznych w następstwie wypadku spowodowanego w drodze służbowej między pierwszym miejscem pracy a zamieszkania można odliczyć jako ogólne koszty uzyskania przychodu oprócz ryczałtu za dojazdy zgodnie z § 9 ust. 1 zdanie 1 ustawy o podatku dochodowym. Wydatki te nie są rekompensowane ryczałtem za dojazdy (wyrok Tryb. Fin. z 19.12.2019, VI R 8/18, Dz. Pod. 2020 II str. 291). W spornej sprawie kobieta doznała poważnych obrażeń twarzy w wyniku wypadku samochodowym w drodze z pierwszego miejsca pracy do domu. Koszty operacji nosa zostały tylko częściowo pokryte przez stowarzyszenie zawodowe. Wydatki poniesione przez nią samą oraz pozostałe koszty leczenia i związane z tym koszty podróży, stanowią koszt uzyskania przychodu.
Jej składki na ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczenie pasażerów od następstw nieszczęśliwych wypadków są odliczane w ramach maksymalnej kwoty jako pozostałe koszty na poczet emerytury (R 10.5 zd. 2 dyr. o pod. dochodowym). W większości przypadków ta maksymalna kwota na pozostałe wydatki emerytalne jest już jednak wyczerpana przez składki na ubezpieczenie zdrowotne i pielęgnacyjne.
Specjalnej opłaty leasingowej nie można odliczyć nawet wtedy, jeśli została dokonana w roku poprzedzającym użytkowanie pojazdu. Wynika to z faktu, że możliwość odliczenia koszty uzyskania przychodu zależy od zamierzonego wykorzystania do celów służbowych w przyszłości. Jeżeli jednak przyszłe przeznaczenie jest decydujące dla odliczenia wydatków, to należy również uwzględnić odpowiednie wytyczne i ograniczenia podatkowe. Zasada opodatkowania sekcyjnego nie stoi temu na przeszkodzie (wyrok Tryb. Fin. z 15.04.2010, VI R 20/08, Dz. Pod. 2010 II str. 805).
Koszty wyżywienia nie podlegają odliczeniu, niezależnie od tego, jak długo przebywasz poza domem. Wynika to z faktu, że dla celów podatkowych działalność w pierwszym miejscu pracy jest „działalnością wewnętrzną”. Natomiast ryczałty za wyżywienie można odliczyć tylko w przypadku działalności zewnętrznej (podróż służbowa, zmiana miejsca wykonywania pracy) lub przy prowadzeniu podwójnego gospodarstwa domowego.
! Koszty sporadycznego noclegu w miejscu pracy można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu, jeśli istnieją ku temu powody zawodowe (wyrok Tryb. Fin. z 05.08.2004, VI R 40/03, Dz. Pod. 2004 II str. 1074).
Kiedy obowiązuje ryczałt za dojazd do pracy w Niemczech?
Zasadniczo każdy może ubiegać się o ryczałt za dojazd do pracy. Nie ma znaczenia, czy przyjeżdżasz do pracy samochodem, komunikacją miejską, motocyklem, motorowerem, rowerem, taksówką czy nawet idziesz na piechotę. Nie ma zatem znaczenia, czy w ogóle powstały jakiekolwiek koszty. Kwota ryczałtu jest zawsze taka sama.
Zasadniczo ryczałt za dojazd do pracy dotyczy tylko drogi między domem a pierwszym miejscem pracy.
! Jeśli miejsce pracy, do którego dojeżdżasz własnym samochodem, nie jest pierwszym miejscem pracy, możesz odliczyć te dojazdy według wyższej stawki ryczałtu za dojazdy lub stawki za ilość rzeczywiście przejechanych kilometrów.
Od tej zasady istnieją dwa wyjątki:
Przejazdy pomiędzy domem a
▪ miejscem zbiórki wyznaczonym przez pracodawcę lub
▪ najbliższym punktem dostępu do rozległego obszaru działalności
można odliczyć tylko ryczałtem za dojazd, jeśli pracownik nie posiada pierwszego miejsca pracy (§ 9 ust. 1 zdanie 3, nr 4a zdanie 3 ustawy o pod. dochodowym).
Do tych przejazdów obowiązują odpowiednio przedstawione w niniejszym artykule zasady dotyczące ryczałtu za dojazd do pierwszego miejsca pracy (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod.2021 I str. 2315 margines nr 5). Osoby posiadające samochód służbowy muszą za te przejazdy płacić podatek od dodatkowej wartości użytkowej tak jak za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy (§ 8 ust. 2 zd. 3 ustawy o pod. dochodowym), ale mogą ubiegać się o ryczałt za dojazdy.
W obu przypadkach ta szczególna regulacja nie ma wpływu na uznanie kosztów wyżywienia lub noclegu, ponieważ wykonywana praca znajduje się poza pierwszym miejscem pracy, a więc istnieje działalność zewnętrzna (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, marginesy nr 40 i 45). Działalność zewnętrzna rozpoczyna się w momencie opuszczenia miejsca zamieszkania i kończy się wraz z powrotem do domu.
2.1 Trasa między domem a pierwszym miejscem pracy
2.1.1 Pierwsze miejsce pracy
Zasadniczo ryczałt za dojazdy przysługuje tylko za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy (§ 9 ust. 1 zdanie 3 nr 4 ustawy o podatku dochodowym). Punktem decydującym jest zatem pierwsze miejsce pracy. Jeśli miejsce, do którego jeździsz, nie jest Twoim pierwszym miejscem pracy, uznaję się to jako zewnętrzną działalność gospodarczą i koszty dojazdu wylicza się zgodnie z regulacją dotyczącą kosztów podróży.
Pierwszym miejscem pracy jest
▪ stałe miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę
▪ miejscem pracodawcy, spółki powiązanej lub osoby trzeciej wskazanej przez pracodawcę,
▪ miejsce na stałe wyznaczone pracownikowi (§ 9 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym).
Ustalenie pierwszego miejsca pracy odbywa się przede wszystkim na podstawie postanowień pracodawcy wynikających z prawa pracy lub prawa służbowego.
Jedynie w przypadku ich braku lub niejednoznacznej definicji decyduje zakres czynności zawodowych wykonywanych w miejscu pracy (tzw. ilościowe lub czasowe kryteria przydziału).
Szczegółowe informacje i liczne przykłady dotyczące ustalenia pierwszego miejsca pracy znajdują się w artykule „Koszty podróży”.
Na każdy stosunek pracy przypada maksymalnie jedno pierwsze miejsce pracy. Tylko jeśli posiadasz kilka stosunków pracy, możesz mieć kilka pierwszych miejsc pracy (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 margines nr 30). W takim przypadku lub gdy zmienisz pracę w ciągu roku, wpisujesz na stronie 2 załącznika N kolejne pierwsze miejsce pracy.
Istnieje również możliwość, że pracownik w ogóle nie ma pierwszego miejsca pracy, a jedynie zewnętrzne miejsca pracy (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 2). Jeśli nie posiadasz pierwszego miejsca pracy, to wykonujesz wyłącznie jedną lub kilka zewnętrznych działalności. Każda działalność zawodowa wykonywana poza domem jest wówczas traktowana jak działalność zewnętrzna.
2.1.2 Firmowa placówka, do której jesteś na stałe przypisany
Pierwszym miejscem pracy może być tylko stały obiekt firmowy, np. cały budynek biurowy lub tylko jego jedno piętro, warsztat lub hala fabryczna.
Federalny Sąd Finansowy definiuje stałe obiekty firmowe jako „przestrzennie złączone zasoby materialne, które służą działalności pracodawcy, przedsiębiorstwa powiązanego lub wskazanej przez pracodawcę osoby trzeciej i zostały przymocowane z gruntem, lub są przeznaczone do użytkowania w przeważającej mierze w miejscu siedziby” (np. wyrok Tryb. Fin. z 11.04.2019, VI R 12/17, Dz. Pod. 2019 II str. 551).
Pierwszym miejscem pracy może być również obszar o dużej powierzchni wraz z odpowiednią infrastrukturą – np. zakład przemysłowy, teren fabryki, teren kopalni, dworzec kolejowy lub lotnisko (wyrok Tryb. Fin. z 11.04.2019, VI R 40/16, Dz. Pod. 2019 II str. 546; pismo Ministerstwa Finansów z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 3).
Za „stały” obiekt firmowy urząd skarbowy uznaje kontenery budowlane, które np. na dużym placu budowy są trwale przymocowane do gruntu i w których znajdują się biuro budowy, pomieszczenia socjalne czy sanitariaty.
Z kolei do pierwszego miejsca pracy się nie zaliczają:
▪ pojazdy, samoloty lub statki;
▪ obszary działalności bez stałej formowej placówki oraz
▪ w opinii organów podatkowych biuro domowe (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 4).
Nie ma natomiast wymogu, aby pierwsze miejsce pracy znajdowało się u pracodawcy. Pierwszym miejscem pracy może być również firmowy obiekt
▪ przedsiębiorstwa powiązanego (§ 15 AktG) lub
▪ osoby trzeciej wskazanej przez pracodawcę (np. klient), do której pracownik jest na stałe przypisany.
! Jeśli jesteś tylko tymczasowo przydzielony do zakładu pracy (na maksymalnie 48 miesięcy), nie jest to Twoje pierwsze miejsce pracy.
Bowiem placówka firmowa może być uznana za pierwsze miejsce pracy tylko wtedy, gdy pracownik jest do niej przypisany na stałe. Zgodnie z ustawą należy przyjąć, że jest tak „w szczególności”, jeśli pracujesz w konkretnym zakładzie pracy
▪ na czas nieokreślony,
▪ przez cały czas trwania stosunku pracy – na czas określony lub nieokreślony – lub
▪ dłużej niż 48 miesięcy (§ 9 ust. 4 zdanie 3 ustawy o pod. dochodowym).
Ocena, czy miejsce pracy jest pracownikowi na stałe przypisane, dokonywana jest na podstawie dokonanej prognozy – tzw. rozważania ex ante. Jeśli pracodawca zmieni przypisane miejsce, uwzględnia się to ze skutkiem na przyszłość (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 15).
Przypisanie miejsca pracy uważa się za bezterminowe, jeżeli czas trwania przypisania nie jest określony ex ante w kategoriach kalendarza z odpowiedniej perspektywy, a także nie wynika z rodzaju, celu lub charakteru świadczenia pracy. Fakt, że pracownik w każdej chwili mógłby zostać wysłany do innego miejsca pracy, nie skutkuje tym, że mamy do czynienia z czasowym przypisaniem (wyrok Tryb. Fin. z 04.04.2019, VI R 27/17, Dz. Pod. 2019 II str. 536).
Organy podatkowe traktują zlecenie „do odwołania” jako bezterminowe przypisanie miejsca pracy, a w konsekwencji jako miejsce przypisane na stałe (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 margines nr 14).
Jeśli masz pracować w placówce firmowej przez cały okres trwania stosunku pracy na czas określony, przypisanie jest uznawane jako stałe, nawet jeśli okres stosunku pracy wynosi mniej niż 48 miesięcy. Jeśli w ramach stosunku pracy na czas określony byłeś przydzielony do pierwszego miejsca pracy, ale w trakcie zostałeś przydzielony do innego miejsca pracy, to jednak to drugie miejsce pracy nie stanowi już pierwszego miejsca pracy, ponieważ to drugie przydzielenie nie jest już dokonywane na czas trwania stosunku służbowego lub stosunku pracy. Zatem od tego momentu możesz ubiegać się o zwrot kosztów podróży (wyrok Tryb. Fin. z 10.04.2019, VI R 6/17, Dz. Pod. 2019 II str. 539).
2.1.3 Przydzielenie przez pracodawcę ma pierwszeństwo
O tym, czy jesteś na stałe przypisany do pierwszego miejsca pracy, decydują postanowienia prawa pracy lub prawa o służbie, jak również spełniające je umowy i polecenia (§ 9 ust. 4 zdanie 2 ustawy o pod. dochodowym). Pracodawca może zatem określić daną placówkę firmową jako pierwsze miejsce pracy zgodnie z prawem pracy lub prawem służby.
Stałe przypisanie do pierwszego miejsca pracy może nastąpić w przypadku poszczególnych pracowników lub np. w drodze umowy zbiorowej dla poszczególnych grup pracowników. Zmiana umowy o pracę nie jest wymagana. Podejmując decyzję o przypisaniu pracownika do danego miejsca pracy, pracodawca nie musi być świadomy, jakie skutki podatkowo-prawne wiążą się z tą decyzją. Jeżeli pracodawca przyporządkuje Cię do placówki firmowej, w której powinieneś wykonywać swoją pracę, przypisanie to następuję bazując na przepisach prawa pracy i jest zatem także miarodajne na gruncie prawa podatkowego. Oprócz przypisania podjętego na podstawie prawa pracy, dla celów podatkowych nie ma konieczności wystawienia odrębnego przydzielenia do pierwszego miejsce pracy. Nowe prawo podatkowe dotyczące kosztów podróży – które weszło w życie 01.01.2014 – przejmuje dotychczasowe ustalenia pracodawcy na gruncie prawa pracy i służby (wyrok Tryb. Fin. z 30.09.2020, VI R 10/19, Dz. Pod. 2021 II str. 306).
Przyporządkowanie pracownika do pierwszego miejsca pracy może nastąpić również w formie ustnej i nie musi być wpisane do umowy o pracę lub o wykonanie służby. Dla celów podatkowych forma pisemna nie jest obligatoryjna. Decyzja pracodawcy o przyporządkowaniu może natomiast wynikać z uregulowań w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy, notatek protokolarnych, rozporządzeń urzędowych (w tym przepisów o innym miejscu pracy), planów rozmieszczenia, wytycznych dotyczących podróży, rozliczeń z wydatków na podróże służbowe lub uznania korzyści materialnej w związku z korzystaniem z samochodu służbowego za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 11).
Jakość wykonania swoich obowiązków lub główny aspekt działalności zawodowej nie ma znaczenia dla decyzji pracodawcy o przydzieleniu do danego miejsca pracy (pierwszeństwo mają przepisy prawa pracy lub służby). Jednak przypisane miejsce musi nawiązywać do wykonywanej przez Ciebie pracy. Konieczne, ale i wystarczające jest, abyś w pierwszym miejsca pracy wykonywał przynajmniej w niewielkim zakresie czynności, które jesteś zobowiązany wykonywać ze względu na zawartą umowę o pracę lub służbę i które są charakterystyczne dla Twojego zawodu (wyrok Tryb. Fin. z 04.04.2019, VI R 27/17, Dz. Pod. 2019 II str. 536 oraz wyrok Tryb. Fin. z 11.04.2019, VI R 40/16, Dz. Pod. 2019 II str. 546). Pracodawca może wówczas przydzielić Cię do takiego miejsca pracy, nawet jeśli dla przydziału miarodajne są uwarunkowania wynikające z prawa układów zbiorowych, prawa współdecydowania lub przyczyn organizacyjnych. Federalny Sąd Finansowy wyjaśnił tymczasem, że poprzez włożenie ubrania roboczego i przedłożenie zwolnienia lekarskiego nie można mówić o wystarczającym wykonywaniu pracy zawodowej, w związku z czym nie wystarcza, aby pracownik zaakceptował przydzielenie do pierwszego miejsca pracy (wyrok Tryb. Fin. z 30.09.2020, VI R 11/19, Dz. Pod. 2021 II str. 308, margines nr 29).
Za pierwsze miejsce pracy Trybunał Finansowy uznał np.
▪ w przypadku policjanta pełniącego służbę – przydzielony mu posterunek, w którym przebywa w każdym dniu swojej pracy, uczestniczy w odbywających się tam naradach służbowych, a także wykonuje wszelkie prace administracyjno-biurowe (wyrok Tryb. Fin. z 04.04.2019, VI R 27/17, Dz. Pod. 2019 II str. 536). Bez znaczenia jest fakt, że głównie pracuje w terenie;
▪ w przypadku pilotki (działającej głównie w międzynarodowym ruchu lotniczym) – macierzyste lotnisko, do którego została na stałe przypisana na podstawie przepisów prawa pracy i gdzie np. przed każdym wylotem bierze udział w obowiązkowym briefingu oraz otrzymuje wszystkie dokumenty i informacje niezbędne do odbycia danego lotu (wyrok Tryb. Fin. z 11.04.2019, VI R 40/16, Dz. Pod. 2019 II str. 546). Podobnie rozstrzygnięto w przypadku małżonków pracujących jako stewardesa i pilot (wyrok Tryb. Fin. z 10.04.2019., VI R 17/17, BFH/NV 2019 str. 904);
▪ w przypadku listonosza – przydzielone mu miejsce doręczenia (centrum doręczeń), w którym wykonuje czynności przed i po roznoszeniu poczty (np. czynności sortowania, przepisywania poczty, rozliczenia) w każdym dniu roboczym. Możliwość przeniesienia (w dowolnym czasie) do innego punktu doręczeń jako taka nie prowadzi jeszcze do jedynie tymczasowego przyporządkowania do danego miejsca pracy (wyrok Tryb. Fin. z 30.09.2020, VI R 10/19, Dz. Pod. 2021 II str. 306).
Z drugiej strony, zajezdnia przydzielona pracownikowi zakładu oczyszczania i odwiedzana przez niego w każdym dniu roboczym nie jest jego pierwszym miejscem pracy, jeśli jedynie przebiera się tam w odzież roboczą, słucha komunikatu kierownika wyznaczających wyjazdy, odbiera książkę wyjazdów, dokumenty i kluczyki pojazdu, a następnie wraz z kolegami sprawdza stan oświetlenia śmieciarki. Te drobne czynności nie są wystarczające, aby uznać zajezdnię za pierwsze miejsce pracy (wyrok tryb. Fin. z 02.09.2021, VI R 25/19, BFH/NV 2022 str. 18).
