Kto po raz pierwszy rejestruje działalność gospodarczą, z pewnością ma wiele pytań w tej kwestii. Jak prawidłowo wypełnić formularz? Jakie dokumenty trzeba złożyć? Ten wpis zawiera odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej. Dzięki niemu poznasz najważniejsze wymogi i kwestie do spełnienia przy rejestracji własnej działalności gospodarczej! Więc tym bardziej jeżeli po raz pierwszy chcesz wejść w świat przedsiębiorców, to musisz to przeczytać!
Czy każdy może zarejestrować działalność gospodarczą?
Zgodnie z § 1 Ustawy o prowadzeniu działalności gospodarczej (Gewerbeordnung, GewO) zasada wolności gospodarczej określa, że każda osoba może prowadzić działalność gospodarczą, o ile niniejsza ustawa nie przewiduje wyjątków lub ograniczeń. W przypadku niektórych branż do założenia i prowadzenia działalności są potrzebne dodatkowe pozwolenia.
Kiedy należy zarejestrować działalność?
§ 14 ustawy GewO stanowi, że działalność należy zarejestrować, jeżeli m.in.
- podejmowana jest działalność komercyjna,
- następuje przejęcie istniejącego już przedsiębiorstwa,
- działalność zostaje przeniesiona do innej gminy,
- otwierana jest filia,
- przedmiot działalności ulega zmianie.
Gdzie należy zarejestrować działalność?
Przedsiębiorca rejestruje swoją działalność w urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeamt) lub w miejscu ds. rejestracji działalności gospodarczej (Gewerbemeldestelle) we właściwym urzędzie gminy lub miasta. W większych miastach urząd ds. działalności gospodarczej często znajduje się w urzędzie rejonowym lub okręgowym (Orts- oder Bezirksamt). W mniejszych okręgach urząd ds. działalności gospodarczej może się mieścić w tym samym budynku jak biuro meldunkowe. Zatem w zależności od regionu urzędy mogą być różnie ulokowane. Wbrew pozorom, centralny rejestr działalności gospodarczej (Gewerbezentralregister) nie jest odpowiedzialny za rejestrację. Nie pełni również funkcji przeglądu wszystkich w Niemczech osób prowadzących działalność gospodarczą.
Rejestrując działalność, należy dokładnie opisać działalność. Sposób składania wniosku (osobiście, pisemnie lub przez internet) każde miasto reguluje inaczej. Niektórzy czytelnicy słyszeli być może, że odpowiedzialny za rejestrację jest również urząd ds. porządku publicznego (Ordnungsamt). Nie jest to całkiem błędna informacja, ponieważ urząd ds. działalności gospodarczej jest często włączony właśnie do Ordnungsamt. W większości przypadków działalność jest więc rejestrowana w Ordnungsamt. Jednak nie stanowi to reguły.
Jakie wymogi trzeba spełnić, aby zarejestrować działalność?
Zgodnie z przepisami ustawy GewO prowadzenie działalności gospodarczej nie wymaga uzyskania jakiegoś konkretnego pozwolenia. Wystarczy ją zgłosić i zarejestrować. Jedyne warunki, jakie trzeba spełniać, aby móc zarejestrować działalność i które są sprawdzane podczas rejestracji, to:
- pełnoletność
- nieograniczona zdolność do czynności prawnych
- rodzaj i zakres działalności gospodarczej
- informacji o wspólnikach (jeśli tacy są)
Dla niektórych branż przepisy dotyczące działalności gospodarczej przewidują posiadanie konkretnych umiejętności i fachowej wiedzy. W tym przypadku należy spełnić i udowodnić dalsze wymagania. Po spełnieniu tych wymogów wystawiane są odpowiednie pozwolenia. Należą do nich działalności z zakresu opieki, przewozu osób, gastronomii itd.
Wymogiem nie jest natomiast forma prawna działalności gospodarczej. Wybór formy prawnej należy do podatnika. Forma prawna musi być jednak określona już w momencie rejestracji.
Czy każdy musi zarejestrować działalność?
Nie, nie każdy przedsiębiorca musi zarejestrować swoją działalność gospodarczą. Wszyscy samozatrudnieni wykonujący zawód wymieniony w § 18 ustawy o podatku dochodowym (Einkommensteuergesetz, EStG) lub podobny nie są zobligowani do zarejestrowania swojej działalności. Powinni jednak w dowolny sposób zgłosić rozpoczęcie działalności we właściwym urzędzie skarbowym. Innymi słowy, osoby wykonujące wolny zawód nie muszą rejestrować działalności gospodarczej.
Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji działalności gospodarczej?
Oprócz samego wniosku potrzebna jest zawsze kopia dowodu osobistego. Alternatywnie można dołączyć kopię paszportu i aktualne zaświadczenie o zameldowaniu potwierdzające miejsce zamieszkania. Zagraniczni przedsiębiorcy muszą dodatkowo przedstawić aktualne zezwolenie na pobyt. Oczywiście można również poprosić urzędnika o wykonanie kopii wszystkich niezbędnych dokumentów.
