Wykonywanie wolnego zawodu w Niemczech: jakie kryteria muszą być spełnione?

Chcąc wykonywać wolny zawód w Niemczech, należy najpierw sprawdzić, czy spełnia się określone wymagania, pozwalające na samodzielną pracę w tym charakterze. Na początek warto dowiedzieć się, na czym polega różnica między działalnością gospodarczą (niem. gewerbliche Tätigkeit) a wykonywaniem wolnego zawodu (niem. freiberufliche Tätigkeit). Dla urzędu skarbowego to rozróżnienie jest bardzo ważne. Z kolei dla kas chorych, Branżowej Kasy Ubezpieczeń Społecznych, agencji pracy i innych urzędów – z reguły nie. Bardzo często nie tylko osoby stawiające pierwsze kroki w biznesie, ale również doświadczeni przedsiębiorcy mylą pojęcia Freiberufler, Freelancer i freier Mitarbeiter.

Czy w przypadku kasowej metody rozliczania się z podatku przez osoby wykonujące wolny zawód ma znaczenie wysokość obrotów?

Osoby wykonujące wolny zawód mogą wybrać metodę kasową (niem. Ist-Besteuerung), w przypadku której obowiązek podatkowy z tytułu zawieranych transakcji powstaje z dniem otrzymania przez podatnika całości lub części należności, a nie w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Obrót jest wyliczany na podstawie faktycznie uzyskanych wpływów. Taką możliwość mają również podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Inaczej niż w przypadku osób wykonujących wolny zawód, roczny obrót przedsiębiorców nie może przekroczyć 600 000 EUR, aby mogli oni zastosować procedurę, według której odprowadzenie podatku następuje po uregulowaniu przez klienta rachunku.

Czy przedstawiciele wolnych zawodów płacą podatek od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer)?

Osoby wykonujące wolny zawód nie płacą podatku od działalności gospodarczej, w związku z czym nie muszą składać związanej z tym deklaracji podatkowej. Z kolei przedsiębiorcy muszą zapłacić podatek od działalności gospodarczej, jeżeli osiągnięty z niej dochód przekracza kwotę wolną od podatku wynoszącą 24 500 EUR.

Czy przedstawiciele wolnych zawodów mają obowiązek przynależności do izby?

Niektóre grupy zawodowe podlegają obowiązkowi członkostwa w danej izbie, np. lekarze muszą być zrzeszeni w izbie lekarskiej, adwokaci w izbie adwokackiej, a doradcy podatkowi w izbie doradców podatkowych. W przypadku wolnych zawodów, które podlegają obowiązkowi członkostwa w izbie, obowiązują szczególne zasady. Osoby wykonujące takie zawody muszą zarejestrować się we właściwej izbie. Do wolnych zawodów podlegających obowiązkowi członkostwa w izbie należą:

• lekarze
• farmaceuci
• architekci
• inżynierowie konsultanci
• notariusze
• rzecznicy patentowi
• psychoterapeuci
• adwokaci
• doradcy podatkowi
• weterynarze
• audytorzy
• stomatolodzy

Nie ma natomiast obowiązku przynależności do Izby Przemysłowo-Handlowej i Izby Rzemieślniczej.

Czy osoby wykonujące wolny zawód muszą wstąpić do Künstlersozialkasse?

Künstlersozialkasse odpowiada za zabezpieczenie społeczne artystów, muzyków i publicystów. Istnieje wiele innych kas opieki społecznej dostępnych dla osób wykonujących różne wolne zawody. Künstlersozialkasse (w skrócie: KSK) pokrywa w okresie członkostwa część kosztów ubezpieczenia emerytalnego, zdrowotnego i pielęgnacyjnego, które w przypadku pracowników ponosiłby pracodawca. Jest to swego rodzaju ubezpieczenie społeczne artystów.

Działalność gospodarcza (niem. Gewerbe) czy wolny zawód (niem. Freiberufler): czy ma się prawo wyboru?

