Jak wspomniano powyżej, na potrzeby uproszczonej księgowości należy założyć książkę (cyfrową), w której zapisuje się wszystkie otrzymane i wystawione faktury. Wpisy powinny być dokonywane chronologicznie, z podziałem na przychody i wydatki. Idealnym rozwiązaniem jest korzystanie z programu księgowego, ponieważ pozwala on w dowolnym momencie sprawdzić obroty i zyski w danym miesiącu i w całym roku.
Aby to zobrazować, posłużymy się poniższym przykładem:
Nr faktury Data Przychody Wydatki Uwagi Saldo
1 01.01.2020 100,00 € – Klient 1 100,00 €
2 05.01.2020 200,00 € – Klient 2 200,00 €
3 05.01.2020 – 50,00 € Wydatek 1 – 50,00 €
4 09.01.2020 – 10,00 € Wydatek 2 – 10,00 €
… … … … … …
Przychody ogółem 300,00 €
Wydatki ogółem 60,00 €
Saldo ogółem 240,00 €
Oprócz comiesięcznego uzupełniania księgi kasowej, należy przechowywać w segregatorze wszystkie związane z tym dokumenty. Trzeba przechowywać je przez okres dziesięciu lat, aby w razie kontroli urzędu skarbowego móc udowodnić prowadzenie księgowości zgodnie z przepisami. Aby dowiedzieć się więcej na temat prawidłowego przechowywania rachunków i innych dokumentów podatkowych, warto zapoznać się z GoBD. Jest to skrót od słów „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych).
Ważne: w przypadku uproszczonej księgowości rejestrowane są tylko te pozycje, które zostały już zaksięgowane. Na przykład jeżeli w styczniu zostanie wystawiona faktura, którą klient zapłaci dopiero w marcu, to faktura ta zostanie zaksięgowana dopiero w marcu. To samo dotyczy należności: jeśli właściciel firmy opłaci abonament telefoniczny za styczeń dopiero w lutym, płatność ta zostanie zaksięgowana później.
Na koniec roku rozliczenie przychodów i rozchodów (niem. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR) pozwala w prosty sposób obliczyć zysk przedsiębiorstwa. Kalkulacja ta typowa dla uproszczonej księgowości jest odpowiednikiem rocznego sprawozdania finansowego w przypadku pełnej księgowości.