Jeżeli pracownik pracuje w kilku miejscach pracy i jest na stałe przypisany do jednego konkretnego miejsca pracy na podstawie przepisów prawa pracy lub służby, to nie ma znaczenia, w jakim zakresie pracuje w tym lub innych miejscach pracy. Nie ma również znaczenia, jak często i czy regularnie odwiedza owe miejsca pracy (pismo Min. Fin. z 25.11.2020., Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 8)
! Szczególnie w przypadku kilku miejsc pracy, w dużej mierze zależy od pracodawcy (ewentualnie w porozumieniu z pracownikiem), aby pierwszym miejscem pracy ustalił to miejsce, które pod kątem rozliczenia kosztów podróży lub ryczałtu za dojazdy do pracy było dla celów podatkowych najkorzystniejsze dla pracownika.
W każdej chwili pracodawca może zmienić przyporządkowane miejsce pracy, ale urząd skarbowy uwzględni zmianę dopiero ze skutkiem przyszłym (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 15).
Pracodawca może wyznaczyć pierwsze miejsce pracy lub (ewentualnie jednoznacznie) odstąpić od tej możliwości, może również jednoznacznie oświadczyć, że organizacyjne przydzielenie nie powinno ustanawiać pierwszego miejsca pracy dla celów podatkowych. Pracodawca nie może jednak ustalić, że pracownik ma pozostać bez pierwszego miejsca pracy.
2.1.4 Ustalenie na podstawie ilościowych kryteriów przydziału
Jeśli pracodawca nie przydzielił pracownikowi na stałe pierwszego miejsca pracy zgodnie z przepisami prawa pracy lub służby albo dokonane ustalenie jest niejasne, obowiązują kryteria ilościowe (czasowe) dla ustalenia pierwszego miejsca pracy (§ 9 ust. 4 zd. 4 ustawy o pod. dochodowym; pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines 26-29):
Za pierwsze miejsce pracy w placówce firmowej uznaje się w przypadku, gdy pracownik powinien przebywać tam na stałe
– zwykle każdego dnia pracy lub
– przez dwa pełne dni robocze w każdym tygodniu lub przez co najmniej jedną trzecią uzgodnionego regularnego czasu pracy.
Również tutaj „na stałe” oznacza: bezterminowo, przez cały okres trwania stosunku pracy lub dłużej niż przez 48 miesięcy.
Kryteria czasowe są również oceniane na początku stosunku pracy na podstawie przyszłościowej prognozy. Pracownik musi wykonywać w danej placówce firmowej swoją faktyczną pracę. Regularne przybywanie do miejsca nie wystarcza w ramach kryteriów ilościowych, aby daną placówkę uznać za pierwsze miejsce pracy.
W przypadku np. monterów, pracowników budowlanych lub innych pracowników terenowych nie jest wystarcza, aby w siedzibie zakładu dokonywali każdego dnia roboczego załadunku materiałów lub odbierają dokumenty, ponieważ nie wykonują oni tam swojej rzeczywistej pracy. W siedzibie zakładu może jednak się znajdować tzw. punkt zbiorczy.
Jeżeli kilka miejsc pracy spełnia kryteria ilościowe, pracodawca może wyznaczyć jedno z nich jako pierwsze miejsce pracy. Nie musi to być miejsce, w którym pracownik pracuje przez większość czasu lub w którym wykonuje jakościowo ważniejsze czynności.
Jeśli pierwsze miejsce pracy nie zostało ustalone lub jego definicja nie jest jednoznaczna, pierwszym miejscem pracy jest miejsce znajdujące się najbliżej miejsca zamieszkania pracownika. Przejazdy do dalej położonego miejsca pracy traktowane są wówczas dla celów podatkowych jako działalność zewnętrzna (§ 9 ust. 4 zdanie 5-7 ustawy o pod. dochodowym; pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 marginesy 31 i 32).
2.1.5 Pierwsze miejsce pracy w związku z dalszym kształceniem
Ryczałt za dojazdy odlicza się również wtedy, gdy w celach doszkalających dobrowolnie przyjeżdżasz do pierwszego miejsca pracy poza godzinami pracy (wyrok Tryb. Fin. z 26.02.2003, VI R 30/02, Dz. Pod. 2003 II str. 495).
Placówka edukacyjna, która nie jest związana z Twoim stosunkiem pracy i do której przyjeżdżasz w celu nauki/szkolenia w pełnym wymiarze godzin (np. uniwersytet), może być Twoim pierwszym miejscem pracy (§ 9 ust. 4 zd. 8 ustawy o pod. dochodowym). W tym przypadku możesz odliczyć także koszty związane z dokształcaniem się jako koszty uzyskania przychodu, lecz odliczyć także specjalne wydatki na koszty kształcenia (pismo Min. Fin. 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines nr 35).
Natomiast placówki edukacyjne, do których uczęszcza się w związku z aktywnym stosunkiem pracy, z reguły nie stanowią pierwszego miejsca pracy. Zatem szkoła zawodowa również nie jest pierwszym miejscem pracy, ponieważ uczęszcza się do niej w ramach stosunku pracy (szkoleniowego). Dlatego w tych przypadkach powstałe koszty można rozliczyć dla celów podatkowych jako koszty podróży – niezależnie od tego, czy edukacja odbywa się w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin.
2.2 Przejazdy między miejscem zamieszkania a miejscem spotkania
Jeżeli nie masz pierwszego miejsca pracy, a pracodawca na podstawie przepisów prawa służby lub prawa pracy ustalił, że masz się stale spotykać w wyznaczonym miejscu zazwyczaj w dni robocze, aby stamtąd udać się do swoich rzeczywistych miejsc pracy lub tam podjąć swoją pracę, miejsce to jest tzw. miejscem zbiórki. Może to być np. miejsce zbiórki dla służbowego transportu zbiorowego, zajezdnia autobusowa lub przystań promowa (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 margines nr 38).
Przejazdy z miejsca zamieszkania do takiego miejsca spotkania wyznaczonego przez pracodawcę podlegają odliczeniu podobnie jak przejazdy do pierwszego miejsca pracy tylko tytułem ryczałtu za dojazdy (§ 9 ust. 1 zd. 3 nr 4a zd. 3 ustawy o pod. dochodowym).
Może to dotyczyć np. kierowców autobusów lub ciężarówek, jak również monterów i serwisantów bez pierwszego miejsca pracy, jeśli przyjeżdżają stale i w typowych dniach pracy do miejsca wyznaczonego przez pracodawcę.
Przykład: Pani Kunt jest kierowcą autobusu i każdego dnia roboczego dojeżdża swoim samochodem do zajezdni pracodawcy, aby tam przesiąść się za kierownicę autobusu. Mimo że pani Kunt nie ma pierwszego miejsca pracy, może odliczyć ryczałt za dojazdy za przejechaną drogę z domu do zajezdni, ponieważ zajezdnia jest traktowana jako tzw. miejsce zbiórki.
W międzyczasie Federalny Trybunał Finansowy stwierdził jasno, że decydujące znaczenie ma to, czy od początku („ovena ex ante”) zgodnie z przepisami prawa służby lub prawa pracy ustalono, że pracownik powinien udać się do tego samego miejsca w typowym dniu roboczym, a także na stałe, aby rozpocząć swoją pracę.
„Na stałe” oznacza, że pracodawca polecił pracownikowi przybywać w to samo miejsce na czas nieokreślony, na czas trwania stosunku pracy lub na okres dłuższy niż 48 miesięcy.
„Typowy dzień roboczy” oznacza „z reguły zwykle” lub „w normalnym przypadku”, a więc nie wymaga przybycia we wszystkie dni robocze. Oczywiście możliwe są wyjątki, np. z powodu odbywającego się szkolenia lub nieprzewidzianego zlecenia. Nie określono jednak limitu procentowego lub dziennego.
Natomiast ryczałt za dojazdy nie przysługuje wtedy, gdy pracownik w przypadku zmiennych miejsc pracy wie, że w każdym dniu roboczym odbędzie przejazdy rozpoczęte z jego miejsca zamieszkania, zawsze przed rozpoczęciem pracy do miejsca wyznaczonego przez pracodawcę. „Prawo wymaga wizyty „typowo roboczej”, a więc wizyta, która odbywa się tylko „typowo podczas codziennego przejazdu” jest niewystarczająca” (wyrok Tryb. Fin. z 19.04.2021, VI R 6/19, Dz. Pod. 2021 II str. 727).
Jeśli zatem od początku wiadomo, że zgodnie z przepisami prawa pracy pracownik zostanie oddelegowany nie tylko do jednodniowych, ale do wielodniowych zadań służbowych (np. na odległych budowach) z wykorzystaniem noclegu, to przejazdy do miejsca spotkania – w tym przypadku nieodwiedzanego typowo w dni robocze, a jedynie w dni przyjazdu – podlegają odliczeniu zgodnie z zasadami rozliczenia kosztów podróży.
Prywatnie zorganizowane miejsce transportu zbiorowego nie zalicza się do miejsca spotkania wyznaczonego przez pracodawcę, ponieważ w tym przypadku nie istnieją ustalenia zarządzone przez pracodawcę w ramach przepisów prawa pracy (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 margines nr 39).
Przykład: Pan Krämer i pan Krauss są pracownikami budowlanymi i spotykają się codziennie rano na parkingu przy autostradzie, aby stamtąd wspólnie udać się na odpowiedni plac budowy. Obaj mogą rozliczyć drogę z domu do parkingu zgodnie z zasadami rozliczenia kosztów podróży. Ryczałt za dojazdy do pracy w tym przypadku nie obowiązuje.
2.3 Trasy między miejscem zamieszkania a obszarem działania o dużym zasięgu
Jeśli nie masz pierwszego miejsca pracy i musisz wykonywać swoją pracę na stale i typowo w dni robocze na rozległym obszarze działalności, to przejazdy z domu do najbliższego punktu dostępu do rozległego obszaru działalności podlegają odliczeniu tak jak przejazdy do pierwszego miejsca pracy tylko według ryczałtu za dojazdy (§ 9 ust. 1 zdanie 3, nr 4a zdanie 3 ustawy o pod. dochodowym).
Zgodnie z orzeczeniem BFH w sprawie punktu zbiórki, również w tym przypadku ta szczególna regulacja dotycząca kosztów przejazdu ma zastosowanie tylko wtedy, gdy zgodnie z przepisami prawa pracy od początku (opinia ex ante) zostanie ustalone, że w celu wykonania swojej pracy trzeba w typowo roboczy dzień i na stałe przyjechać do tego samego obszaru o dużym zasięgu (wyrok Tryb. Fin. z 19.04.2021, VI R 6/19, Dz. Pod. 2021 II str. 727).
Organy podatkowe uznały, że obszar działania o dużym zasięgu istnieje wówczas, gdy ustalone w umowie świadczenie pracy ma być wykonywane na stałym obszarze, a nie w obrębie placówki firmowej. Na obszarze działania o dużym zasięgu pracują np. dostawcy lub leśnicy.
Specjalna regulacja nie dotyczy np.:
– kierowników odpowiedzialnych za dany region i sprzedawców, którzy opiekują się różnymi oddziałami;
– mobilnych opiekunów, którzy dojeżdżają do domów swoich podopiecznych na określonym obszarze;
– kominiarz (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 margines nr 42);
– pracowników terenowych firm ubezpieczeniowych, którzy opiekują się klientami na określonym terenie (Sąd Finansowy Berlin-Brandenburg z 09.04.2019, 5 K 5269/17, EFG 2019 str. 1088).
– w przypadku listonoszy Trybunał Finansowy uznał za pierwsze miejsce pracy przydzielone mu miejsce doręczeń (punkt doręczeń), w którym w każdym dniu roboczym wykonuje on czynności przed i po doręczeniem poczty (np. sortowanie poczty, odpisywanie przesyłek, rozliczenia) i w związku z tym nie musiał wyjaśniać, czy rejon doręczeń może być obszarem działania o dużym zasięgu (wyrok Tryb. Fin. z 30.09.2020., VI R 10/19, Dz. pod. 2021 II str. 306).
Jeżeli na duży obszar działania wchodzi lub wjeżdża się zawsze z różnych punktów dostępu, to ryczałt za dojazdy obowiązuje tylko dla najkrótszej trasy z miejsca zamieszkania do najbliższego punktu dostępu. Natomiast w przypadku wszystkich przejazdów w obrębie tego obszaru działania, jak również w przypadku dodatkowych kilometrów za przejazdy do bardziej odległych punktów dostępu, można rozliczyć rzeczywiste koszty przejazdu lub ryczałt za koszty podróży, w związku z czym należy wpisać je w zeznaniu podatkowym na stronie 3 załącznika N w wierszu 62 (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228, margines 43 i 44).
Pracownicy, którzy wykonują pracę w kilku placówkach firmowych w określonym regionie, nie pracują na dużym obszarze działania, lecz w różnych miejscach pracy (pismo Min. Fin. z 25.11.2020, Dz. Pod. 2020 I str. 1228 margines nr 46).
Jednak, gdy zakład pracy mieści się na dużym terenie z wieloma stałymi obiektami firmowymi, można go uznać za pierwsze miejsce pracy. Trybunał Finansowy uznał bowiem, że również duży i odpowiednio infrastrukturalnie zagospodarowany obszar (np. zakład produkcyjny lub przemysłowy, dworzec kolejowy lub lotnisko) można uznać za (obszerne) pierwsze miejsce pracy, a nie duży obszar działania (wyrok Tryb. Fin. z 11.04.2019, VI R 40/16, Dz. Pod. 2019 str. 546).
Obecnie Trybunał Finansowy wyjaśnia, czy pracownik portu, którego pracodawca każdego dnia roboczego określa stały obiekt firmowy według zapotrzebowania klientów na obszarze portowym w Hamburgu jako miejsce pracy, pracuje na dużym obszarze działania. Sąd niższej instancji uznał obszar portu za duży obszar działania i uznał dla przejazdów między domem a dostępem do portu rozliczenie tylko na podstawie ryczałtu za dojazdy (wyrok Sądu Finansowego Niedersachsen z 03.02.2021, 4 K 11006/17, EFG 2021 str. 748; sygnatura apelacji VI R 4/21).
2.4 Dojazdy samochodem służbowym
Przejazdy samochodem służbowym do pierwszego miejsca pracy (lub do miejsca zbiórki albo dużego obszaru działania) można odliczyć ryczałtem za dojazdy tytułem kosztu uzyskania przychodu. Jeśli jednak wartość użytkowania tych przejazdów jest opodatkowana przez pracodawcę ryczałtem w wysokości 15%, zmniejsza to możliwe do odliczenia koszty uzyskania przychodu.
Pracodawca może ustalić podlegającą opodatkowaniu wartość użytkową za przejazdy samochodem służbowym do pierwszego miejsca pracy (lub do punktu zbiorczego albo dużego obszaru działania) w ramach rozliczania wynagrodzeń za pomocą
– wyceny ryczałtowej (reguła 0,03%) lub
– indywidualnej wyceny faktycznie przejechanych tras.
! W zeznaniu podatkowym możesz przejść na metodę, która wypadnie korzystniej dla Ciebie, i w ten sposób odpowiednio zmniejszyć swoje wynagrodzenie brutto podlegające opodatkowaniu. Podczas pandemii koronawirusa w wielu przypadkach ilość przejazdów do pierwszego miejsca pracy znacznie spadłą (praca zdalna, praca w skróconym wymiarze czasu pracy itp.), zatem uwzględnienie faktycznie odbytych przejazdów może okazać się korzystniejsza w rozliczeniu podatkowym.
O ryczałt za dojazd do pracy
– możesz się ubiegać za trasy przejechane samochodem służbowym do pierwszego miejsca pracy w ramach innego stosunku pracy;
– może ubiegać się małżonek (lub inna osoba) za jazdy wykonane samochodem służbowym do jego/jej pierwszego miejsca pracy (R 9.10, ust. 2, zdanie 2 LStR).
2.5 Carpooling, czyli wspólne dojazdy jednym samochodem (Fahrgemeinschaft)
W przypadku, gdy kilka osób jedzie jednym samochodem, zarówno kierowca jak i każdy pasażer może ubiegać się o ryczałt za dojazd z domu do swojego pierwszego miejsca pracy. Dotyczy to również małżonków, którzy wspólnie dojeżdżają do pracy, nawet jeśli są zatrudnieni u tego samego pracodawcy. Decydującym czynnikiem dla każdego pasażera jest zawsze odległość od jego domu do jego pierwszego miejsca pracy. Dodatkowe kilometry wynikające z odbiorem lub odwożeniem poszczególnych pasażerów nie są uwzględniane (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 16 i 17).
Przykład: Państwo Müller pracują w tej samej firmie i każdego dnia pracy dojeżdżają wspólnie do miejsca pracy oddalonego o 18 km. Muszą jednak przejechać dodatkowe 2 km, ponieważ odbierają kolegę z pracy pana Schmidta, który mieszka 9 km od firmy. Tytułem kosztów uzyskania przychodu można dokonać następujących odliczeń:
Pan Müller: 230 dni × 18 km × 0,30 €/km = 1.242 €
Pani Müller: 230 dni × 18 km × 0,30 €/km = 1.242 €
Pan Schmidt: 230 dni × 9 km × 0,30 €/km = 621 €
Za przejazdy, w których jesteś współpasażerem, możesz przy dłuższych trasach ewentualnie wykorzystać maksymalną kwotę w wysokości 4.500 €.
