Jakie dokumenty należy przechowywać i jak długo?

Dokumenty podatkowe powinny być przechowywane przez co najmniej cztery lata po złożeniu deklaracji podatkowej, a niekiedy nawet dłużej.

Każdy Niemiec ma w domu średnio siedem segregatorów z niezliczonymi fakturami, pokwitowaniami, dowodami i umowami. Tak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Federalny Związek Firm Branży Informatycznej, Telekomunikacyjnej i Nowych Mediów (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, BITKOM). Z reguły osoby prywatne nie muszą wcale archiwizować wielu z nich. Są jednak również dokumenty, które należy zachować do końca życia.

Deklaracja podatkowa: jak długo należy przechowywać pokwitowania?

Potwierdzenia otrzymania dotacji, rachunki z apteki lub faktury za materiały biurowe – wszystko to są dokumenty potrzebne do złożenia zeznania podatkowego. Należy przechowywać te dokumenty w bezpiecznym miejscu po złożeniu deklaracji – co najmniej do czasu otrzymania decyzji urzędu skarbowego o wysokości podatku. Urząd skarbowy może bowiem w każdej chwili zażądać przedstawienia pokwitowań. Wiele osób pozbywa się dokumentów podatkowych zaraz po otrzymaniu decyzji podatkowej. Ale uwaga: jeśli decyzja została wydana z adnotacją o jej tymczasowości lub z zastrzeżeniem, wówczas należy kontynuować archiwizację dokumentów. To samo dotyczy sytuacji, gdy chce się złożyć odwołanie od decyzji urzędu.

VLH zaleca przechowywanie dokumentów podatkowych przez co najmniej cztery lata po złożeniu zeznania podatkowego. Wtedy ma się pod ręką wszystkie dokumenty potrzebne, by wykazać poniesione koszty.

Dla osób o wysokich dochodach przekraczających 500 000 euro, obowiązuje okres sześciu lat. Przedsiębiorstwa powinny przechowywać swoje księgi rachunkowe, inwentarze, bilanse i inne księgi nawet przez dziesięć lat.

Jakie dokumenty należy przechowywać z myślą o emeryturze?

Należy archiwizować w segregatorach wszystko, co dotyczy własnej emerytury – są to często dokumenty, które na pierwszy rzut oka nie mają nic wspólnego z emeryturą: obejmują one dowody potwierdzające wykształcenie zawodowe, otrzymywanie świadczeń socjalnych oraz zaświadczenia dotyczące okresów ubezpieczenia. Oznacza to, że powinno się być w stanie jak najpełniej wykazać przebyty proces edukacji i przebieg kariery zawodowej. Jest to ochrona na wypadek gdyby zakład ubezpieczeń emerytalnych nie zapisał wszystkich danych przekazanych przez przyszłego emeryta.

A co z polisami ubezpieczeniowymi?

Również polisy ubezpieczeniowe powinny być przez pewien czas przechowywane. Niezależnie od tego, czy chodzi o polisę ubezpieczeniową na życie czy ubezpieczenie wyposażenia domu, zasadniczo zaleca się przechowywanie tych dokumentów przez cały okres trwania umowy. Ogólna zasada brzmi: dopóki trwa ochrona ubezpieczeniowa, dopóty nie wolno niszczyć dokumentów. Dokumenty związane z ubezpieczeniem emerytalnym mają szczególne znaczenie: polisę ubezpieczeniową należy przechowywać przez cały okres gromadzenia oszczędności.

Jakie zasady obowiązują w odniesieniu do wyciągów bankowych?

Istnieje tylko kilka wyjątkowych przypadków, w których osoby prywatne są ustawowo zobowiązane do przechowywania wyciągów bankowych. Ale uwaga: wyciągi z konta mogą służyć jako dowód dokonania wielu innych płatności, takich jak czynsz czy faktury za usługi rzemieślnicze. Wyciągi bankowe powinny być przechowywane przez cztery lata.

Jeden z wyżej wspomnianych wyjątków dotyczy osób zarabiających ponad 500 000 euro rocznie. Mają one obowiązek przechowywania wyciągów bankowych przez okres sześciu lat.

A co z fakturami za usługi rzemieślnicze?

Będąc najemcą lub właścicielem domu należy przechowywać faktury od rzemieślników lub innych usługodawców przez okres dwóch lat. Jednakże, podobnie jak w przypadku wyciągów bankowych, eksperci zalecają czteroletni okres ich przechowywania. Okres ten jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym została dokonana płatność.

W przypadku zagubienia lub niezamierzonego pozbycia się dokumentów, należy skontaktować się z odpowiednią instytucją – na przykład z bankiem lub ubezpieczycielem – i poprosić o kopię. Zwykle nie ma problemu z zamówieniem duplikatu dokumentów, w wielu przypadkach trzeba się jednak liczyć z wysokimi opłatami za dostarczenie nowych egzemplarzy.

Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch das zuständige Amt, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein nicht ersetzen.
Uwaga dotycząca doradztwa: Niniejszy artykuł zawiera jedynie sugestie i krótkie wskazówki, nie może być zatem uznany za wyczerpujący. Znajdujące się w nim informacje nie mogą zastąpić osobistej konsultacji z właściwym urzędem, doradcą podatkowym lub stowarzyszeniem zajmującym się udzielaniem pomocy przy obliczaniu podatku dochodowego.