Inaczej niż w przypadku uproszczonej księgowości, gdzie trzeba prowadzić tylko jedną księgę, pełna księgowość nie oznacza, że prowadzi się po prostu równolegle dwie księgi. Zasadniczo pełna księgowość, czyli sporządzanie bilansu, oznacza, że dla każdego przychodu lub wydatku dokonuje się dwóch księgowań na dwóch tak zwanych (wirtualnych) kontach. Np. zakup towaru handlowego za gotówkę jest ewidencjonowany po stronie Ma konta „Kasa” (co odzwierciedla zmniejszenie się stanu gotówki) i po stronie Winien konta „Rozliczenie zakupu towarów”.
Dzięki stosowaniu tej reguły możliwe jest zachowanie zasady równowagi bilansowej, która zakłada, że suma wartości wszystkich składników majątku jest równa sumie wartości źródeł ich finansowania. Niespójności lub błędne księgowania są natychmiast wychwytywane. Zestawienie aktywów i pasywów sporządzane na początek (bilans otwarcia) i koniec (bilans zamknięcia) okresu sprawozdawczego dostarcza informacji o zmianach zachodzących w przedsiębiorstwie. Częścią rocznego sprawozdania finansowego jest również rachunek zysków i strat oraz inwentaryzacja. Przekłada się to na znacznie większy nakład pracy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Z reguły warto wtedy skorzystać z usług księgowego lub zatrudnić go w firmie – to nie tylko oszczędność czasu, ale i sposób na uniknięcie błędów.
Prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkowe dla następujących przedsiębiorstw lub form prawnych:
- przedsiębiorcy, którzy w dwóch kolejnych latach osiągnęli zysk w wysokości ponad 60.000 EUR i/lub obrót w wysokości ponad 600.000 EUR
- spółki kapitałowe, takie jak spółka z o.o. (GmbH) lub spółka akcyjna (AG)
- spółki osobowe, takie jak spółka komandytowa (KG)
- Kalkulator i dokumenty
- Wskazówki dotyczące prowadzenia uproszczonej księgowości
Aby uproszczona księgowość rzeczywiście taką była, poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które ułatwią życie drobnym przedsiębiorcom:
1. Koniecznie zachowaj potwierdzenie poniesienia wydatku
Poproś o potwierdzenie zapłaty należności za wszystkie zakupy i wydatki biznesowe – na przykład o rachunek w restauracji lub w sklepie papierniczym, w którym kupujesz materiały biurowe.
2. Porządek to połowa sukcesu
Wszystkie faktury i paragony najlepiej przechowywać w segregatorze ułożone w porządku chronologicznym – dokumenty, co do których ma się wątpliwości, można przypiąć do kartki A4 i opatrzyć notatką. Jeśli do tego każdemu dokumentowi nada się kolejny numer, który będzie też figurował w (cyfrowej) książce kasowej, prowadzenie księgowości stanie się jeszcze łatwiejsze.
3. Stałe terminy
Tak, prowadzenie księgowości to zwykle zło konieczne, ale nie stanie się ono mniejsze, jeśli będzie się je stale odkładać na później. Dlatego najlepiej zaplanować sobie stały dzień w każdym miesiącu, który będzie poświęcony na uporanie się z papierkową robotą. Regularne wykonywanie tej pracy pozwala ograniczyć czas potrzebny na załatwienie formalności związanych z księgowością.
4. Może warto zatrudnić księgowego…
… jeśli papierkowa robota zaczyna Cię przerastać. To, co na początku pracy na własny rachunek można szybko zrobić samemu, w miarę upływu czasu, gdy firma dobrze się rozwija, może stać się bardziej skomplikowane. Najpóźniej w momencie przejścia z uproszczonej na pełną księgowość, warto zacząć korzystać z usług profesjonalistów.
Podsumowanie: prowadzenie uproszczonej księgowości jest naprawdę łatwe
Praca papierkowa zwykle nie należy do ulubionych zadań osób pracujących na własny rachunek: nie da się jednak tego obejść – nawet jeśli jest się zwolnionym z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak uproszczona księgowość to dobry kompromis, ponieważ wystarczy porządek w otrzymywanych i wystawianych fakturach oraz (cyfrowa) księga kasowa, by wykonać większość pracy, jaka się z tym wiąże. Po wprowadzeniu do księgi wszystkich przychodów i wydatków firmy w porządku chronologicznym, można natychmiast sprawdzić, jaki zysk wypracowała. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą bez wpisu do rejestru handlowego, osiągający zysk nie przekraczający 60.000 EUR, mogą korzystać z uproszczonej księgowości, która nie zabiera zbyt wiele czasu. Dopiero po przekroczeniu tego progu konieczne jest przejście na pełną księgowość. To moment, w którym już z całą pewnością warto zacząć korzystać z usług eksperta w dziedzinie doradztwa podatkowego.