2.6 Przejazdy w przypadku prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego
Ryczałt za dojazd do pracy obowiązuje również przy dojazdach rodzinnych do domu, gdy pracownik prowadzi podwójne gospodarstwo domowe. Ważne: W przypadku tych przejazdów korzyścią jest brak maksymalnej kwoty, również dla osób nieprowadzących samochodu. Ryczałt za dojazd można odliczyć od podatku cotygodniową podróż do domu, nawet jeśli pracownikowi nie poniósł żadnych kosztów za tę podróż, bo był np. pasażerem podczas wspólnego przejazdu (wyrok Tryb. Fin. z 18.04.2013, VI R 29/12, Dz. Pod. 2013 II str. 735).
Te rodzinne przejazdy do domu należy wpisać w zeznaniu podatkowym na stronie 4 załącznika N w części „Koszty podróży” w wierszach pod pozycją „Tygodniowe rodzinne podróże do domu”.
Podwyższony ryczałt za dojazdy w wysokości 0,35 €/km w roku 2021 i w latach 2022 do 2026 w wysokości 0,38 €/km licząc od 21. kilometra, obowiązuje również w przypadku rodzinnych przejazdów do domu w przypadku podwójnego prowadzenia gospodarstwa domowego.
Zgodnie z § 9 ust. 1 zdanie 3, nr 5 zdanie 6 ustawy o pod. dochodowym cotygodniowy wyjazd do domu samochodem służbowym udostępnionym przez pracodawcę nie podlega odliczeniu jako koszt uzyskania przychodu (wyrok Tryb. Fin. z 28.02.2013, VI R 33/11, Dz. Pod. 2013 II str. 629). Wskutek apelacji pod sygnaturą akt VI R 35/20 Trybunał Finansowy obecnie wyjaśnia, czy dotyczy to również sytuacji, gdy właściciele samochodów służbowych ponoszą rzeczywiste koszty związane z rodzinnymi wyjazdami do domu..
Przejazdy pomiędzy miejscem zakwaterowania w miejscu zatrudnienia a pierwszym miejscem pracy można odliczyć za pomocą ryczałtu za dojazdy. Przejazdy te należy wpisać na stronie 2 załącznika N w wierszach pod „Przejazdy między miejscem zamieszkania a pierwszym miejscem pracy …”.
2.7 Brak ryczałtu za dojazdy dla podróży lotniczych
W przypadku podróży lotniczych nie obowiązuje ryczałt za dojazdy (§ 9 ust. 1 zd. 3, nr 4 zd. 3 ustawy o pod. dochodowym). Oznacza to, że korzystając z samolotu, można się ubiegać o ryczałt od miejsca zamieszkania do lotniska macierzystego oraz od lotniska w miejscu zatrudnienia do miejsca pracy (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315 margines 3 i 4).
Odliczeniu od podatku podlegają tylko rzeczywiste koszty przelotu (wyrok Tryb. Fin. z 26.03.2009, VI R 42/07, Dz. Pod. 2009 II str. 724). Należy je wpisać w zeznaniu podatkowym na stronie 2 załącznika N w rubryce „Inne wydatki związane z dochodami …” w wierszu „Koszty promu i przelotu na trasie między domem a pierwszym miejscem pracy …”.
2.8 Przejazd autobusem zakładowym
Jeśli jeździsz bezpłatnie lub po obniżonej cenie środkiem transportu używanym przez pracodawcę, lub na jego zlecenie, np. autobusem zakładowym, do pierwszego miejsca zatrudnienia (lub miejsca zbiórki, lub dużego obszaru działania), przejazd ten jest zwolniony z podatku, czyli jest to tzw. nieopodatkowany transport zbiorowy zgodnie z § 3 nr 32 ustawy o pod. dochodowym. Warunek: transport zbiorowy jest niezbędny do wykonania pracy.
„Transport zbiorowy” oznacza zorganizowany lub przynajmniej zlecony przez pracodawcę transport kilku pracowników. Zasadniczo wymaga to specjalnej podstawy prawnej. Może to być np. układ zbiorowy pracy lub porozumienie zakładowe (wyrok Tryb. Fin. z 29.01.2009, VI R 56/07, Dz. Pod. 2010 II str. 1067).
Nieopodatkowany transport zbiorowy może zatem istnieć już wtedy, gdy pracodawca udostępnia kilku (co najmniej dwóm) pracownikom wspólnie samochód na dojazdy do pierwszego miejsca pracy. Lecz nie w przypadku, gdy swoim samochodem służbowym podwozisz kilka kolegów z pracy. Bowiem w takiej sytuacji koledzy z pracy nie mają żadnych roszczeń prawnych wobec pracodawcy za transport do miejsca pracy.
Za przejazdy w ramach nieopodatkowanego transportu zbiorowego nie przysługuje ryczałt za dojazdy (§ 9 ust. 1 zd. 3 nr 4 zd. 3 ustawy o pod. dochodowym). Jeśli za te przejazdy pracownik ponosi jakieś koszty, może je odliczyć tytułem wydatku uzyskania przychodu (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315 margines 3 i 4).
Urząd skarbowy może sprawdzić, czy podatnik korzystał z nieopodatkowanego transportu zbiorowego, ponieważ w tych przypadkach pracodawca musi wpisać dużą literę F w wierszu 2 (elektronicznego) zeznania o podatku od wynagrodzeń (§ 41b ust. 1 zd. 2 nr 9 ustawy o pod. dochodowym).
! Ograniczenie to dotyczy tylko przejazdów nieopodatkowanym transportem zbiorowym. Jeśli do miejsca zbiórki dojeżdżasz swoim pojazdem lub środkami transportu publicznego do miejsca, z którego odjeżdża autobus zakładowy, możesz ubiegać się o ryczałt za dojazd z domu do miejsca, z którego odjeżdża autobus.
2.9 Brak ryczałtu za dojazd do pracy poza miejscem zamieszkania
Zasadniczo ryczałt za dojazd do pracy obowiązuje tylko na trasie między domem a pierwszym miejscem pracy. Wyjątek: W przypadku dojazdu do tzw. miejsca zbiórki lub dużego obszaru działania obowiązuje także dodatek za dojazd, nawet jeśli nie jest to pierwsze miejsce pracy.
Jeśli dojeżdżasz do działalności zewnętrznej swoim samochodem, możesz odliczyć od kosztów uzyskania przychodu korzystniejszy ryczałt za przejazd lub stawkę za rzeczywiste kilometry. Jako kierowca samochodu, powinieneś zatem we własnym interesie zawsze sprawdzić, czy miejsce pracy, do którego dojeżdżasz, jest Twoim pierwszym miejscem pracy. Jeśli nie, można odliczyć korzystniejszy ryczałt rozliczenie kosztów podróży.
We wszystkich innych przypadkach, np. korzystając z transportu publicznego, za dojazd do zewnętrznej działalności można odliczyć tylko rzeczywiście poniesione koszty. W ramach zewnętrznej działalności nie ma możliwości wykorzystania ryczałtu za dojazdy, nawet jeśli dla podatnika byłoby to korzystniejsze.
Ile wyjazdów uznaje urząd skarbowy?
3.1 Liczba dni roboczych
Ryczałt za dojazd do pracy można odliczyć za każdy dzień roboczy, w którym faktycznie dojeżdżasz do pierwszego miejsca pracy.
Ale komu chciałoby się liczyć dni robocze? Wiele urzędów skarbowych jest wyrozumiałych i nie wymaga przedstawienia skomplikowanych obliczeń ani nawet dowodów. W latach przed pandemią koronawirusa urzędy skarbowe przyjmowały na ogół 230 dni dla 5-dniowego tygodnia pracy i 280 dni dla 6-dniowego tygodnia pracy.
Ważne: Z doświadczenia wiadomo, że taka liczba dni roboczych na ogół była jeszcze akceptowana przez urzędy skarbowe. Lecz pracownik nie ma do tego żadnych roszczeń prawnych. Ostatecznie liczba dni roboczych zależy od indywidualnej sytuacji każdego pracownika. A to dlatego, że dodatek za dojazd do pracy można otrzymać tylko za rzeczywiście odbyte podróże do pierwszego miejsca pracy!
Kto mimo pandemii koronawirusa jeździł w każdy dzień roboczy do pierwszego miejsca pracy, może spróbować, czy urząd skarbowy zaakceptuje rozliczenie dla 230 dni również za okres po 2019 roku.
Jednak wielu pracowników jeździło z powodu pandemii do pierwszego miejsca pracy znacznie rzadziej (praca zdalna, praca w krótkim wymiarze czasu). Nie wiadomo jeszcze, w jakim zakresie fiskus dopuści „ryczałtowe wyliczenia”. W razie wątpliwości trzeba będzie policzyć dni robocze z dojazdami do miejsca pracy. Być może dni spędzone w zakładzie pracy zostały rejestrowane (elektronicznie) przez pracodawcę. Od dni roboczych trzeba jeszcze odliczyć dni, w których nie było przejazdu do pierwszego miejsca pracy, np. z powodu urlopu, pracy zdalnej, choroby, podróży służbowej lub pracy w niepełnym wymiarze godzin.
Aby uniknąć pytań ze strony urzędu skarbowego, należy wpisać dni bez dojazdów do miejsca pracy w kolumnie „Urlop, choroba, …” na stronie 2 załącznika N, który od 2020 roku został rozszerzony o ilość dni przepracowane w trybie zdalnym i spędzonych w podróży służbowej. Jeśli ubiegasz się o ryczałt za pracę zdalną w wysokości 5 € za dzień, jednak nie więcej niż 600 € rocznie, pamiętaj, że przysługuje on tylko za dni robocze, w których pracowałeś wyłącznie w domu, w związku z czym nie można ubiegać się o ryczałt za dojazdy do pracy.
Z reguły można się też ubiegać o więcej niż 230 dni roboczych, jeśli np. musiałeś pracować dodatkowo w weekend lub nie wykorzystałeś urlopu wypoczynkowego. Trzeba to jednak udowodnić lub przynajmniej uwiarygodnić, ponieważ w razie jakichkolwiek sporów ciężar dowodu spoczywa na podatniku (Sąd Finansowy München, 12.12.2008, 13 K 4371/07; wyrok Tryb. Fin. z 30.07.2003, X R 28/99, BFH/NV 2004 str. 201).
Urząd skarbowy musi również uznać dni robocze z dojazdami do pierwszego miejsca pracy podczas otrzymywania nieopodatkowanych świadczeń z tytułu niewypłacalności (wyrok Tryb. Fin. z 23.11.2000, VI R 93/98, Dz. Pod. 2001 II str. 199).
W przypadku nauczycieli wiele urzędów skarbowych już przed pandemią uwzględniło mniej niż 230 dni roboczych ze względu na ferie szkolne. Dlatego warto ewidencjonować, przez ile dni jeździło się do szkoły w trakcie ferii lub weekendów. W przypadku nauczyciela pracującego w gimnazjum urząd uznał tylko 192 przejazdy, ponieważ nie dołączył on ewidencji dodatkowych przejazdów (Sąd Finansowy Sachsen-Anhalt, 17.12.2002, 4 K 483/01).
3.2 Za jeden dzień można odliczyć tylko jeden przejazd!
Wielu nauczycieli, muzyków, aktorów, pracowników pracujących w systemie zmianowym lub w gastronomii jeździ z domu do pierwszego miejsca pracy dwa razy dziennie, np. ze względu na podzielony czas pracy lub na dodatkowe zlecenie. Niestety urząd skarbowy nie uznaje tych dodatkowych przejazdów.
Odliczeniu podlega tylko jeden przejazd w ciągu jednego dnia roboczego – nawet jeśli z powodów zawodowych trzeba jechać do pierwszego miejsca pracy kilka razy dziennie (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 23). Federalny Trybunał Finansowy również nie dopuszcza wyjątku dla dodatkowych przejazdów i odmawia ich uznania (postanowienie Tryb. Fin. z 11.09.2003, VI B 101/03, Dz. Pod. 2003 II str. 893). Złożona skarga konstytucyjna nie została przyjęta do rozstrzygnięcia (BVerfG, decyzja z 26.10.2005, 2 BvR 2085/03).
Musisz wiedzieć, że:
▪ ograniczenie dotyczy tylko kilku przejazdów w ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli jedziesz do swojego miejsca pracy w innym dniu i poza normalnymi godzinami pracy, np. pracujesz w nadgodzinach w weekend lub otrzymałeś polecenie pracy w święto państwowe, przejazd ten podlega odliczeniu za pomocą ryczałtu za dojazdy.
Dotyczy to również dodatkowej jazdy odbytej tego samego dnia do pierwszego miejsca pracy u innego pracodawcy.
▪ zakaz odliczania dotyczy tylko drugiego przejazdu z domu do pierwszego miejsca pracy, nie dotyczy natomiast przejazdów zawodowych do innego miejsca. Jeśli np. impreza szkolna odbywa się wieczorem nie w szkole, lecz w urzędzie miasta, nauczyciel może ten przejazd wykonany swoim samochodem odliczyć dodatkowo według ryczałtu na koszty podróży lub stawki za rzeczywiście przejechaną ilość kilometrów.
Przejazdy z pustymi rękami lub po odbiór
Jeśli np. Twój małżonka odwozi Cię każdego ranka samochodem do pracy lub na najbliższy dworzec kolejowy, a wieczorem Cię odbiera, obowiązują następujące zasady: przejazdy, podczas których nie przebywasz w samochodzie – tzw. puste przejazdy – nie są uznawane dla celów podatkowych. W związku z tym obowiązuje ryczałt za dojazdy. Obowiązuje to nawet wtedy, gdy przejazdy są konieczne ze względu na złe połączenia transportu publicznego (wyrok Tryb. Fin. z 07.04.1989, VI R 176/85, Dz. Pod. 1989 II str. 925). Natomiast osoby niepełnosprawne mogą odliczyć od podatku puste przejazdy swojego kierowcy.
Podróże do domu w porze obiadowej
Przejazdy w porze lunchu z pierwszego miejsca pracy do domu lub do pobliskiej restauracji nie podlegają odliczeniu. Uznaje się bowiem, że podobnie jak sam obiad, również przejazdy odbywają się w celu spożycia posiłku i należą do sfery życia prywatnego (wyrok Tryb. Fin. z 18.12.1992, VI R, Dz. Pod. 1993 II str. 505).
3.3 Objazdy w drodze do pracy
W drodze do lub z pracy często trzeba jechać okrężną drogą w celu załatwienia różnych spraw służbowych, np. spotkanie z klientem, dostarczenia towarów, odebrania poczty służbowej na poczcie itp. Czy taki przejazd zalicza się jeszcze do przejazdu między domem a pierwszym miejscem pracy, czy powinien być traktowany jako działalność zewnętrzna?
Decydującym czynnikiem jest główny cel i powód dla odbycia danej trasy rozpoczynającej się od miejsca zamieszkania pracownika (postanowienie Tryb. Fin. z 10.04.2007, XI B 136/06, BFH/NV 2007 str. 1310):
▪ Przejazd uznaje się dla celów podatkowych jako przejazd między domem a pierwszym miejscem pracy, jeśli sprawy służbowe są załatwiane jakoby po drodze, np. odebranie poczty.
Nadmiarowe kilometry można dodatkowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu według zryczałtowanej stawki kosztów podróży lub według rzeczywistej stawki kilometrowej tylko wtedy, gdy są one uwarunkowane służbowo (wyrok Tryb. Fin. z 12.10.1990, VI R 165/87, Dz. Pod. 1991 II str. 134).
▪ Wyjątkowo można dla celów podatkowych uznać cały przejazd jako wyjazd służbowy, jeżeli pierwszeństwo mają względy służbowe (wyrok Tryb. Fin. z 25.03.1988, III R 96/85, Dz. Pod. 1988 II str. 655).
Tak jest np. w przypadku, gdy wyjazd służbowy trwa dłużej, a pobyt w pierwszym miejscu pracy trwa tylko krótko. W tych przypadkach urząd skarbowy uznaje jednak tylko połowę ryczałtu za dojazd do pierwszego miejsca pracy w jedną stronę.
Przykład: Pan Bär jeździ rano do swojego miejsca pracy oddalonego o 24 km. Przedpołudniem jedzie swoim samochodem 20 km na dłuższe spotkanie z klientem, a stamtąd 30 km z powrotem do domu. Może je odliczyć jako koszty podróży w latach 2021-2023:
Przejazd mieszkanie-pierwsze miejsce pracy stosując połowę ryczałtu za dojazdy:
| 20 km × 0,15 €/km + 4 km × 0,175 €/km 3,70 € | 3,70 € |
| + koszty dojazdu stosując ryczałt za koszty podróży: 50 km × 0,30 €/km | 15 € |
| Koszty przejazdu za dany dzień | 18,70 € |
Jeśli jednak przejazd jest prywatny, kosztów przejazdu nie można odliczyć za dodatkowo przejechane kilometry.
Dodatkowe kilometry uznaje się jako prywatne, jeśli:
▪ pracownik pojedzie do supermarketu w celu zakupienia żywności, którą skonsumuje w pracy (wyrok Tryb. Fin. z 12.01.1996, VI R 69/95, BFH/NV 1996 str. 538),
▪ matka, która pracuje, pojedzie do żłobka oddalonego o 3 km (wyrok Tryb. Fin. z 13.03.1996, VI R 94/95, Dz. Pod. 1996 II str. 375).