Nie można decydować o tym, czy jest się przedstawicielem wolnego zawodu, czy też nie. Z chwilą rozpoczęcia działalności na własny rachunek status ten jest niejako nadawany automatycznie na podstawie posiadanego wykształcenia i/lub wykonywanej działalności. Decydującym czynnikiem jest to, czy dany zawód jest ujęty w specjalnym katalogu zawodów. Ustawodawca wyraźnie wymienił je w § 18 ust. 1 nr 1 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (niem. Einkommensteuergesetz, EStG):

• działalność naukowa, artystyczna, literacka, dydaktyczna lub wychowawcza
• lekarze, dentyści, lekarze weterynarii, osoby leczące metodami niekonwencjonalnymi, fizjoterapeuci
• adwokaci, notariusze, rzecznicy patentowi
• geodeci, inżynierowie, architekci
• specjaliści/konsultanci w dziedzinie chemii spożywczej lub przemysłowej
• audytorzy, doradcy podatkowi, doradcy ekonomiczni, biegli rewidenci, przedstawiciele podatkowi
• dziennikarze, fotoreporterzy
• tłumacze ustni, tłumacze pisemni
• piloci

W przypadku wielu z tych działalności wymagane jest odpowiednie wykształcenie, aby móc podjąć pracę w zawodzie (np. lekarze, prawnicy), inni jednak mogą wykonywać wolny zawód nawet bez specjalnego wykształcenia, o ile pracują w danej dziedzinie i mogą wykazać się odpowiednim doświadczeniem zawodowym (np. dziennikarze, tłumacze).

Kiedy i w jaki sposób należy zarejestrować działalność w urzędzie skarbowym?

Osoba, która jest przekonana tym, że wykonuje jeden z zawodów wymienionych powyżej, ujętych w specjalnym katalogu, powinna w ciągu czterech tygodni od rozpoczęcia działalności zarejestrować się we właściwym urzędzie skarbowym jako przedstawiciel wolnego zawodu. O tym, czy rzeczywiście zostanie ona uznana za osobę wykonującą wolny zawód, czy też będzie podlegać przepisom o działalności gospodarczej, decyduje urząd skarbowy.

W wielu przypadkach jest to jednak sprawdzane dopiero podczas przeprowadzanej po kilku latach kontroli urzędu skarbowego w przedsiębiorstwie. W przypadku późniejszego zakwalifikowania do kategorii przedsiębiorców, konieczne jest uiszczenie podatku od działalności gospodarczej za poprzednie lata z mocą wsteczną. Dlatego osoby wykonujące wolny zawód powinny już na samym początku, w momencie podejmowania pracy na własny rachunek, wyjaśnić z właściwym urzędem skarbowym, czy powinny być zakwalifikowane do tej kategorii, aby uniknąć konieczności zapłaty dużych zaległości podatkowych w późniejszym terminie.

Czy można zostać uznanym za przedstawiciela wolnego zawodu nawet po upływie kilku lat?

Nawet jeśli już od lat prowadzi się działalność jako przedsiębiorca, nie oznacza to, że już nigdy nie będzie można uzyskać statusu osoby wykonującej wolny zawód. Jeśli ktoś wykonuje jeden z zawodów wymienionych w katalogu, ale nie posiada wymaganego wykształcenia, może wykazać, że w istocie wykonuje wolny zawód, przedstawiając swoje doświadczenie zawodowe i próbki pracy. Należy wówczas wnieść sprzeciw od aktualnej decyzji o naliczeniu podatku od działalności gospodarczej oraz złożyć wniosek o zmianę decyzji, które już się uprawomocniły.

Jeśli uda się odpowiednio udokumentować wniosek o przyznanie statusu osoby wykonującej wolny zawód, wówczas można otrzymać zwrot niesłusznie zapłaconego podatku od działalności gospodarczej. W przeszłości wydano już szereg orzeczeń w tego typu sprawach, często dotyczących informatyków, projektantów stron internetowych i programistów, którym w efekcie przyznano status osoby wykonującej wolny zawód.

Przedstawiciel wolnego zawodu (Freiberufler) a przedsiębiorca (Gewerbetreibende) – co ich odróżnia?

