Uproszczona księgowość – czym jest i na czym polega?

Łatwa metoda obliczania zysku dla przedstawicieli wolnych zawodów. Warto działając na własny rachunek dowiedzieć się o co chodzi z uproszczoną księgowością? Jakie są jaj korzyści, a najważniejsze na czym w ogóle polega? Odpowiedzi na te pytanie znajdziecie w nowym artykule.

Samozatrudnienie daje wiele swobody, ale wiąże się też z licznymi obowiązkami. Zapewne dla sporej części osób pracujących na własny rachunek jednym z najmniej lubianych obowiązków jest prowadzenie księgowości, ponieważ oznacza to papierkową robotę. Trzeba rejestrować wszystkie wydatki i przychody, przechowywać faktury i paragony oraz obliczać wartość sprzedaży, czy też przynajmniej zyski wypracowane przez firmę. Ale jest też dobra wiadomość, przynajmniej dla osób wykonujących wolne zawody i drobnych przedsiębiorców: zazwyczaj są oni zwolnieni z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych i mogą ograniczyć się do uproszczonej księgowości. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie oznacza to pojęcie, jak rozwiązanie to działa w praktyce i czym różni się od pełnej księgowości.

Co oznacza obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Trzeba przyznać, że termin „Buchführungspflicht” jest nieco mylący, ponieważ sugeruje, że istnieją przypadki, w których nie wymaga się prowadzenia ksiąg. Faktem jest natomiast, że przedsiębiorca pracujący na własny rachunek zawsze musi udokumentować i zaksięgować swoje przychody i wydatki – choćby po to, by mieć rozeznanie w kwestii obrotów i zysków prowadzonej przez siebie firmy. Również urząd skarbowy musi dysponować podstawowymi danymi, na podstawie których będzie w stanie np. wyliczyć wysokość należnego podatku.

Istnieją jednak różnice w sposobie prowadzenia księgowości: rozróżnia się uproszczoną i pełną księgowość.

W dalszej części tego artykułu wyjaśnimy, co dokładnie oznacza termin „einfache Buchführung”, czyli „uproszczona księgowość” i kto może korzystać z tej formy prowadzenia księgowości. Pełna księgowość (niem. doppelte Buchführung) jest równoznaczna z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych i jest wyjaśniona bardziej szczegółowo poniżej.

Na czym polega uproszczona księgowość?

Jak sama nazwa wskazuje, prowadzenie uproszczonej księgowości nie jest niczym skomplikowanym. Wystarczy założyć księgę kasową – może to być nawet zwykła lista w Excelu – i miesiąc po miesiącu wpisywać do niej wszystkie przychody i wydatki firmy. Należy również odnotować, czy płatności dokonano gotówką, czy przelewem z rachunku bankowego. Po odjęciu kosztów od przychodów otrzymujemy zysk wypracowany przez firmę.

Celem tej uproszczonej księgowości jest posiadanie informacji na temat przychodów i wydatków na koniec roku obrotowego. Jak dokładnie wygląda prowadzenie uproszczonej księgowości i jakie pozycje można księgować, wyjaśnione jest w dalszej części tekstu.

Wskazówka: istnieje wiele programów księgowych, które ułatwiają prowadzenie księgowości i sprawiają, że nie trzeba poświęcać na to zbyt wiele czasu. Często oferują one kompletne rozwiązania optymalizujące sposób organizowania pracy związanej z przygotowywaniem ofert i wystawianiem faktur i są przeznaczone dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i małych firm. Dzięki takim rozwiązaniom prowadzenie księgowości może okazać się łatwe i przyjemne.

Dla kogo przeznaczona jest uproszczona księgowość?

Zasadniczo istnieją trzy kryteria, na podstawie których można stwierdzić, czy jest się zwolnionym z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych:

• firma została założona bez wpisu do rejestru handlowego
• zysk osiągany przez firmę przez co najmniej dwa kolejne lata obrotowe < 60.000 EUR
• roczne obroty firmy w co najmniej dwóch następujących po sobie latach obrotowych < 600.000 EUR

Te trzy punkty mają zastosowanie do wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą, w tym małych przedsiębiorców. Jeżeli dokonano wpisu do rejestru handlowego, ale spełnione są wymogi wymienione w punktach 2 i 3, wówczas również nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Jeśli dany podmiot jest zarejestrowany w urzędzie skarbowym jako osoba wykonująca wolny zawód, nie obowiązują limity dotyczące obrotów i zysków – nawet jeśli są one przekroczone, wystarczy, że będzie ona prowadzić uproszczoną księgowość. Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność rolniczą lub leśną, oprócz górnej granicy zysku obowiązuje również zasada, że wartość ekonomiczna użytkowanego gruntu musi być niższa niż 25.000 EUR – w przeciwnym razie konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości.

Tak więc zasadniczo uproszczona księgowość jest przeznaczona dla małych firm jednoosobowych i osób prowadzących własną działalność gospodarczą związaną z handlem, usługami oraz rzemiosłem. Ale uwaga: jeśli firma będzie dobrze się rozwijać, może okazać się, że próg 60.000 EUR rocznego zysku zostanie szybko przekroczony i trzeba będzie przestawić się z uproszczonej księgowości na pełną.

Kiedy nadejdzie ten czas, warto skorzystać z usług biura doradztwa podatkowego, które zajmie się prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz sporządzaniem wymaganych rocznych sprawozdań finansowych. Choć wiąże się to z comiesięcznymi kosztami obsługi księgowej, ale za to pozwala uniknąć (kosztownych) błędów.