Ustalenie odległości kilometrów
4.1 Zasada: najkrótsze połączenie drogowe
Urząd skarbowy przyznaje ryczałt za dojazdy za każdy kilometr od Twojego miejsce pracy do miejsca zamieszkania (tzw. Entfernungskilometer). Jest to odległość w jedną stronę od miejsca zamieszkania do pierwszego miejsca pracy (lub miejsca zbiórki, lub najbliższego dojazdu do dużego obszaru działania).
Odległość w jedną stronę określa najkrótsze połączenie drogowe między miejscem zamieszkania a pierwszym miejscem pracy – niezależnie od tego, jakim środkiem transportu dojeżdżasz do pracy.
Przez najkrótsze połączenie drogowe rozumie się drogi, z których mogą korzystać pojazdy mechaniczne, osiągające prędkość większą niż 60 km/h. Również wtedy, gdy korzystanie z tych dróg jest płatne albo zgodnie z przepisami ruchu drogowego wykorzystywany przez Ciebie środek transportu (np. motorower) nie może po nich jeździć. Wynika to z faktu, że najkrótsze połączenie drogowe musi być ustalone ogólnie dla wszystkich pojazdów, niezależnie od tego, jaki pojazdem porusza się pracownik (wyrok Tryb. Fin. z 24.09.2013, VI R 20/13, Dz. Pod. 2014 II str. 259).
Uwzględnia się tylko pełne kilometry. Oznacza to, że rozpoczęte kilometry się nie liczą. Dlatego należy zaokrąglić do pełnych kilometrów (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 12).
Przykład: Do miejsca pracy dojeżdżasz rowerem 7 km i jedziesz na skróty przez las. Samochodem odległość ta wyniosłaby 11,6 km, zatem w zeznaniu podatkowym możesz odliczyć odległość w wysokości 11 km. Odliczasz zatem jak poniżej:
230 dni × 11 km × 0,30 €/km = 759 €.
Nawet jeśli korzystasz z kilku środków transportu, nie sumujesz Twojej całkowitej trasy, lecz przyjęte „najkrótsze połączenie drogowe” (Sąd Finansowy München, 28.05.2008, 10 K 2680/07).
Przykład: Pierwszy odcinek swojej drogi do pracy jedziesz własnym samochodem przez 6 km do najbliższego dworca kolejowego, a stamtąd jedziesz pociągiem kolejne 35 km do miejsca pracy. Najkrótsze połączenie drogowe od miejsca zamieszkania do pracy wynosi jednak 36,7 km, zatem odliczasz tylko 36 kilometrów.
Jeśli jeździsz do pracy kilkoma środkami transportu, wpisz najpierw w odpowiednim wierszu zeznania podatkowego na stronie 2 załącznika N kilometry przejechane samochodem, a następnie wprowadź w odpowiedniej kolumnie pozostałe kilometry ustalonej odległości.
Im większa odległość w jedną stronę, tym wyższe koszty uzyskania przychodu można odliczyć. Należy jednak nie przesadzać, bowiem urzędy skarbowe mogą sprawdzić podaną przez Ciebie odległość i wyliczyć trasę w internecie.
Ubiegając się o obniżenie podatku od wynagrodzeń, zaakceptowane przez urząd skarbowy kilometry nie są wiążące dla zeznania podatkowego (decyzja Tryb. Fin. z 10.04.2007, VI B 134/06, BFH/NV 2007 str. 1309).
! Jeżdżąc do pracy samochodem, można odliczyć również dłuższą odległość, niż wynika to z najkrótszego połączenia drogowego, ale tylko jeśli dłuższa trasa jest dogodniejsza z uwagi na natężenie ruchu, a pracownik korzysta z niej regularnie (§ 9 ust. 1 zd. 3, nr 4 zd. 4, druga połowa zdania ustawy o pod. dochodowym).
Dotyczy to również sytuacji, gdy regularnie jeździsz do pracy transportem publicznym, którego trasa prowadzi przez drogi z łagodniejszym natężeniem ruchu (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315 margines nr 12), czyli dojeżdżasz do pracy autobusem publicznym, który zgodnie z rozkładem jazdy jedzie przez drogi z mniejszym natężeniem ruchu. Specjaliści od prawa podatkowego uważają, że ta sama zasada powinna dotyczyć również osób, które wspólnie dojeżdżają jednym samochodem do pracy (carpooling).
4.2 Dłuższe, ale korzystniejsze połączenie drogowe
Możesz skorzystać z dłuższej trasy, jeśli
▪ faktycznie korzystasz z tego połączenia drogowego w sposób regularny oraz
▪ jest ono ewidentnie korzystniejsze.
Ale kiedy połączenie drogowe jest „ewidentnie korzystniejsze”? Federalny Trybunał Finansowy stwierdził w wyroku precedensowym, że o ewidentnie korzystniejszej trasie, która jest dłuższa niż najkrótsze połączenie drogowe, można mówić wtedy, gdy mimo sporadycznych zakłóceń w ruchu drogowym pracownik zwykle dociera do miejsca pracy szybko i punktualnie (wyrok Tryb. Fin. z 10.10.1975, VI R 33/74, Dz. Pod. 1975 II str. 852). W badanym przypadku, do którego odnosił się powyższy wyrok, skrócenie codziennego czasu na dojazdy o 20-30 minut była wystarczającym argumentem. W omawianej sytuacji najkrótsze połączenie drogowe biegło centrum miasta i wynosiło 13 km, natomiast korzystniejsza trasa omijała centrum miasta i wynosiła 20 km.
Tymczasem Federalny Trybunał Finansowy określił na korzyść osób dojeżdżających do pracy warunki, w których można uznać dłuższą trasę (wyrok Tryb. Fin. z 16.11.2011, VI R 19/11, Dz. Pod. 2012 II str. 520). Trasę, z której korzysta pracownik, można uznać za korzystniejszą również wtedy, gdy inny „bezstronny, rozsądnie działający użytkownik ruchu drogowego też zdecydowałby się na skorzystanie z tej trasy, uwzględniając dane natężenie ruchu”. Ustalenia wymagają weryfikacji okoliczności każdego pojedynczego przypadku, a dowodem jest zaoszczędzony czas.
Oczywiście różnica czasowa nie musi zawsze wynosić 20 minut. Cechą „korzystniejszego połączenia” mogą być również inne okoliczności niż wyłącznie skrócenie czasu dojazdu. Wpływ na płynność ruchu drogowego mają: przebieg trasy, roboty drogowe, zatłoczenie, przejazdy kolejowe z zaporami, ustawienie sygnalizacji świetlnej i wiele innych. Decydujące znaczenie ma jednak tylko korzystność trasy w odniesieniu do płynności ruchu drogowego. Aspekty finansowe, takie jak opłaty drogowe, nie odgrywają natomiast żadnej roli. Dlatego urząd skarbowy może wyznaczyć najkrótsze połączenie drogowe prowadzące przez płatny tunel (wyrok Tryb. Fin. z 12. 12. 2013, VI R 49/13, BFH/NV 2014 str. 681).
Należy porównać najkrótsze połączenie drogowe z trasą, którą regularnie dojeżdżasz do miejsca pracy. Nie bierze się pod uwagę innych możliwych tras, z których jednak faktycznie nie korzystasz (wyrok Trb. Fin. z 16.11.2011, VI R 46/10, Dz. Pod. 2012 II str. 470). Zatem urząd skarbowy nie może ustalić na Twoją niekorzyść rzekomo jeszcze dogodniejszej, krótszej drogi.
Musisz jednak udowodnić, że Twoja trasa do pracy jest „ewidentnie korzystniejsza”, i przedstawi konkretne dane. Według Sądu Finansowego Rheinland-Pfalz nie wystarczy, jeśli dłuższa trasa wypada korzystniej od najkrótszego połączenia drogowego tylko w określonych warunkach drogowych (Sądu Finansowego Rheinland-Pfalz z 21.02.2013, 4 K 1810/11, EFG 2013 str. 1100).
4.3 Przypadek szczególny: Połączenie promowe
Połączenie promowe jest uwzględniane przy określaniu najkrótszego lub korzystniejszego połączenia drogowego, „o ile jego wykorzystanie wydaje się rozsądne i jest ekonomicznie uzasadniony”. Jednakże trasa pokonywana przez prom nie jest częścią decydującej odległości. Zamiast tego urząd skarbowy uznaje rzeczywiste koszty promu (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 13). W zeznaniu podatkowym należy wpisać koszty promu w rubryce „Pozostałe koszty uzyskania przychodu …” w wierszu „Koszty promu i przelotu za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy …”.
Przykład: Pan Müller mieszka w pobliżu Renu. Jego pierwsze miejsce pracy znajduje się po drugiej stronie rzeki. Odległość między domem a pierwszym miejscem pracy przez najbliższy most wynosi 60 km, natomiast trasa do portu wynosi 19 km i 1,6 km przeprawy promem samochodowym. Koszty przeprawy promem wynoszą 650 € rocznie.
Pan Müller może odliczyć tylko odległość 19 km: 230 dni × 19 km × 0,30 €/km = 1.311 €.
Dodatkowo może jeszcze odliczyć bilety na prom w wysokości 650 €, czyli łącznie może odliczyć w wysokości kwotę 1.961 €.
Pani Baden mieszka w Konstancji i korzysta z promu z Konstancji do Meersburga, aby dojechać do swojego pierwszego miejsca pracy. Przeprawa promem wynosi 4,2 km, a wraz z trasą do portu i do miejsca pracy odległość wynosi łącznie 15 km. Koszty biletu na prom wynoszą 1.500 €.
Pani Baden może zatem odliczyć następujące koszty: 230 dni × 10 km × 0,30 €/km = 690 € plus koszty promu w wysokości 1.500 €. Łącznie daje to kwotę do odliczenia w wysokości 2.190 €.
Jeśli urząd skarbowy skróci Twoją trasę z powodu rzekomo tańszego połączenia promowego, mimo że w ogóle nie korzystasz z promu, należy się przed tym bronić. Musisz wtedy wykazać, dlaczego nie korzystasz z promu, np. z powodu długiego czasu oczekiwania, ograniczonych połączeń, zbyt wysokich kosztów itd.
Federalny Sąd Finansowy jest w tym przypadku po stronie podatnika. Wybrane połączenie drogowe może być również „ewidentnie korzystniejsze” niż najkrótsze połączenie drogowe, jeśli wynika to ze szczególnych cech połączenia promowego, które ma być wykorzystane w ramach najkrótszego połączenia drogowego. Chodzi tu np. o długi czas oczekiwania, często problemy techniczne lub wpływ warunków atmosferycznych na przeprawę promu. Jeżeli takie okoliczności powodują, że nie można w wystarczającym stopniu polegać na połączeniu promowym i odpowiednio zaplanować godziny pracy i terminów spotkań, urząd skarbowy musi to uwzględnić przy ocenie, czy dane połączenie drogowe jest korzystniejsze od najkrótszego (wyrok Tryb. Fin. z 19.04.2012, VI R 53/11, Dz. Pod. 2012 II str. 802).
Przejazdy do i z różnych miejsc zamieszkania
5.1 Masz drugie mieszkanie? Sprawdź, czy prowadzisz podwójne gospodarstwo domowe!
Być może nie dojeżdżasz zawsze z tego samego miejsca zamieszkania do swojego pierwszego miejsca pracy, ale na przemian z różnych mieszkań.
! Sprawdź, czy spełniasz wymogi dotyczące podwójnego prowadzenia gospodarstwa domowego. Jeśli tak, to możesz odliczyć od podatku wyższe koszty.
Jeśli nie prowadzisz podwójnego gospodarstwa domowego, obowiązuje następująca zasada:
▪ Dojazdy z bliżej położonego miejsca zamieszkania urząd skarbowy zazwyczaj uznaje bez problemu. Główny przypadek: Jeśli Twój zakład pracy znajduje się daleko od pierwszego miejsca zamieszkania, wtedy jeździsz w ciągu tygodnia do pracy z drugiego miejsca zamieszkania.
Za miejsce zamieszkania uznaje się również umeblowany pokój, kabinę statku, miejsce do spania w kwaterach masowych, domek w ogrodzie lub zaparkowaną na stałe przyczepę kempingową (R 9.10, ust. 1, zdanie 2 LStR dyrektywa w sprawie pod. od wynagrodzeń). Natomiast nie jest nim pokój hotelowy lub dom czy mieszkanie osoby trzeciej, w którym przebywasz tylko przez krótki czas z powodów prywatnych (H 9.10 (Dwelling) LStH 2021).
▪ Dojazdy z bardziej odległego domu do pierwszego miejsca pracy uznawane są tylko wtedy, jeśli
– znajduje się tam Twoje centrum życiowych interesów i
– nie odwiedzasz tego miejsca tylko sporadycznie (§ 9 ust. 1 zd. 3, nr 4 zd. 6 ustawy o pod. dochodowym).
5.2 Dalej położone mieszkanie
5.2.1 Centrum życiowych interesów (Lebensmittelpunkt)
Na podstawie całościowej oceny wszystkich okoliczności danego przypadku można stwierdzić, czy centrum życiowych interesów znajduje się w miejscu dalej położonego mieszkania (wyrok Tryb. Fin. z 14.10.2004, VI R 82/02, Dz. Pod. 2005 II str. 98). Można mieć tylko jedno centrum życiowych interesów, nawet jeśli masz kilka miejsc zamieszkania. Ale owe centrum może – nawet w ciągu roku – zmieniać swoją lokalizację i przenieść się np. w miejsce „letniej rezydencji”.
Jesteś w związku małżeńskim
Mieszkanie położone dalej uznaje się za centrum życiowe, jeśli mieszka tam Twoja rodzina, a Ty odwiedzasz to miejsce co najmniej sześć razy w roku (R 9.10 ust. 1 zdań 4-5 LStR). W przypadku osób pozostających w związku małżeńskim podróż do domu rodzinnego z reguły zawsze można odliczyć z ryczałtem za dojazdy.
W zależności od okoliczności w danym przypadku może się okazać, że mniej niż sześć przyjazdów do dalej położonego rodzinnego miejsca zamieszkania jest wystarczająca. Przykładowo w przypadku pracownika tureckiego Federalny Sąd Finansowy uznał, że pięć podróży rocznie do przebywającej w Turcji żony z dziećmi jest wystarczająca (wyrok Tryb. Fin. z 26.11.2003, VI R 152/99, Dz. Pod. 2004 II str. 233).
Nie jesteś w związku małżeńskim
W przypadku osób samotnych dalej położone mieszkanie stanowi centrum życiowych interesów, jeżeli istnieją w nim bliższe relacje osobiste, np. jeśli mieszkają tam rodzice lub narzeczony/narzeczona, znajduje się tam krąg przyjaciół i znajomych, istnieje przynależność do stowarzyszeń itp. Podatnik nie może jednak przyjeżdżać do tego mieszkania tylko sporadycznie.
Urząd skarbowy zawsze tak zakłada, jeśli osoba samotna podróżuje do domu średnio co najmniej dwa razy w miesiącu (czyli 24 razy w roku) (R 9.10 ust. 1 zd. 6-8 LStR). Wystarczająca może być jednak również mniejsza liczba przyjazdów do domu. Decyduje bowiem nie tylko sama ilość, ale i czas trwania pobytów, o czym świadczą dwa orzeczenia sądów finansowych:
▪ Urząd skarbowy nie chciał uznać podróży pielęgniarki, która pokonywała odległość 500 km do domu tylko 8 do 10 razy w roku, ale za każdym razem jej pobyt w domu na kilka dni.
Na szczęście Sąd Finansowy w Monachium orzekł inaczej: decydującym czynnikiem nie jest bowiem tylko liczba przyjazdów do domu, ale także czas ich trwania. W tym przypadku było to łącznie 56 dni w ciągu roku. Według władz podatkowych wystarczającą ilością jest 48 dni, jeśli wymagane 24 wyjazdy do domu trwały po dwa dni (Sąd Finansowy München, 21.06.1995, 1 K 1250/93, EFG 1996 str. 744).
▪ Dla żołnierza kontraktowego, który studiował w Wyższej Bawarskiej Szkole Sił Zbrojnych w Neubibergu, rodzinne miasto w północnych Niemczech zostało uznane za jego centrum życiowych interesów, nawet jeśli odbywał on tylko 14 podróży do domu rocznie. Decydujące dla sędziów sądu finansowego były następujące aspekty:
– duża odległość 840 km,
– fakt, że jego rodzice, przyjaciele i dziewczyna mieszkali w jego rodzinnym mieście,
– fakt, że przekonująco wyjaśnił, że podróżował do swojego głównego miejsca zamieszkania wtedy, gdy pozwalał mu na to harmonogram służby i studiów. Tym samym był w stanie wiarygodnie wykazać na podstawie zapisów w swoim kalendarzu, że podczas swoich 14 pobytów przebywał w rodzinnej miejscowości łącznie 91 dni, co odpowiada ok. 65% z łącznej liczby 140 przysługujących mu dni wolnych (wyrok Sądu Finansowego München z 30.12.2005, 1 K 4382/04).
5.2.2 Mieszkanie osoby trzeciej
Jeśli sporadycznie dojeżdżasz do pracy z domu lub mieszkania należącego do osoby trzeciej, np. z domu swojego partnera życiowego, podróże te nie podlegają odliczeniu jako koszty uzyskania przychodu, ponieważ mieszkanie to nie należy do Ciebie.
! Również w tym przypadku istnieją wyjątki i odliczenie przejazdów przysługuje wtedy, gdy z przyczyn obiektywnych Twoje mieszkanie nie nadaje się w ogóle do użytku (wyrok Tryb. Fin. z 26.08.1988, VI R 92/85, Dz, Pod. 1989 II str. 144).
Przykłady:
– Nocujesz w mieszkaniu przyjaciela, ponieważ w Twoim mieszkanie trwa remont.
– Nocujesz w hotelu, ponieważ mieszkanie jest zbyt daleko od miejsca pracy, a nie znalazłeś jeszcze drugiego mieszkania.
5.2.3 Mieszkanie wynajmowane przez kilka osób (Wohngemeinschaft)
Przejazdy ze mieszkania, które wynajmujesz wraz z kilkoma innymi osobami, podlegają odliczeniu ryczałtem za dojazdy, jeśli
▪ nie posiadasz innego mieszkania lub
▪ posiadasz inne mieszkanie, ale możesz udowodnić, że mieszkasz i przebywasz we wspólnym mieszkaniu od dłuższego czasu. Dowodem mogą być Twoje meble znajdujące się w tym mieszkaniu, meldunek pod tym adresem i kierowana na ten adres korespondencja listowa (wyrok Tryb. Fin. z 26.08.1988 r., VI R 92/85, Dz. Pod. 1989 II str. 144).
W ocenie Sądu Finansowego Köln wystarczy, jeśli pracownik mieszka i przebywa w takim mieszkaniu przez dłuższy czas i jest uważany za współwłaściciela. Taką sytuację należy już przyjąć, jeśli posiada klucz do mieszkania, a tym samym ma do niego stały dostęp. Zdaniem sędziów dotyczy to nawet sytuacji, gdy nie jest się tam zameldowanym i nie otrzymuje poczty pod tym adresem (Sąd Finansowy Köln, 24.10.2000, 8 K 7085/99, EFG 2001 str. 130).
To samo dotyczy pokoju dorosłego i będącego w związku małżeńskim dziecka, które znajduje się w domu rodziców i w tym sensie może być uznane za oddzielne mieszkanie (wyrok Tryb. Fin. z 22.10.2009, III R 48/09, BFH/NV 2010 str. 629).
5.2.4 „Rezydencja letnia”
Wiele osób spędza sezon letni w swoim mieszkaniu wakacyjnym na wsi lub w przyczepie kempingowej i jeździ stamtąd do swojego pierwszego miejsca pracy. Przejazdy te można odliczyć ryczałtem za dojazdy, jeśli letnie miejsce zamieszkania staje się centrum życiowych interesów – czyli głównym miejscem zamieszkania. Centrum życiowe można bowiem w ciągu roku przenieść na czas określony do innego miejsca.
Wymogiem koniecznym jest jednak, aby mieszkali tam również małżonek i dzieci, a letnia rezydencja była zamieszkana nie tylko podczas wakacji i weekendów (Sąd Finansowy Rheinland-Pfalz z 16.03.1994, 1 K 1714/93, EFG 1994 str. 784; wyrok Tryb. Fin. z 03.101985, VI R 168/84, Dz. Pod. 1986 II str. 95).
Przykładowo za centrum życiowych interesów uznano pięciomiesięczny pobyt w drewnianym domku na posesji z altaną, skąd podatnik codziennie dojeżdżał do miejsca pracy (wyrok Tryb. Fin. z 10.11.1978 r., VI R 127/76, Dz. Pod. 1979 II str. 335)
! Jeśli bardziej oddalone miejsce zamieszkania nie zostanie uznana za centrum życiowe, Trybunał Finansowy uznał, że przynajmniej można odliczyć ryczałt za przejazdy do pracy, licząc od bliżej położonego miejsca zamieszkania (wyrok Tryb. Fin. z 03.10.1985, VI R 168/84, Dz. Pod. 1986 II str. 95).
6 Przejazdy do i z różnych miejsc pracy
Przepisy i ograniczenia dotyczące ryczałtu za dojazdy odnoszą się tylko do przejazdów z miejsca zamieszkania do pierwszego miejsca pracy. Natomiast pozostałe przejazdy służbowe można zasadniczo odliczyć tytułem kosztów uzyskania przychodu w wysokości faktycznie poniesionych kosztów lub – w przypadku jazdy własnym samochodem – w wysokości korzystniejszego ryczałtu za koszty podróży. Dla celów podatkowych istotnym aspektem jest, czy celem przejazdu jest pierwsze miejsce pracy.
6.1 Jedno pierwsze miejsce pracy na jeden stosunek pracy
Zdarza się dość często, że pracownik w ramach swojego stosunku pracy pracuje na stałe w kilku miejscach pracy lub przynajmniej je wielokrotnie odwiedza. Np. nauczyciel pracujący w kilku szkołach lub kierownik regionu sieci supermarketów, który opiekuje się kilkoma placówkami handlowymi. W tych przypadkach obowiązuje jednak zasada, że w ramach jednego stosunku pracy można mieć maksymalnie tylko jedno pierwsze miejsce pracy.
Ryczałt za dojazdy dotyczy wyłącznie przejazdu z domu do pierwszego miejsca pracy i z powrotem. Przejazdy do pozostałych miejsc pracy podlegają odliczeniu w wysokości faktycznie poniesionych kosztów przejazdu lub ryczałtu za koszty podróży.
Przykład: Pracownik banku pan Huber (pracuje przez 46 tygodni roboczych) jeździ samochodem od poniedziałku do środy ze swojego domu do głównej siedziby oddalonej o 15 km, do której jest na stałe przypisany i która jest jego pierwszym miejscem pracy. W czwartki i piątki jeździ swoim samochodem ze swojego domu do oddziału oddalonego o 12 km, aby wspierać tamtejszego kierownika filii.
Pan Huber może zatem odliczyć przejazdy z domu do siedziby głównej ryczałtem za dojazdy:
138 dni × 15 km × 0,30 €/km = 621 €. Przejazdy z domu do innego oddziału i z powrotem może odliczyć według znacznie korzystniejszego ryczałtu za koszty podróży: 92 dni × 12 km × 2 × 0,30 €/km = 662,40 €.
Jeśli jeździsz kolejno do różnych miejsc pracy, np. do pierwszego miejsca pracy rano, a stamtąd do oddziału w południe i z powrotem do domu, to zazwyczaj w ciągu jednego dnia pokonuje się odległość równej przejazdu w jedną stronę z domu do pierwszego miejsca pracy. W takim przypadku urząd skarbowy uznaje tylko połowę ryczałtu za dojazd do pracy.
6.2 Pierwsze miejsca pracy u różnych pracodawców
Jeśli podatnik pozostaje w kilku stosunkach pracy i dojeżdża z miejsca zamieszkania do kilku różnych pierwszych miejsc pracy u różnych pracodawców, to każdy przejazd należy traktować oddzielnie i odliczać ryczałtem za dojazdy. W tym przypadku nie stosuje się ograniczenie polegające na uznaniu tylko jednej dziennej jazdy do pierwszego miejsca pracy, ponieważ odnosi się ono do tylko jednego, ale nie do kilku pierwszych miejsc pracy. Podwyższona stawka ryczałtu za dojazd do pracy, obowiązująca od 2021 roku stosuje się za każdy przejazd do pierwszego miejsca pracy dopiero od 21. kilometra (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 24 oraz przykłady 10 i 11).
Przykład: Przedpołudniem jedziesz z domu do pierwszego miejsca pracy A i z powrotem (w jedną stronę odległość wynosi 15 km). Po południu jedziesz z domu do kolejnego pierwszego miejsca pracy B i z powrotem (odległość w jedną stronę wynosi 8 km). Za przejazdy do A na odległość 15 km i przejazdy do B na odległość 8 km przysługuje ryczałt za dojazdy w wysokości 0,30 €/km.
Natomiast w sytuacji, gdy jeździsz do różnych pierwszych miejsc pracy, nie wracając w międzyczasie do domu, to według organów podatkowych obowiązuje następująca zasada: przy ustalaniu odległości uwzględnia się drogę do pierwszego miejsca pracy, do którego przyjechałeś najpierw, jako drogę objazdu jadąc do następnego pierwszego miejsca pracy. Odległość, którą należy uwzględnić przy ustalaniu ryczałtu za dojazdy do pracy, nie może jednak przekraczać połowy całkowitej odległości. Również i w tym przypadku stosuje się zwiększoną od 2021 roku stawkę ryczałtu za odległość tylko dla każdej trasy do pierwszego miejsca pracy od 21. kilometra drogi (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 24).
Przykład: Pan Kunz jeździ przez 220 dni roboczych swoim samochodem przedpołudniem ze swojego mieszkania do pierwszego miejsca pracy A (odległość wynosi 30 km), po południu jedzie stamtąd do kolejnego pierwszego miejsca pracy B (40 km), a wieczorem wraca do domu (50 km). Cała trasa wynosi zatem: 30 km + 40 km + 50 km = 120 km.
Wynik według organów podatkowych: suma odległości między domem a dwoma pierwszymi miejscami pracy daje łączną odległość 80 km (30 km + 50 km). Ponieważ jednak jest to ponad połowa całej odległości (120 km : 2 = 60 km), do ryczałtu za dojazdy bierze się pod uwagę tylko 60 km. W zeznaniach podatkowych ryczałt za dojazdy do pierwszego miejsca pracy w A i B wynosi:
Zeznanie podatkowe za rok 2021:
220 dni × 20 km × 0,30 €/km = 1.320 €
220 dni × 20 km × 0,30 €/km + 220 dni × 20 km × 0,35 €/km = 2.860 €
Razem 4.180 €
Zeznanie podatkowe za rok 2022 oraz rok 2023:
220 dni × 20 km × 0,30 €/km = 1.320 €
220 dni × 20 km × 0,30 €/km + 220 dni × 20 km × 0,38 €/km = 2.992 €
Razem 4.312 €
(pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str.2315 przykład 11).
Niektórzy eksperci są innego zdania: uwzględniają tylko połowę ryczałtu za dojazd w jedną stronę z domu do pierwszego miejsca pracy A (odległość 30 km), jak również z drugiego pierwszego miejsca pracy B do domu (odległość 50 km), a za przejazd między pierwszymi miejscami pracy ryczałt za koszty podróży w wysokości 0,30 € za każdy przejechany kilometr lub faktycznie poniesione koszty przejazdu (np. Schmidt/Krüger, komentarz do ustawy o pod. dochodowym, 40. wydanie 2021, § 9 ustawy o pod. dochodowym margines nr 304). Licząc według powyższego sposobu,
można by odliczyć w zeznaniu podatkowym za rok 2021:
Przejazd mieszkanie – A: 20 dni × 20 km × 0,15 €/km + 220 dni × 10 km × 0,175 €/km = 1.045 €
Przejazd A – B: 220 dni × 40 km × 0,30 €/km = 2.640 €
Przejazd B – mieszkanie: 220 dni × 20 km × 0,15 €/km + 220 dni × 30 km × 0,175 €/km = 1.815 €
Łącznie do odliczenia tytułem kosztów uzyskania przychodu: 5.500 €
w zeznaniach podatkowych za rok 2022 oraz rok 2023:
Przejazd mieszkanie – A: 220 dni × 20 km × 0,15 €/km + 220 dni × 10 km × 0,19 €/km = 1.078 €
Przejazd A – B: 220 dni × 40 km × 0,30 €/km = 2.640 €
Przejazd B – mieszkanie: 220 dni × 20 km × 0,15 €/km + 220 dni × 30 km × 0,19 €/km = 1.914 €
Łącznie do odliczenia tytułem kosztów uzyskania przychodu: 5.632 €
7 Maksymalna kwota dla osób dojeżdżających na długich dystansach
7.1 Podstawowe informacje o maksymalnej kwocie
Ryczałt za dojazdy do pracy, który należy zastosować za przejazdy z domu do pierwszego miejsca pracy, co do zasady jest ograniczony do maksymalnej kwoty rocznej w wysokości 4.500 €.
Istnieją jednak wyjątki, gdy maksymalna kwota nie obowiązuje:
– w przypadku dojazdu do pracy samochodem (§ 9 ust. 1 zd. 3 nr 4 zd. 2 ustawy o pod. dochodowym);
– dla przejazdów do domu rodzinnego, gdy prowadzone jest podwójne gospodarstwo domowe (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315 margines nr 28);
– o ile rzeczywiste koszty przejazdu transportem publicznym są wyższe. Wyższe koszty można odliczyć zamiast ryczałtu za dojazdy jako koszty uzyskania przychodu bez kwoty maksymalnej (§ 9 ust. 2 zdanie 2 ustawy o pod. dochodowym).
Kwota maksymalna należy się za cały rok. Nie ulega ona zmniejszeniu proporcjonalnie do przedziałów czasowych, jeśli dojazdy do pierwszego miejsca pracy odbywały się tylko przez jakąś część roku. Kwota maksymalna obowiązuje zatem niezależnie od liczby dni roboczych lub liczby przejazdów do pracy w danym roku. Maksymalna kwota dotyczy przede wszystkim dalekich tras i osób jeżdżących do pracy pociągiem oraz osób, które dojeżdżają do pracy jako pasażer jednym samochodem z kilkoma osobami (carpooling).
Jeśli w drodze do pracy korzystasz z kilku środków transportu publicznego, np. z pociągu i metra, maksymalna kwota nie obowiązuje dla każdego środka transportu oddzielnie i wynosi nadal łącznie 4.500 € (Sąd Rejonowy Münster, z 02.04.2014, 11 K 2574/12 E, EFG 2014 str. 1183).
Maksymalna kwota nie ulega również zwiększeniu, jeśli posiadasz kilka stosunków pracy i w związku z tym jeździsz codziennie do kilku pierwszych miejsc pracy. Zatem nie obowiązuje dla każdego stosunku pracy oddzielnie, lecz łącznie tylko raz.
Zastosowanie kwoty maksymalnej zależy od odpowiedniej odległości oraz liczby rocznie wykonywanych przejazdów. Jeśli np. rocznie jeździsz do pracy 230 razy, to w latach 2022-2026 możesz odliczyć trasy między miejscem zamieszkania a pierwszym miejscem pracy, obejmujące więcej niż 55 km. Bowiem jeżdżąc 56 km przez 230 dni, ryczałt za dojazdy wynosi po zaokrągleniu 4.527 € (20 km × 230 dni × 0,30 €/km + 36 km × 230 dni × 0,38 €/km). Przy 220 przejazdach do pracy limit odległości wynosi 58 km.
Maksymalna kwota jest zgodna z konstytucją (Sąd Finansowy Nürnberg z 11.08.2011, 4 K 258/10, DStRE 2012 str. 531). Złożone odwołanie od niedopuszczenia zostało odrzucone jako bezzasadne (postanowienie Tryb. Fin. z 10.01.2012, VI B 94/11), a skarga konstytucyjna nie została przyjęta do rozstrzygnięcia (Tryb. Konstytucyjny, postanowienie z 23.09.2014, 2 BvR 513/12, StEd 2014 str. 692).
7.2 Nie dotyczy to kierowców samochodów osobowych
Kierowcy samochodów mogą ubiegać się o wyższą kwotę niż 4.500 €, stosując ryczałt za dojazdy do pracy, jeśli dojeżdżają do pracy własnym pojazdem lub pojazdem, który został im przekazany do użytku.
Pojazdem, który został przekazany do użytku, jest
▪ samochód pożyczony, np. od małżonka lub partnera, dziewczyny, rodziców lub dzieci;
▪ samochód wynajęty lub leasingowany;
▪ używany jako samochód służbowy (R 9.10 ust. 2 zdanie 1 LStR).
Również w tym przypadku podatnik nie musi przedstawiać w urzędzie skarbowym dowodów na poniesione koszty. Natomiast przy ubieganiu się kwoty przekraczającej wysokość 4.500 €, należy udowodnić lub uwiarygodnić, że przejazdy faktycznie się odbyły (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 11).
! Aby uniknąć sporów z urzędem skarbowym, należy przechowywać rachunki lub faktury, którymi można udowodnić roczny przebieg użytkowanego samochodu.
Zachowaj wszystkie faktury za tankowanie lub – jeszcze lepiej – rachunki z autoryzowanego serwisu lub warsztatu, na których zapisany jest stan licznika z dnia wykonanej usługi. Urzędnik skarbowy nie może jednak wymagać od podatnika, aby prowadził ewidencję przebiegu samochodu.
Urząd skarbowy może natomiast obniżyć liczbę wykonanych przejazdów, jeżeli pracownik nie udowodni w sposób wiarygodny sporą liczbę przejechanych kilometrów (Sąd Finansowy Saarland, z 17.02.2011, 1 K 1468/08, EFG 2011 str. 1243).
7.3 Przejazd różnymi środkami transportu
Dojeżdżając do pracy, wiele osób korzysta z kilku środków transportu, np. do najbliższej stacji kolejowej pracownik jedzie samochodem, a stamtąd pociągiem do pracy (tzw. park & ride). Albo przez chłodniejszą część roku przemieszcza się tylko samochodem, a przez w ciepłe miesiące korzysta z komunikacji miejskiej.
W takich przypadkach określa się najpierw miarodajną odległość z całkowitej trasy z domu do pierwszego miejsca pracy, bazując przy tym na najkrótszym połączeniu drogowym. Następnie należy podzielić ustaloną odległość na odcinki według korzystania z poszczególnych środków transportu. Odcinek, który podatnik pokonuje samochodem, jest uwzględniany w całości. Pozostała część trasy przypada transport publiczny. Maksymalna kwota w wysokości 4.500 € dotyczy tylko odcinka przejechanego komunikacją miejską.