W zależności od rodzaju działalności, którą podatnik chce zarejestrować, mogą być potrzebne inne dokumenty i dowody. Należą do nich m.in.:
- zaświadczenie o niekaralności wydane przez policję
- wyciąg z rejestru handlowego
- dyplom mistrzowski
- zaświadczenia o braku zastrzeżeń
Jak już wspomniano, niezbędne dokumenty zawsze zależą od specyfiki danej branży. Szczególnie w przypadku rejestracji działalności, dla której wymagane są odpowiednie pozwolenia, trzeba będzie przedstawić dodatkowe dokumenty i dowody w celu uzyskania odpowiednich zezwoleń.
Czy muszę osobiście złożyć wniosek o rejestrację działalności gospodarczej, czy mogę wyznaczyć pełnomocnika?
Aby zarejestrować swoją działalność, podatnik nie musi udać się do urzędu ds. działalności gospodarczej i złożyć osobiście wniosek o rejestrację. Do rejestracji może upoważnić inną osobę. W większości gmin nie trzeba nawet stawiać się osobiście, bo wystarczy wysłać wniosek pocztą. W tym przypadku nie ma oczywiście potrzeby, aby wystawiać upoważnienie innym osobom. Trzeba jednak pamiętać o dołączeniu wszystkich formularzy, kopii dowodu osobistego oraz dokumentów ewentualnych wspólników (przy odpowiedniej formie prawnej). Jeżeli do rejestracji wymagane są dodatkowe zezwolenia, czasami osobista wizyta w urzędzie może się okazać konieczna.
Czy zgłoszenie działalności mogę wysłać pocztą w formie pisemnej?
Tak, większość gmin akceptuje rejestrację działalności gospodarczej drogą pocztową i nie wymaga, aby podatnik osobiście stawił się w urzędzie. Wystarczy wysłać wniosek pocztą lub wrzucić go do skrzynki znajdującej się bezpośrednio w urzędzie. Tylko nieliczne gminy wymagają, aby podatnik dokonał rejestracji osobiście w urzędzie i w tych gminach nie ma możliwości wysłania dokumentów rejestracyjnych pocztą. Jeśli jednak podatnik nie może stawić się osobiście, nadal ma możliwość udzielenia pełnomocnictwa innej osobie. Ważne, aby we wniosku podać swój numer telefonu, dzięki czemu urzędnik dokonujący rejestracji będzie mógł się z nami skontaktować w razie wątpliwości lub dodatkowych pytań.
Jednak z powodu pandemii spowodowanej koronawirusem zapewne żadna gmina nie będzie obecnie wymagać, aby przedsiębiorcy osobiście udali się do urzędu i złożyli wniosek o rejestrację działalności.
Czy działalności można zarejestrować online?
Niektóre urzędy ds. działalności gospodarczej umożliwiają wypełnienie i przesłanie wniosku przez ich stronę internetową. Jednak wniosek musi być podpisany przez podatnika, zatem i tak trzeba będzie udać się do urzędu. Zaletą rejestracji firmy online jest możliwość wypełnienia wniosku bez pośpiechu w swoim domu. Nikt nie pogania, żaden urzędnik nie zadaje dziwnych pytań lub jest niemiły. Ale z drugiej strony właśnie to może okazać się minusem w sytuacji, gdy podatnik ma pytania odnośnie wypełnienia wniosku. Wtedy nie ma nikogo w pobliżu, kto mógłby rozwiać nasze wątpliwości.
Czy osoba wykonująca wolny zawód musi zarejestrować swoją działalność?
Nie, osoba wykonująca wolny zawód (Freiberufler) nie musi rejestrować swojej działalności. Jest to jedna z różnic pomiędzy przedstawicielem wolnego zawodu (Freiberufler) a przedsiębiorcą (Gewerbetreibender).
Jeśli jednak przedstawiciel wolnego zawodu prowadzi również działalność gospodarczą, to zgodnie z ustawą o prowadzeniu działalności gospodarczej musi zarejestrować tę działalność dodatkową. Istnieje zatem możliwość, że osoby samozatrudnione wykonują zarówno wolny zawód, jak i prowadzą własną działalność gospodarczą.
O co należy wnioskować – o rejestrację działalności gospodarczej, czy zezwolenie na prowadzenie działalności?
Pojęcie zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej (Gewerbeschein) jest równoznaczne z rejestracją działalności gospodarczej. Zezwolenie jest jakby rezultatem rejestracji działalności, wypełnionym, podpisanym i ostemplowanym formularzem wydanym przez urząd ds. prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym dla zezwolenia obowiązują dokładnie te same wymogi jak dla rejestracji działalności. Również koszty są zatem identyczne jak dla rejestracji działalności, których wysokość może się różnić w zależności od danej gminy.