Ci, którzy są zaliczani do grona osób wykonujących wolny zawód, mają duże korzyści. W przeciwieństwie do przedsiębiorcy, przedstawiciel wolnego zawodu nie musi płacić podatku od działalności gospodarczej. Osoba wykonująca wolny zawód nie musi sporządzać bilansu, niezależnie od wysokości osiąganego zysku. Zawsze może złożyć rozliczenie przychodów i rozchodów (niem. Einnahmenüberschussrechnung, EÜR). Można by zapytać, dlaczego jedna osoba pracująca na własny rachunek jest traktowana inaczej niż inna? Podatek od działalności gospodarczej zasila budżety miast i gmin. Dzięki tym środkom miasta utrzymują swoją infrastrukturę. Przyjmuje się, że osoby wykonujące wolne zawody prawie nie korzystają z tej infrastruktury. W przeciwieństwie do przedsiębiorcy budowlanego, adwokat nie jeździ ciężarówką po ulicach i nie zanieczyszcza miasta spalinami czy hałasem. Tak przynajmniej głosi teoria.

Jak klasyfikuje się działalność mieszaną?

Także Federalny Trybunał Finansowy (niem. Bundesfinanzhof, BFH) 18 października 2006 r. wydał w tej sprawie przełomowe orzeczenie o sygn..: XI R 10/06. Zgodnie z tym orzeczeniem, przedsiębiorstwo, w którym świadczone są usługi mieszane, należy klasyfikować na podstawie faktycznie wykonywanej działalności.

Działalność mieszana prowadzona oddzielnie

Jeśli można łatwo oddzielić od siebie działalność wykonywaną w ramach wolnego zawodu i działalność gospodarczą (np. lekarz weterynarii dodatkowo zajmuje się sprzedażą biżuterii), osoba pracująca na własny rachunek uzyskuje dochody z wykonywania wolnego zawodu i z działalności gospodarczej. Dla różnych rodzajów dochodów powinno się prowadzić oddzielną ewidencję. Powinny one również trafiać na odrębne konta bankowe.

Działalność mieszana, której elementy trudno od siebie oddzielić

Jeśli działalność wykonywana w ramach wolnego zawodu jest nierozerwalnie związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, cały dochód jest traktowany jako dochód z działalności gospodarczej. Przykładem może być architekt sprzedający domy pod klucz i przy okazji świadczący usługi architektoniczne.

Wszystkie osoby zakładające firmę, które nie są uznawane za przedstawicieli wolnych zawodów, muszą zarejestrować swoją działalność na własny rachunek w urzędzie ds. działalności gospodarczej i tym samym podlegają przepisom ustawy o działalności gospodarczej. Rejestracja działalności gospodarczej podlega opłacie. Urząd ds. działalności gospodarczej zawiadamia urząd skarbowy i Branżową Kasę Ubezpieczeń Społecznych o zarejestrowaniu działalności gospodarczej.

Jakie orzeczenia wydano w sprawie osób wykonujących wolny zawód?

Federalny Trybunał Finansowy (niem. Bundesfinanzhof) orzekał między innymi w sprawach, w których przedmiotem sporu była klasyfikacja podatkowa osób świadczących usługi informatyczne, prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek.

Magister ekonomii, specjalista w branży IT, który zdał egzamin państwowy, jako samouk wyszkolił się w zakresie tworzenia i konserwacji oprogramowania systemowego i samodzielnie świadczył usługi w tym zakresie dla przedsiębiorstw. Federalny Trybunał Finansowy stwierdził, że zakres i złożoność wykonywanych przez niego czynności odpowiadają zadaniom powierzanym absolwentom informatyki i że w związku z tym wykonuje on zawód podobny do zawodu inżyniera, a zatem wolny zawód.

BFH, sygn. akt: VIII R 63/06

Federalny Trybunał Finansowy przyznał również status przedstawiciela wolnego zawodu innemu samoukowi, który był z wykształcenia asystentem ekonomicznym, specjalistą w dziedzinie przetwarzania danych, który zdał egzamin państwowy. Świadczył on usługi doradcze w zakresie systemów informatycznych dla swoich klientów oraz zarządzał projektami informatycznymi w firmach jako zewnętrzny konsultant. W ocenie sądu są to usługi bardzo zbliżone do pracy inżyniera, stąd decyzja o przyznaniu statusu osoby wykonującej wolny zawód, nawet pomimo tego, że szkolenie nie było zakończone uzyskaniem stopnia inżyniera.