Począwszy od 2021 roku, podwyższony ryczałt za dojazdy przysługujący od 21. kilometra drogi będzie uwzględniany w pierwszym rzędzie w odniesieniu do tej części trasy, którą pracownik jedzie samochodem, a ryczałt w wysokości 0,30 €/km uwzględnia się przede wszystkim w odniesieniu do odcinka przejechanego transportem publicznym. Kolejność użytkowania samochodu i transportu miejskiego nie ma dla tych wyliczeń żadnego znaczenia (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 21 i 22). Jest to korzystniejsze dla podatnika, ponieważ maksymalna kwota nie dotyczy drogi pokonanej samochodem.
Przykład: Pan Müller dojeżdża codziennie swoim samochodem 10 km do najbliższej stacji kolejowej, a stamtąd 90 km pociągiem do pracy. Najkrótsze połączenie drogowe z jego domu do pierwszego miejsca pracy wynosi 80 km.
Rozliczenie: z miarodajnej odległości wynoszącej 80 km, odcinek 10 km przypada na przejazd samochodem. Tylko dla pozostałej części trasy przejechanej pociągiem i wynoszącej 70 km (80 km – 10 km) obowiązuje kwota maksymalna.
W zeznaniach podatkowych za lata 2022 – 2026 pan Müller może odliczyć:
Ryczałt za dojazdy przysługujący na odcinku pokonanym samochodem:
230 dni × 10 km × 0,38 €/km = 874 €
Ryczałt za dojazdy przysługujący za odcinek pokonany pociągiem:
230 dni × 20 km × 0,30 €/km + 230 dni × 50 km × 0,38 €/km = 5.750 €, maksymalnie 4.500 €
Całkowita kwota do odliczenia 5.374 €
Pan Müller może odliczyć koszty za przejazdy pociągiem tylko wtedy, gdy będą wyższe niż 5.374 € (całkowity ryczałt za dojazdy, który można odliczyć za dany rok).
Dla transportu publicznego uwzględnia się tylko jeden odcinek trasy nawet wtedy, jeśli w drodze do pracy korzystasz z kilku różnych środków transportu publicznego (Sąd Finansowy Münster z 02.04.2014, 11 K 2574/12 E, EFG 2014 str. 1183).
Jeśli w ciągu roku zmienisz środek transportu, to maksymalna kwota przysługuje tylko za te dni, w których nie jechałeś do pracy samochodem. Ryczałt za dojazd do pracy oblicza się więc osobno dla każdego poszczególnego okresu.
Przykład: Pierwsze miejsce pracy Pani Schmidt znajduje się 90 km od jej domu. Przez trzy miesiące jeździ do pracy samochodem, a przez pozostałe dziewięć miesięcy pociągiem, w sumie przez 230 dni roboczych.
Ryczałt za dojazd do pracy transportem publicznym:
170 dni × 20 km × 0,30 €/km + 170 dni × 70 km × 0,38 €/km = 5.542 €, maksymalnie 4.500 €
Ryczałt za dojazd do pracy samochodem:
60 dni × 20 km × 0,30 €/km + 60 dni × 70 km × 0,38 €/km = 1.956 €
Łącznie do odliczenia w latach 2022-2026 6.456 €
Pani Schmidt może odliczyć koszty za przejazdy pociągiem tylko wtedy, gdy będą wyższe niż 6.456 € (całkowity możliwy do odliczenia ryczałt za dojazdy).
7.4 Wspólne przejazdy jednym samochodem (carpooling)
W przypadku wspólnych przejazdów jednym samochodem do pierwszego miejsca pracy miarodajnym jest dla każdego użytkownika najkrótsze dla niego połączenie drogowe na trasie z domu do pierwszego miejsca pracy. Dodatkowe odcinki wynikające z odbierania i dowożenia do domu poszczególnych pasażerów, nie są uwzględniane w rozliczeniach (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315 margines nr 16).
7.4.1 Carpooling jednostronny
Jeżeli wspólne przejazdy odbywają się zawsze tym samym samochodem, to właściciel tego pojazdu może bez ograniczeń odliczyć ryczałt za dojazdy między swoim mieszkaniem a pierwszym miejscem pracy jako koszty uzyskania przychodu. Pasażerowie mogą również odliczyć dla ich trasy ryczałt za dojazdy, ale tylko do maksymalnej kwoty 4.500 € (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 19).
7.4.2 Carpooling zmienny
Natomiast w przypadku wspólnych przejazdów, podczas których pasażerowie wykorzystują na zmianę swoje samochody, obowiązują następujące zasady:
▪ Najpierw musisz obliczyć ryczałt za dojazd do pracy za te dni, gdy byłeś tylko pasażerem, bowiem w tym przypadku jest on ograniczony do maksymalnej kwoty w wysokości 4.500 €.
▪ Następnie obliczasz ryczałt za dojazd do pracy za te dni, gdy byłeś kierowcą i korzystałeś ze swojego samochodu, bowiem w tym przypadku nie obowiązuje kwota maksymalna.
Sumę tych dwóch kwot można odliczyć jako koszt uzyskania przychodu.
Przykład: Wraz z dwoma kolegami jeździsz do pracy przez 195 dni roboczych w roku, codziennie na przemian którymś z Waszych samochodów. Przez pięć dni roboczych dojeżdżasz do pracy swoim samochodem. W związku z tym przez 130 dni jeździsz do pracy jako pasażer, a przez 70 dni własnym samochodem jako kierowca. Odległość od miejsca zamieszkania do pierwszego miejsca pracy wynosi 105 km.
Wysokość ryczałtu za dojazd do pracy jako pasażer:
130 dni × 20 km × 0,30 €/km + 130 dni × 85 km × 0,38 €/km = 4.979 €, maksymalnie 4.500 €
Wysokość ryczałtu za dojazd do pracy jako kierowca:
70 dni × 20 km × 0,30 €/km + 70 dni × 85 km × 0,38 €/km = 2.681 €
Łączna kwota do odliczenia w latach 2022 – 2026 7.181 €
Aby urząd skarbowy mógł dokonać prawidłowego odliczenia, należy wpisać w przypadku zmiennego carpoolingu w załączniku N na stronie 2 w jednym z wierszy od 35 do 38 ilość dni, w których korzystałeś z własnego samochodu i byłeś kierowcą. Natomiast ilość dni, kiedy byłeś pasażerem, należy wpisać w kolejnym wierszu.
Regulacja specjalna dla osób niepełnosprawnych
Osoby niepełnosprawne mogą odliczyć zamiast ryczałtu za dojazdy do pracy faktycznie poniesione wydatki jako koszty uzyskania przychodu (§ 9 ust. 2 zd. 3 ustawa o pod. dochodowym). Dotyczy to przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy, jak również w przypadku dojazdów do domu w ramach podwójnego prowadzenia gospodarstwa domowego.
8.1 Kto może ubiegać się o wyższe koszty przejazdu?
Z tej ulgi podatkowej mogą skorzystać osoby, które
▪ posiadają stopień niepełnosprawności na poziomie co najmniej 70 lub
▪ posiadają stopień niepełnosprawności na poziomie co najmniej 50 i dodatkowo ich mobilność w ruchu drogowym jest w znacznym stopniu ograniczona (symbol niepełnosprawności „G” lub „aG”).
Spełnienie tego wymogu należy potwierdzić za pomocą odpowiednich dokumentów, jak legitymacja osoby o znacznym stopniu niepełnosprawności lub zaświadczenie od organu emerytalnego (§ 9 ust. 2 zdanie 4 ustawy o pod. dochodowym; § 65 rozp. wykonawcze o pod. dochodowym).
! Jeśli stopień niepełnosprawności zostanie stwierdzony lub podwyższony z mocą wsteczną za kilka poprzednich lat i tym samym podatnik spełnia powyższe warunki, można skorygować rozliczenia podatkowe za poprzednie lata i wystąpić o odpowiednio wyższe koszty uzyskania przychodu za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy. Decyduje data ważności odpowiedniego dokumentu lub zaświadczenia (R 9.10 ust. 3 zdanie 4 LStR).
Jeśli niepełnosprawność wystąpi w ciągu roku, to od tego dnia można dokonać wyboru między ryczałtem za dojazdy a rzeczywistymi kosztami przejazdów. Za okres do momentu potwierdzenia niepełnosprawności odliczeniu podlega tylko ryczałt za dojazdy.
W przypadku obniżenia stopnia niepełnosprawności, w związku z czym podatnik nie spełnia już powyższych warunków, odliczeniu podlega tylko ryczałt za dojazdy od dnia podanego w zawiadomieniu o obniżeniu stopnia niepełnosprawności. Ewentualne przedłużenie rozszerzeń emerytalnych dla osób o znacznym stopniu niepełnosprawności na gruncie prawa emerytalnego nie może być przeniesione na grunt prawa podatkowego (postanowienie Tryb. Fin. z 11.03.2014, VI B 95/13, Dz. Pod. 2014 II str. 525). Złożona w tej sprawie skarga konstytucyjna Federalny Trybunał Konstytucyjny nie przyjął do rozstrzygnięcia (postanowienie Tryb. Konst. z 13.07.2016, 2 BvR 1108/14).
8.2 Koszty przejazdów podlegające odliczeniu
8.2.1 Ryczałt za dojazdy lub rzeczywiste koszty podróży
Osoby niepełnosprawne mogą odliczyć rzeczywiste wydatki za przejazd z domu do pierwszego miejsca pracy zamiast ryczałtu za dojazdy. Jeśli korzystają z prywatnego pojazdu, mogą dla uproszczenia zastosować ryczałt z tytułu kosztów podróży.
Oznacza to, że jako koszty przejazdu można odliczyć
- w przypadku jazdy własnym lub udostępnionym do użytku samochodem za każdy przejechany kilometr (w obie strony)
- ryczałt za koszty podróży w wysokości 0,30 € za każdy przejechany kilometr – co odpowiada 0,60 € za kilometr w obie strony
albo
rzeczywistą stawkę za przejechane kilometry.
Oprócz ryczałtu z tytułu kosztów podróży odliczeniu podlegają:
- opłaty parkingowe i opłaty drogowe;
- koszty powstałe na wskutek wypadku, do którego doszło na trasie między domem a pierwszym miejscem zatrudnienia (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 29).
- rzeczywiste koszty przejazdu w przypadku korzystania z transportu publicznego.
Aby urząd skarbowy uwzględnił w zeznaniu podatkowym wyższy ryczałt z tytułu kosztów podróży, należy wpisać na stronie 2 załącznika N cyfrę „1” oznaczającą „TAK” w odpowiednich polach kolumny „Stopień niepełnosprawności co najmniej …”, jeśli oczywiście spełniasz te wymogi. Dodatkowe koszty podlegające odliczeniu, takie jak opłaty parkingowe, należy wprowadzić w rubryce „Koszty uzyskania przychodu” w wierszach „Inne …”
Jeśli zdecydujesz się na odliczenie rzeczywistych kosztów przejazdu, wpisz swoje koszty w wierszach „Inne koszty uzyskania przychodu” w pozycji „Inne …”. Jeżeli chcesz ustalić dla swojego samochodu rzeczywistą stawkę kosztów za przejechane kilometry, to uwzględniasz całkowity koszt pojazdu, w szczególności jego amortyzację rozłożoną na okres użytkowania. Podstawą amortyzacji jest koszt nabycia samochodu. Te koszty trzeba jednak zmniejszyć, jeśli otrzymałeś dofinansowanie do zakupu samochodu lub dodatkowe wyposażenie dla osób niepełnosprawnych zgodnie z rozporządzeniem o pomocy w nabyciu pojazdów mechanicznych (KfzHV) (wyrok Tryb. Fin. z 14.06.2012, VI R 89/10, Dz. Pod. 2012 II str. 835).
Również dla osób niepełnosprawnych uznaje się tylko jeden przejazd tam i z powrotem w ciągu dnia roboczego. Niektóre osoby niepełnosprawne są jednak dowożone do i z pracy własnym lub udostępnionym do użytku samochodem – najczęściej przez małżonka. W tym przypadku przejazdy tylko kierowcy (podróż powrotna do domu i dojazd do pracy po odbiór osoby niepełnosprawnej) również podlegają odliczeniu według, albo ryczałtu z tytułu kosztów podróży albo na podstawie rzeczywistej stawki za przejechane kilometry (R 9.10 ust. 3 zdanie 2 LStR).
Przykład: Pan Siebert ma stopień niepełnosprawności na poziomie 90. Ponieważ nie posiada prawa jazdy, żona odwozi go rano do miejsca pracy oddalonego o 8 km i odbiera wieczorem. Pan Siebert może zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu przejazd z domu do pierwszego miejsca pracy:
8 km × 4 przejazdy × 0,30 € × 230 dni roboczych = 2.208 €
8.2.2 Przejazd różnymi środkami transportu
Jeśli do pracy jeździsz wyłącznie własnym samochodem, ryczałt z tytułu kosztów podróży (ew. wyższa stawka za kilometr) są zawsze korzystniejsze niż ryczałt za dojazdy.
Jeśli korzystasz z różnych środków transportu, możesz wybrać, czy chcesz przez jeden lub kilka dni roboczych skorzystać z ryczałtu za dojazd, czy z rzeczywistych kosztów dojazdu (prawo wyboru na konkretny dzień). To rozwiązanie stosuje się np. w przypadku zmiany środka transportu w ciągu roku.
Przykład: Pan Böhler posiada stopień niepełnosprawności na poziomie 50 oraz symbol »G«. Trasę do pracy o długości 60 km jeździ przez 130 dni roboczych swoim samochodem, a przez 100 dni transportem publicznym. Koszty za przejazdy pociągiem wynoszą 1.200 €.
Dla pana Böhler wypada korzystniej, jeśli za te dni, kiedy korzysta z pociągu, wykorzysta ryczałt za dojazdy (100 dni × 20 km × 0,30 €/km + 100 dni × 40 km × 0,38 €/km = 2.120 €), ponieważ ryczałt przewyższa koszty za przejazd pociągiem.
W zeznaniach podatkowych za lata 2022 – 2026 może odliczyć:
Za 130 dni faktycznie poniesione koszty
Ryczałt z tytułu kosztów podróży: 130 dni × 120 km × 0,30 €/km = 4.680 €
Za 100 dni ryczałt za dojazdy do pracy
Ryczałt za dojazdy: 100 dni × 20 km × 0,30 €/km + 100 dni × 40 km × 0,38 €/km = 2.120 €
Łączna kwota do odliczenia jako koszt uzyskania przychodu 6.800 €
W przypadku korzystania z różnych środków transportu w drodze do pracy urząd skarbowy uznaje albo rzeczywiste koszty, albo ryczałt za dojazd do pracy za każdy dzień roboczy. Masz zatem prawo wyboru w zależności od dnia w ramach tzw. największego uprzywilejowania. Od 2021 roku przy stosowaniu ryczałtu za dojazdy stosuje się zwiększoną stawkę należną od 21. kilometra drogi w pierwszej kolejności w odniesieniu do odcinka, który pokonujesz samochodem. Może to być dla Ciebie korzystne, ponieważ do tej części trasy nie obowiązuje maksymalna kwota w wysokości 4.500 € (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 29).
Wybór między „ryczałtem za dojazdy do pracy a rzeczywistymi kosztami” może być realizowana dla poszczególnych odcinków tylko w sposób jednolity. Niestety nie ma możliwości połączenia ryczałtu za dojazdy na określoną część przejazdu transportem publicznym lub wspólnymi dojazdami oraz korzystniejszy ryczałt z tytułu kosztów podróży na drugą część trasy pokonywanej samochodem prywatnym (wyrok Tryb. Fin. z 05.05.2009, VI R 77/06, Dz. Pod. 2009 II str. 729).
Przykład: Pan Specht (stopień niepełnosprawności 90) jeździ przez 220 dni w roku swoim samochodem 17 km do dworca kolejowego, a stamtąd jedzie pociągiem do pracy, która znajduje się 99 km od jego miejsca zamieszkania. Zatem odcinek pokonywany pociągiem wynosi 82 km. Bilet miesięczny kosztuje 240 €, a zatem 2.880 € rocznie.
Ze względu na kwotę maksymalną w wysokości 4.500 €, która obowiązuje dla trasy przejechanej pociągiem, w latach 2022 – 2026 pan Specht rozliczy się najkorzystniej w następujący sposób:
▪ 152 dni ryczałt za dojazdy (4.500 € : dzienny ryczałt za dojazdy za 82 km w wysokości 29,56 € (20 km × 0,30 €/km + 62 km × 0,38 €/km)) oraz
▪ 68 dni rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów.
Ustalenie rzeczywistych kosztów za 68 dni:
Ryczałt z tytułu kosztów podróży za
Odcinek przejechany samochodem: 68 dni × 17 km × 2 × 0,30 €/km = 693,60 €
Bilet kolejowy (udział za 68 dni): 2.880 € : 220 dni × 68 dni = 890,18 €
Razem faktycznie poniesione koszty 1.583,78 €
Ustalenie ryczałtu za dojazdy za 152 dni:
Odcinek przejechany samochodem 152 dni × 17 km × 0,38 €/km = 981,92 €
Odcinek przejechany pociągiem 152 dni × 20 km × 0,30 €/km +
152 dni × 62 km × 0,38 €/km = 4.493,12 €
Łączny ryczałt do odliczenia 5.475,04 €
W zeznaniach podatkowych za lata 2022 – 2026 pan Specht może odliczyć koszty związane z kosztem uzyskania przychodu w zaokrągleniu do łącznej kwoty 7.059 € (1.583,78 € + 5.475,04 €) za trasę między domem a pierwszym miejscem pracy (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 29 i przykład nr 12).
Świadczenia pracodawcy z tytułu dojazdu do pracy w Niemczech
9.1 Co jest wliczane do ryczałtu za dojazdy do pracy?
Wielu pracowników otrzymuje od pracodawcy dodatki za dojazd do pracy lub świadczenia rzeczowe za trasę z domu do pierwszego miejsca pracy. Takie świadczenia rzeczowe to np. korzystanie z samochodu służbowego lub uprawnienia do przejazdów transportem publicznym, jak np. bezpłatne lub ulgowe bilety służbowe.
Pytanie z punktu podatkowego brzmi, które z tych świadczeń pracodawcy można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu?
Ryczałt za dojazdy do pracy zawiera m.in.
▪ zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym nieopodatkowane ulgi i świadczenia rzeczowe od pracodawcy (np. bilety służbowe) na przejazdy transportem publicznym, jak również świadczenia pracodawcy, które są objęte ulgą dla świadczeń rzeczowych lub limitem w wysokości 44 € (od 2022 roku – kwota wolna w wysokości 50 €) na świadczenia rzeczowe i tym samym nieopodatkowane (§ 3 nr 15 zd. 3 oraz § 9 ust. 1 zd. 3 nr 4 zd. 5 ustawy o pod. dochodowym);
▪ dodatki na przejazdy i świadczenia rzeczowe opodatkowane przez pracodawcę ryczałtem w wysokości 15% (§ 40 ust. 2 zd. 2 nr 1, druga połowa zdania ustawy o pod. dochodowym).
Świadczenia pracodawcy za dojazd do pracy, które są opodatkowane według stawki ryczałtowej 25% i które standardowo podlegają opodatkowaniu jako wynagrodzenie, nie są odejmowane od ryczałtu za dojazd do pracy (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines 25-27).
Pracodawca musi wykazać zwolnione z podatku świadczenia lub świadczenia opodatkowane według stawki ryczałtowej 15%, które mogą być odliczone od ryczałtu za dojazdy do pracy pod numerem 17 lub 18 zaświadczenia o podatku od wynagrodzeń (§ 41b ust. 1 zd. 2 nr 6 i nr 7 ustawy o pod. dochodowym).
Te elektronicznie przekazywane do urzędu skarbowego kwoty należy uwzględnić w zeznaniu podatkowym na stronie 2 załącznika N w wierszu 39.
Świadczenia poświadczone przez pracodawcę zmniejszają Twoje koszty uzyskania przychodu za przejazd z domu do pierwszego miejsca pracy do wysokości ryczałtu za dojazdy. Zmniejszenie tego ryczałtu jest ograniczone do maksymalnie 0 € i jest dokonywane niezależnie od tego, czy faktycznie korzystasz z uprawnienia do przejazdu zapewnionego lub dofinansowanego przez pracodawcę. Jeżeli otrzymałeś od urzędu pracy ulgi na przejazd z miejsca zamieszkania do pierwszego miejsca pracy, należy je wpisać w wierszu 40 załącznika N. Urząd skarbowy zmniejszy wówczas koszt uzyskania przychodu o to nieopodatkowane świadczenie. Wyjaśnienia zawarte w tym rozdziale stosuje się odpowiednio w przypadku świadczeń pracodawcy za stałe przejazdy między domem a wyznaczonym przez pracodawcę miejscem zbiórki lub dużym obszarem działania.
9.2 Nieopodatkowane świadczenia od pracodawcy
9.2.1 Świadczenia dodatkowe za przejazdy środkami transportu publicznego
Zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym oprócz wynagrodzenia są również nieopodatkowane świadczenia otrzymane od pracodawcy
▪ za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy regularnym transportem publicznym (z wyłączeniem transportu lotniczego) oraz
▪ za prywatne przejazdy lokalnymi środkami transportu publicznego.
Zgodnie z powyższym rozporządzeniem zwolnione z podatku mogą być świadczenia wydane przez pracodawcę w postaci bezpłatnych lub o obniżonej cenie uprawnień do przejazdów (świadczenia rzeczowe), jak również dodatkowe wypłaty (wynagrodzenie pieniężne) na pokrycie uprawnień do przejazdu zakupionych przez pracownika. Dotyczy to biletów jednorazowych/wielokrotnych, biletów okresowych (np. miesięczne, roczne, Bahncard 100), ogólne uprawnienia do bezpłatnych przejazdów, uprawnienia do bezpłatnych przejazdów w określonych dniach (np. w przypadku alarmu smogowego) lub karty rabatowe (np. BahnCard 25, BahnCard 50). Szczegóły tego zwolnienia podatkowego organy podatkowe uregulowały w obszernym rozporządzeniu (pismo Min. Fin. z 15.08.2019, Dz. Pod. 2019 I str. 875).
Aby świadczenie było nieopodatkowane, musi być wydane lub wypłacone „dodatkowo do wynagrodzenia i tak należnego pracownikowi”. Świadczenie pracodawcy realizowane poprzez przeliczenie lub niewypłacenie wynagrodzenia nie może być zwolnione od podatku.
Świadczenia pracodawcy (świadczenia rzeczowe i dodatki pieniężne), które zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym są zwolnione od podatku, zmniejszają łącznie – również udział dotyczący przejazdów prywatnych – kwotę możliwą do odliczenia w ramach kosztów uzyskania przychodu jako ryczałt za dojazdy do pracy (§ 3 nr 15 zd. 3 ustawy o pod. dochodowym). Urząd skarbowy zmniejszy zatem kwotę nawet wtedy, gdy otrzymasz tylko nieopodatkowane świadczenia pracodawcy na prywatne przejazdy lokalnym transportem publicznym. Jeśli jednak świadczenie pracodawcy jest wolne od podatku zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży, kwota się nie zmniejsza.
Przykład: Pan Schneider jeździ swoim samochodem do pierwszego miejsca pracy oddalonego o 12 km przez 230 dni roboczych w roku. Otrzymał od pracodawcy nieopodatkowane dodatki w wysokości 400 € na prywatne przejazdy lokalnym transportem publicznym. Pracodawca musi zadeklarować tę kwotę w polu nr 17 w oświadczeniu o podatku od wynagrodzeń.
W swoim zeznaniu podatkowym pan Schneider może wykazać jako dodatek za dojazdy do pracy:
(230 dni × 12 km × 0,30 €/km =) 828 €. Urząd skarbowy odejmie od tej kwoty 400 €, zatem ostatecznie pan Schneider będzie mógł odliczyć 428 € jako koszty uzyskania przychodu.
Takie rozliczenie nie musi być jednak niekorzystne. Dopóki pan Schneider nie będzie ponosił dalszych kosztów uzyskania przychodu przekraczających 372 € (1.200 € – 828 €), zwolnione od podatku świadczenie pracodawcy nie będzie skutkować zwiększonym podatkiem, ponieważ tak czy inaczej, otrzyma on ryczałt pracowniczy w wysokości 1.200 € (do 2021 roku wynosił 1.000 €).
Kwota jest pomniejszana o wartość przekazanego uprawnienia na przejazdy lub o wartość dopłaty otrzymanej od pracodawcy. Dla uproszczenia pracodawca może również uznać swoje wydatki (łącznie z podatkiem VAT) jako kwotę zmniejszającą. Jeżeli okres ważności biletu wynosi dwa lata kalendarzowe, uznaje się, że świadczenie pracodawcy powstało w roku, w którym bilet został wykupiony. W celu odliczenia ryczałtu za dojazdy do pracy wartość biletu zostanie jednak rozłożona proporcjonalnie na okres ważności.
Przykład: W czerwcu 2022 pan Haase otrzymał od swojego pracodawcy roczny bilet o wartości 600 € na przejazdy regionalnym transportem publicznym, który był ważny od 01.07.2022 do 30.06.2023.
Jako uprawnienie do przejazdu lokalnym transportem publicznym przekazany bilet roczny o wartości 600 € jest w całości zwolniony z podatku. Jednakże w celu pomniejszenia ryczałtu za dojazdy do pracy, wartość biletu zostanie rozłożona proporcjonalnie do jego okresu ważności, czyli 12 miesięcy. Zatem kwota redukująca wynosi 300 € zarówno w roku 2021 jak i w roku 2022.
Ryczałt za dojazdy do pracy może zostać zredukowany maksymalnie do kwoty 0 €, a redukcję przeprowadza się niezależnie od tego, czy pracownik faktycznie korzysta z przekazanego lub dofinansowanego przez pracodawcę uprawnienia na przejazdy czy nie. Nie zmniejsza się jednak ryczałtu za dojazd do pracy, jeśli pracownik oświadczy pracodawcy, że rezygnuje z uprawnienia do przejazdu, np. nie przyjmując biletu lub go zwracając (pismo Min. Fin. z 15.08.2019, Dz. Pod. 2019 I str. 875, margines nr 27 do 41).
9.2.2 Ulga dla świadczeń rzeczowych i limit w wysokości 50 €
Nieopodatkowane świadczenia pracodawcy rekompensujące przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy, które nie przekraczają ulgi dla świadczeń rzeczowych w kwocie rocznej 1.080 € lub limitu wolnego od podatku w wysokości 50 € (do 2021 roku limit wynosił 44 €) wliczają się również do ulgi na dojazdy (§ 9 ust. 1 zd. 3 nr 4 zd. 5 ustawy o pod. dochodowym).
Wynagrodzenie nie przysługuje, jeśli pracodawca udostępni pracownikowi bilet na dojazd do pracy w cenie biletu na przejazd uzgodnionej z organizatorem transportu (pismo Min. Fin. z 27.01.2004, Dz. Pod. 2004 I str. 173). Ta korzyść cenowa wynikająca z taryfy specjalnej (np. zniżka dla klientów hurtowych, standardowa zniżka ilościowa) w porównaniu z ceną normalną pozostaje zatem wolna od podatku i nie zmniejsza naliczanego ryczałtu za dojazdy.
Jednak to, co pracodawca zapłaci za Twój bilet służbowy dodatkowo w ramach przekształcenia części wynagrodzenia w oszczędności emerytalne, stanowi opodatkowane wynagrodzenie, o ile ta kwota – wraz z innymi świadczeniami rzeczowymi – nie wchodzi w limit dla świadczeń rzeczowych wynoszący 50 € miesięcznie. W tym przypadku dodatek jest co prawda wolny od podatku zgodnie z § 8 ust. 2 zd. 11 ustawy o pod. dochodowym, ale zmniejsza Twoje koszty uzyskania przychodu.
Jeśli świadczenie z tytułu biletu pracowniczego jest wyższe, pracodawca może to świadczenie
▪ opodatkować ryczałtem w wysokości 15%, ale tylko do wysokości kosztów uzyskania przychodu za dojazd do pierwszego miejsca pracy (§ 40 ust. 2 zd. 2 nr 1 ustawy o pod. dochodowym). To zryczałtowane, opodatkowane wynagrodzenie jest dla pracownika wolne od podatku, ale zostanie odliczone od ryczałtu za dojazdy.
▪ opodatkować ryczałtem w wysokości 25% (§ 40 ust. 2 zd. 2 nr 2 ustawy o pod. dochodowym). To opodatkowane ryczałtem wynagrodzenie jest dla pracownika wolne od podatku i nie jest odliczane od ryczałtu za dojazdy.
Pracownicy firm transportowych są często przewożeni bezpłatnie lub po obniżonej cenie do pierwszego miejsca pracy. W takich przypadkach wartość porównywalnego biletu pracowniczego jest traktowana jako korzyść pieniężna, lecz nie przekraczając ulgi na świadczenia rzeczowe w wysokości 1.080 € rocznie, świadczenie to pozostaje wolne od podatku. To nieopodatkowane świadczenie pracodawcy odejmuje się od ryczałtu za dojazdy. Dotyczy to również sytuacji, gdy np. pracownikowi wypożyczalni samochodowej został przekazany do użytku jeden z samochodów, którym może dojeżdżać do i z pracy.
9.3 Świadczenia opodatkowane 15% stawką ryczałtową
9.3.1 Ogólne informacje dotyczące opodatkowania ryczałtowego
Do pewnej kwoty pracodawca może naliczyć zryczałtowany podatek od wynagrodzeń w wysokości 15% od świadczeń rzeczowych (samochód służbowy, bilet służbowy) przekazanych z tytułu przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy oraz od dopłat na przejazdy wypłacanych dodatkowo do wynagrodzenia.
Od ryczałtowo opodatkowanej kwoty nie nalicza się ani podatku, ani składek na ubezpieczenie społeczne.
Przeważnie pracodawca płaci zryczałtowany podatek dodatkowo do dodatku z tytułu kosztów przejazdu. Może jednak obarczyć tym podatkiem pracownika (Urząd ds. Transportu Towarów, wyrok z 05.08.1987, 5 AZR 22/86, DB 1988 str. 182). Do zryczałtowanego podatku od wynagrodzeń należy doliczyć dodatek solidarnościowy i ewentualnie zryczałtowany podatek kościelny.
Przerzucony na Ciebie przez pracodawcę zryczałtowany podatek jest dla Ciebie niekorzystny, jeśli innymi kosztami uzyskania przychodu przekroczyłeś już kwotę ryczałtu pracowniczego wysokości 1.000 €. W ten sposób świadczenia opodatkowane ryczałtem zmniejszają Twoje koszty uzyskania przychodu, a tym samym zwiększają Twoje opodatkowane wynagrodzenie). Ponadto podatek ryczałtowy nie jest uwzględniany w zeznaniu podatkowym i nie zostanie odliczony jako zapłacony już podatek od wynagrodzeń.
Pracodawca może opodatkować korzyść pieniężną lub dodatek do przejazdów maksymalnie ryczałtem w wysokości 15%, którą pracownik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z tytułu przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy. Dla uproszczenia, pracodawcy mogli do tej pory zawsze zakładać, że przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy odbywają się w 15 dni roboczych w ciągu miesiącu. Od 01.01.2022 nie ma to już zastosowania, jeśli można prognozować, że w przyszłości pracownik zazwyczaj nie będzie już przyjeżdżać przez pięć dni roboczych w tygodniu do pracy (np. praca w niepełnym wymiarze godzin, praca zdalna, telepraca, praca mobilna). W takich przypadkach liczba przejazdów zostaje proporcjonalnie zmniejszona. Zatem w przypadku, gdy pracownik przyjeżdża do miejsca pracy tygodniowo tylko przez trzy dni pracy, pracodawca może przyjąć, że przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy będzie tylko dziewięć (3/5 z 15 dni) w miesiącu (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, pkt 36, 37, 39, 41 i 45).
Jako pracownik należy jednak pamiętać, że owa uproszczona zasada, zwana również zasadą 15 dni, nie jest uwzględniana w zeznaniu podatkowym. W nowym piśmie z Ministerstwa Finansów w sprawie ryczałtu za dojazdy do pracy urząd skarbowy jasno uregulował, że ryczałtowe opodatkowanie naliczone przez pracodawcę nie ma wiążącego wpływu na zeznanie podatkowe, o ile opodatkowane ryczałtem kwoty przekraczają kwotę, którą można faktycznie wykazać w zeznaniu podatkowym jako koszty uzyskania przychodu za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy. Dotyczy to wszystkich spraw, które nie są jeszcze prawomocne (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315, margines nr 33).
Oznacza to, że jeśli pracodawca opodatkował ryczałtem wyższą kwotę, niż pracownik mógłby odliczyć w zeznaniu podatkowym dojazdy do pracy jako koszty uzyskania przychodu, urząd skarbowy doliczy tę dodatkową kwotę do wynagrodzenia brutto podlegającego opodatkowaniu. Kwota nadmiernie opodatkowana przez pracodawcę według stawki ryczałtowej (kwota dodatkowa) zostanie następnie opodatkowana przez małżeństwo indywidualnie w ramach zeznania podatkowego.
9.3.2 Dopłata za dojazd do pracy
Jeśli pracownik nie korzysta z transportu publicznego w drodze do pracy, dopłaty pracodawcy do kosztów przejazdu z domu do pierwszego miejsca pracy są z zasady wynagrodzeniem podlegającym opodatkowaniu. Pracodawca może jednak opodatkować te świadczenia ryczałtem w wysokości 15% do kwoty, którą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (§ 40 ust. 2 zd. 2 nr 1 ustawy o pod. dochodowym). Aby móc dokonać opodatkowania ryczałtowego, dopłata za przejazdy musi być wypłacona dodatkowo do i tak ego wynagrodzenia.
Możliwość opodatkowania ryczałtowego obowiązuje niezależnie od środka transportu wykorzystywanego w drodze do pracy, w związku z czym znajduje szczególnie zastosowanie głównie wtedy, gdy pracownik dojeżdża do pracy własnym samochodem.
Opodatkowanie ryczałtowe dopłat jest więc zazwyczaj ograniczone do kwoty, którą można odliczyć tytułem ryczałtu za dojazdy do pracy. Osobom niepełnosprawnym pracodawca może wypłacać opodatkowany dodatek do wysokości ryczałtu z tytułu kosztów podróży za każdy przejechany kilometr.
Przykład: W roku 2022 pani Herlitz jeździ przez 230 dni roboczych do odległego o 22 km miejsca pracy. Z tego tytułu otrzymuje od swojego pracodawcy dopłatę do przejazdów w wysokości 100 €.
Zryczałtowany podatek od wynagrodzeń wynosi 15% z 100 € = 15 €, wraz z 5,5% dodatkiem solidarnościowym oraz zryczałtowanym podatkiem kościelnym w wysokości np. 7% powstaje miesięcznie łączna kwota w wysokości 16,87 €, którą pracodawca odprowadza do urzędu skarbowego. Dla Pani Herlitz miesięczna dopłata jest nieopodatkowana i nie trzeba odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne.
Pod nr 18 w deklaracji dotyczącej podatku od wynagrodzeń za rok 2022 pracodawca wykazuje jako zryczałtowane świadczenie pracodawcy 1.200 € (100 € × 12).
W swoim zeznaniu podatkowym jako koszty uzyskania przychodu Pani Herlitz wykazuje: 230 dni × 20 km × 0,30 €/km + 230 dni × 2 km × 0,38 €/km = 1.554,80 €. Urząd skarbowy pomniejszył tę kwotę o 1.200 €, a więc zaokrąglając w górę ostatecznie pani Herlitz może odliczyć 355 € jako koszty uzyskania przychodu. Gdyby musiała sama zapłacić zryczałtowany podatek, w jej rozliczeniu nie zmieniłoby się nic.
9.3.3 Samochód służbowy i inne świadczenia rzeczowe za dojazdy do pracy
Świadczenia rzeczowe za dojazd do pierwszego miejsca pracy to przede wszystkim samochód służbowy lub bilet służbowy. W przeciwieństwie do dodatków finansowych, opisanych wcześniej opodatkowanie ryczałtem w wysokości 15% przez pracodawcę jest możliwe również w przypadku świadczeń rzeczowych, jeśli nie są one przyznawane jako dodatek do i tak należnego wynagrodzenia. Możliwe jest tu zatem przekształcenie części wynagrodzenia w oszczędności emerytalne. Wartość wykorzystania samochodu służbowego na dojazd do pierwszego miejsca pracy może być opodatkowana przez pracodawcę ryczałtem w wysokości 15%, z ograniczeniem do kwoty ryczałtu za dojazdy, którą można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu.
Również w tych przypadkach te świadczenia pracodawcy opodatkowane ryczałtem 15% pomniejszają ryczałt za dojazdy i dlatego należy je wykazać pod nr 18 zeznania o wysokości podatku od wynagrodzeń.
9.4 Niepodlegające odliczeniu świadczenia pracodawcy
Świadczenia pracodawcy za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy transportem publicznym oraz za prywatne przejazdy lokalnymi transportem miejskim, które zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym byłyby zwolnione z podatku, mogą być zamiast tego opodatkowane przez pracodawcę ryczałtem w wysokości 25%. Dla pracowników pozostają one również w tym przypadku wolne od podatku.
Zalety tej opcji dla pracownika: w zeznaniu podatkowym świadczenia opodatkowane według stawki ryczałtowej 25% nie są odejmowane od ryczałtu za dojazdy do pracy (§ 40 ust. 2 zd. 2 nr 2 ustawy o pod. dochodowym; pismo Min. Fin. z 18.11.2021, Dz. Pod. 2021 I str. 2315 margines nr 44).
Jeśli pracodawca skorzysta z tej możliwości i opodatkuje świadczenia pracodawcy, które w rzeczywistości są zwolnione z podatku zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym według zryczałtowanej stawki 25% za rok kalendarzowy, to świadczenia te mogą być realizowane również w drodze przekształcenia części wynagrodzenia na oszczędności emerytalne.
Oznacza to, że pracodawca może również opodatkować podlegające opodatkowaniu świadczenie rzeczowe z tytułu przekazania biletu służbowego w ramach przekształcenia części wynagrodzenia na oszczędności emerytalne według stawki ryczałtowej w wysokości 25% zamiast 15%, aby uniknąć sytuacji, w której świadczenie pracodawcy opodatkowane według stawki ryczałtowej zostanie odjęte od ryczałtu za dojazdy.
Przykład: Pani Holz dojeżdża regularnie w dni powszednie pociągiem ICE ze Stuttgartu do swojego pierwszego miejsca pracy w Karlsruhe. Dodatkowo do wynagrodzenia pracodawca zapewnia jej bilet kolejowy BahnCard 100, z której może bez ograniczeń korzystać także prywatnie. BahnCard 100 kosztuje 4.400 €. Regularna cena biletu rocznego na tej trasie wynosi 3.000 €.
Pani Holz nie jeździ w żadne podróże służbowe.
Te świadczenie rzeczowe dają korzyść pieniężną w wysokości 4.400 €. Zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym kwota 3.000 € jest wolne od podatku, tj. cena biletu rocznego na przejazd między domem a pierwszym miejscem pracy (pismo Min. Fin. z 15.08.2019, Dz. Pod. 2019 I str. 875, margines nr 13). W zeznaniu podatkowym ryczałt za dojazdy do pracy, który pani Holz może odliczyć, zostanie pomniejszony o 3.000 €. Kwotę tę pracodawca wykazuje pod nr 17 w zeznania o podatku od wynagrodzeń.
Alternatywnie istnieje jeszcze następująca możliwość: w ramach procedury odliczenia podatku od wynagrodzeń rezygnuje się ze zwolnienia podatkowego zgodnie z § 3 nr 15 ustawy o pod. dochodowym i pracodawca dobrowolnie płaci zryczałtowany podatek w wysokości 25% od kwoty 3.000 €. W tym przypadku odliczana przez panią Holz w zeznaniu podatkowym ryczałt za dojazdy nie zostanie pomniejszony i dlatego pracodawca nic nie wpisuje pod nr 17 zeznania o podatku od wynagrodzeń.
Nadwyżka w wysokości 1.400 € (4.400 € – 3.000 €) stanowi w obu przypadkach dochód podlegający opodatkowaniu i dlatego jest doliczana do dochodu brutto pani Holz. Nie może być ona opodatkowana według zryczałtowanej stawki 15%, ponieważ nie jest to świadczenie rzeczowe z tytułu przejazdu między domem a pierwszym miejscem pracy (pismo Min. Fin. z 18.11.2021, dz. Pod. 2021 I str. 2315 Przykład 15).
Jeśli żołnierze Bundeswehry korzystają z bezpłatnych przejazdów pociągiem w mundurze w Deutsche Bahn na dojazd do pierwszego miejsca pracy lub na przejazdy do domu w przypadku podwójnego prowadzenia gospodarstwa domowego, mogą oni ubiegać się o zryczałtowany dodatek za odległość na te przejazdy bez żadnych ulg. Dzieje się tak dlatego, że to świadczenie pracodawcy jest opodatkowane przez Bundeswehrę ryczałtem w wysokości 25%, a zatem nie wlicza się do ryczałtu (§ 40 ust. 2 zdanie 2 nr 3 ustawy o pod. dochodowym).
Jeśli pracodawca udostępnia pracownikom oprócz wynagrodzenia służbowy (elektryczny) rower do użytku prywatnego, a więc także do dojazdów do pracy, to nie należy z tego tytułu odprowadzać podatków ani składek na ubezpieczenie społeczne (§ 3 nr 37 ustawy o pod. dochodowym). To nieopodatkowane świadczenie rzeczowe nie jest odejmowane od ryczałtu za dojazdy do pracy (§ 9 ust. 1 zd. 3, nr 4 zd. 7 ustawy o pod. dochodowym) i dlatego nie jest wykazywane w zaświadczeniu o podatku od wynagrodzeń.
Przyznane przez pracodawcę oprócz wynagrodzenia bony na paliwo, które pozostają wolne od podatku w ramach limitu w wysokości 50 €o (do 2021 roku limit wynosił 44 €) dla świadczeń rzeczowych, nie są również odejmowane od ryczałtu za dojazdy. Ma to zastosowanie, o ile nie są one wyraźnie przyznawane na dojazdy do pierwszego miejsca pracy (Schönfeld/Plenker/Schaffhausen, Lexikon für das Lohnbüro 2022, s. 383).
Premia za mobilność dla osób dojeżdżających z daleka do pracy w Niemczech
Osoby dojeżdżające do pracy na długich dystansach, których dochód do opodatkowania jest niższy od podstawowej kwoty wolnej, nie muszą płacić podatku dochodowego. Podwyższenie ryczałtu za dojazd do pracy od 21. kilometra drogi, które weszło w życie w 2021 roku, nie stanowi dla nich ulgi podatkowej. Jako alternatywę dla podwyższonego ryczałtu za dojazdy urząd skarbowy będzie więc w tych przypadkach na wniosek wypłacał premię mobilnościową, jeśli pierwsze miejsce pracy jest oddalone od domu o co najmniej 21 kilometrów. Oprócz odległości, przy obliczaniu premii za mobilność znaczenie ma również wysokość kosztów uzyskania przychodu oraz dochód podlegający opodatkowaniu.
Premia za mobilność jest regulowana ustawowo w §§ 101 do 109 ustawy o pod. dochodowym i nie jest dochodem podlegającym opodatkowaniu (§ 106 ustawy o pod. dochodowym).
Premia mobilnościowa przyznawana jest na lata 2021 – 2026. Prawo do niej powstaje z końcem roku. Zatem za rok 2021 premia zostanie wypłacona po raz pierwszy w roku 2022.
Kto może otrzymać premię za mobilność?
Aby być uprawnionym do otrzymania premii za mobilność, należy spełnić następujące warunki:
▪ pierwsze miejsce pracy jest oddalone od domu o ponad 20 km oraz
▪ dochód do opodatkowania jest niższy niż podstawowa kwota wolna od podatku. W roku 2021 musi więc wynosić mniej niż 9.744 € rocznie lub mniej niż 19.488 € rocznie dla małżeństw rozliczających się wspólnie. W roku 2022 podstawowa kwota wolna od podatku wynosi 10.347 € lub 20.694 € rocznie.
Dochód podlegający opodatkowaniu, który wynosi mniej niż podstawowa kwota wolna od podatku, otrzymują przede wszystkim
▪ stażyści,
▪ osoby o niskich dochodach,
▪ uczniowie i studenci, którzy pracują w czasie wakacji,
▪ osoby, które pracują tylko przez kilka miesięcy w roku kalendarzowym i nie mają innych znaczących dochodów podlegających opodatkowaniu. W tych przypadkach również decyduje dochód do opodatkowania z całego roku kalendarzowego i nie jest pomniejszany proporcjonalnie do przepracowanych okresów.
Premia za mobilność może być również stosowana w przypadku rodzinnych przejazdów do domu w ramach prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego.
Ponieważ ryczałt za dojazd jest przyznawany niezależnie od środka transportu. O dodatek za mobilność można zasadniczo ubiegać się na wyżej wymienionych warunkach również w przypadku osób podróżujących koleją lub dojeżdżających wspólnie jednym samochodem.
Nie można ubiegać się o dodatek za mobilność w przypadku stosunków pracy (np. praca za 450 €), w których wynagrodzenie jest opodatkowane ryczałtem.
Organy podatkowe przyznają premię mobilnościową nie tylko w przypadku wynagrodzeń podlegających opodatkowaniu, ale również na wyżej wymienionych warunkach za przejazdy między domem a pierwszym miejscem pracy lub pierwszym miejscem pracy w związku z innymi dochodami podlegającymi opodatkowaniu. Zalicza się do nich dochody z rolnictwa i leśnictwa, handlu, samozatrudnienia, najmu i dzierżawy i inne.
Uprawnione są tylko przejazdy, za które można ubiegać się o podwyższony ryczałt za dojazdy od 21. kilometra trasy. Premia mobilnościowa nie przysługuje za przejazdy, które są rozliczane zgodnie z zasadami kosztów podróży, np. podróże w ramach zewnętrznej działalności zawodowej.
Dotyczy to również praktykantów, którzy dojeżdżają do szkoły zawodowej, ponieważ ta – w przeciwieństwie do przedsiębiorstwa, w którym odbywa się praktyka zawodowa – z reguły nie stanowi pierwszego miejsca pracy.
! Osoby niepełnosprawne, których dochód do opodatkowania jest niższy od podstawowej kwoty wolnej od podatku i które – ponieważ spełniają ku temu warunki – mogą rozliczać dojazdy do pracy na podstawie zasad rozliczenia kosztów podróży zamiast (podwyższonym) ryczałtem za dojazdy, powinny sprawdzić, czy w ich przypadku korzystniejsze będzie odliczenie przejazdów między domem a pierwszym miejscem pracy, wpisując do załącznika N tylko (podwyższony) ryczałt za dojazdy i składając wniosek o premię za mobilność.
Jak ubiegać się o premię za mobilność?
Aby otrzymać premię za mobilność, należy złożyć zeznanie podatkowe. Możesz ubiegać się o premię w wierszu 3 głównego formularza zeznania podatkowego.
Jako pracownik musisz również wypełnić „normalny” załącznik N oraz dodatkowo załącznik Mobilitätsprämie. Z reguły wniosek o premię za mobilność dotyczy tylko podanych w załączniku N dochodów, które nie wynikają z samozatrudnienia. W tym przypadku wystarczy, jeśli w wierszach 4 i 5 załącznika o premii mobilności wpiszesz odpowiednio cyfrę „1”.
Jeżeli wniosek o przyznanie premii mobilnościowej nie dotyczy dochodu wynikającego z samozatrudnienia, lecz innego dochodu podlegającego opodatkowaniu, np. zatrudnienie w zakładzie produkcyjnym, w wierszu 6 załącznika o premii mobilnościowej wpisz cyfrę „1” i podaj w wierszach 7 – 12 informacje m.in. dotyczące wyliczenia wysokości ryczałtu za dojazdy.
Wniosek o przyznanie premii mobilnościowej musisz złożyć w ciągu czterech lat od zakończenia roku, za który ma być ona wypłacona. W przypadku roku 2021 wniosek musi wpłynąć do urzędu skarbowego najpóźniej do końca 2025 roku. Premia za mobilność zostanie wypłacona przez urząd skarbowy tylko wtedy, gdy wyniesie ona co najmniej 10 €.
Premia za mobilność jest ustalana przez urząd skarbowy w ramach zeznania o wysokości podatku dochodowego wraz z oceną podatkową i wypłacana quasi jako ujemny podatek dochodowy.
Jeśli nie masz obowiązku złożenia deklaracji podatkowej i jeśli nie wnioskujesz o obliczenie podatku (np. w celu wyrównania podatku od wynagrodzeń), urząd skarbowy ustali podatek dochodowy na poziomie „0” przy wyliczaniu premii mobilności – nawet jeśli w indywidualnym przypadku istniałby podatek dochodowy do zapłacenia. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy dochód do opodatkowania jest niewiele niższy od podstawowej kwoty wolnej od podatku i gdy z powodu np. świadczeń z tytułu zastępstwa płacowego wypłaconych w kwocie niewiele poniżej obowiązkowej granicy wymiaru podatku 410 €, zaistniałby jednak podatek dochodowy w kwocie wyższej niż 0 €.
Obliczenie premii za mobilność
Wysokość premii za mobilność zależy od kilku czynników. Urząd skarbowy dokonuje parę obliczeń porównawczych w celu jej wyliczenia.
Podstawą wymiaru premii za mobilność jest zasadniczo podwyższony ryczałt za dojazdy do pracy w wysokości 35 centów (za rok 2021) lub 38 centów (za lata 2022 – 2026) od 21. kilometra drogi do pracy, ograniczony do kwoty niższej niż podstawowa kwota wolna od podatku.
W przypadku pracowników ma to jednak zastosowanie tylko wtedy, gdy podwyższony ryczałt za dojazdy do pracy wraz z innymi kosztami uzyskania przychodu przekraczają ryczałt pracowniczy w wysokości 1.200 € (do 2021 roku wynosił 1.000 €) rocznie (a więc miałyby również efekt obniżający podatek w przypadku innych pracowników).
Premia za mobilność wynosi 14% (co odpowiada stawce podatku naliczonego w skali podatkowej) tej podstawy wymiaru.
Przykład: Pan Pohl jeździł w 2021 roku przez 180 dni roboczych do swojego pierwszego miejsca pracy, które jest oddalone o 35 km od jego miejsca zamieszkania. Koszty uzyskania przychodu wynoszą:
180 dni × 20 km × 0,30 €/km = 1.080 €
180 dni × 15 km × 0,35 €/km = 945 €
Razem 2.025 €
Przypadek 1: Jego dochód podlegający opodatkowaniu wynosi 7.500 €, pozostałe koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 €, a zatem całkowite koszty uzyskania przychodu wynoszą 2.325 €. Obliczenie w tym przypadku wygląda następująco:
Ryczałt pracowniczy w wysokości 1.000 € zostaje przekroczony o 1.325 €, z czego 945 € przypada na zwiększony ryczałt za dojazd do pracy od 21. kilometra drogi.
▪ Dochód do opodatkowania jest niższy od kwoty podstawowej w wysokości 9.744 € za rok 2021 o 2.244 €. Łączny podwyższony ryczałt za dojazdy do pracy w wysokości 945 € nie przekracza podstawowej kwoty wolnej od podatku i nie prowadzi do ulgi podatkowej w tym zakresie.
▪ Podstawę wymiaru premii za mobilność stanowi zatem kwota 945 €.
Premia za mobilności wynosi 14% z 945 € = 132,30 €.
Przypadek 2: Jak w przypadku 1, ale dochód do opodatkowania jest wyższy i wynosi 9.300 €. Podobnie jak w przypadku 1, ryczałt pracowniczy w wysokości 1.000 € zostaje przekroczony o 1.325 €, z czego 945 € przypada na zwiększony ryczałt za dojazdy od 21. kilometra drogi.
▪ W tym przypadku dochód do opodatkowania jest jednak niższy od podstawowej kwoty wolnej od podatku w wysokości 9.744 € za rok 2021 tylko o 444 €. Podwyższony ryczałt za dojazdy w wysokości 945 € mieści się więc w kwocie, będącej poniżej podstawowej kwoty wolnej od podatku i w tej kwocie nie stanowi ulgi podatkowej.
▪ Podstawą wymiaru premii za mobilności jest więc w tym przypadku kwota 444 €.
Premia za mobilność wynosi 14% z 444 € = 62,16 €.
Dodaj komentarz