BFH, sygn. akt: VIII R 79/06

W innej sprawie magister inżynier, specjalista w zakresie inżynierii komputerowej, pracował na własny rachunek jako administrator systemów dla kilku przedsiębiorstw i monitorował sieci firmowe, używając między innymi własnego oprogramowania narzędziowego. Federalny Trybunał Finansowy zakwalifikował jego działalność jako typowe usługi inżynierskie i przyznał mu status osoby wykonującej wolny zawód.

BFH, sygn. akt: VII R 31/07

Wszystkie osoby, które na podstawie powyższych wyroków dojdą do wniosku, że prowadzona przez nie działalność gospodarcza powinna być uznana za wykonywanie wolnego zawodu, powinny jak najszybciej zwrócić się do swojego urzędu skarbowego o nadanie im właściwego statusu. W tym celu powinny one szczegółowo opisać prowadzoną działalność, a także załączyć dokumenty, które by to potwierdziły (np. faktury). Jeśli urząd skarbowy przychyli się do tego wniosku, wszystkie jeszcze nieprawomocne decyzje podatkowe zostaną zmienione, a decyzje w sprawie podatku od działalności gospodarczej zostaną uchylone.

Ale uwaga: brak podatku od działalności gospodarczej spowoduje wzrost podatku dochodowego, a to z kolei może niekiedy prowadzić do konieczności uiszczenia znaczących kwot z tytułu zaległego podatku. Trzeba więc być na to przygotowanym. 

Freiberufler a Freelancer – na czym polega różnica?

Czy terminy Freiberufler i Freelancer opisują różne rodzaje działalności, czy też są to dwa terminy dla jednej i tej samej działalności? W potocznym użyciu dość często spotykamy się z terminami Freiberufler i Freelancer jako synonimami pojęcia freelancer/wolny strzelec. Nacisk położony jest tu na słowo wolny – co ma podkreślać zasadniczą różnicę pomiędzy freelancerami a stałymi pracownikami lub fikcyjnym samozatrudnieniem.

Warto zwrócić uwagę na to, że: Freelancer (freier Mitarbeiter) może być osobą wykonującą wolny zawód, ale nie musi nią być. Freelancer może być również osobą prowadzącą samodzielną działalność gospodarczą.

Osoby wykonujące wolny zawód nie muszą rejestrować działalności gospodarczej i nie muszą płacić podatku od działalności gospodarczej. Muszą one jednak powiadomić urząd skarbowy o rozpoczęciu prowadzenia działalności na własny rachunek, co zazwyczaj następuje po założeniu firmy za pomocą formularza podatkowego.

Zanim freelancer zacznie świadczyć usługi, powinien zawsze domagać się pisemnej umowy z klientem. Musi ona zawierać szczegółowy opis usługi, która ma być świadczona, oraz informację o tym, że zleceniobiorca jest freelancerem. Ponadto, w umowie powinny znaleźć się zapisy dotyczące wynagrodzenia, zwrotu ewentualnych kosztów podróży i materiałów, a także okoliczności, w jakich każda ze stron może odstąpić od umowy.

Czy freelancer może być jednocześnie osobą wykonującą wolny zawód?

Taka kombinacja jest oczywiście możliwa. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby doradca podatkowy czy notariusz pracował również jako freelancer. Nie zmienia to jednak jego statusu jako przedstawiciela wolnego zawodu. Nawet jeśli doradca podatkowy pracuje jako freelancer na rzecz jakiegoś projektu, nadal pozostaje osobą wykonującą wolny zawód.

Freiberufler i freie Mitarbeiter – na czym polega różnica?

Na pierwszy rzut oka można by pomyśleć, że pojęcia te opisują jedno i to samo. Często zdarza się więc, że wiele osób rozpoczynających własną działalność gospodarczą całkiem nieświadomie myli freelancerów z osobami wykonującymi wolny zawód.

Freelancerzy, podobnie jak osoby wykonujące wolny zawód, są samodzielnymi przedsiębiorcami i wystawiają faktury za wykonane usługi. Jednakże freelancer to przedsiębiorca, który wykonuje zlecenia na rzecz innego przedsiębiorcy, najczęściej osobiście, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. To taki jakby podwykonawca. Jest to bardzo popularna forma udzielania zleceń w sektorze usług. Tym terminem określa się rodzaj stosunku służbowego, aby odróżnić freelancera od pracownika. Freelancer może być zatem zarówno osobą wykonującą wolny zawód, jak i przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą.