Sytuacje życiowe czasem wymagają poszukiwania dokumentów sprzed lat. Jednakże, w rzeczywistości może okazać się to problematyczne, gdyż czasami nie udaje się znaleźć szukanego dokumentu, a bez niego nie da się załatwić konkretnej sprawy. Istnieją typy dokumentów, które można archiwizować przez określony czas, ale są też takie, które pozostają z nami na zawsze.
Dokumenty przechowywane przez całe życie
Przeciętnie osiem teczek posiada każda osoba mieszkająca na stałe w Niemczech. Zawierają one ważne dokumenty, które mogą okazać się przydatne w przyszłości do załatwienia wielu spraw. Niektóre z nich nie podlegają ograniczeniom czasowym, co oznacza, że pozostają z nami „na całe życie”. Do takich dokumentów należą:
- Akt urodzenia
- Akt chrztu
- Akt małżeństwa/rozwodu
- Akt opuszczenia kościoła
- Akt dziedziczenia
- Akt zgonu krewnych
- Testament
- Dokumentacja medyczna
- Dokumenty związane z emeryturą
- Karta Ubezpieczenia Społecznego
- Akt/dowód własności nieruchomości
- Ubezpieczenie na życie
Niemieckie prawo jasno wskazuje, że powyższe dokumenty nie powinno się wyrzucać, a jeśli to możliwe, warto także zapisać je w formie cyfrowej i zaszyfrowanej.
Dokumenty przechowywane przez określony czas
Niektóre dokumenty mają określony czas przechowywania, po którym można je wyrzucić. Do takich dokumentów należą:
Dokumenty, które trzeba przechować przez 30 lat:
- Wyrok sądu
- Nakaz sądowy
- Akta sprawy
- Listy od komornika i pozostała dokumentacja
- Potwierdzenia upadłości konsumenckiej
Dokumenty, które trzeba przechować przez 11 lat:
- Rozliczenia podatkowe (w tym w wersji cyfrowej)
Dokumenty, które trzeba przechować przez 10 lat:
- Wyciągi z wynajmu mieszkania (również cyfrowe)
- Faktury za wynajem (również cyfrowe)
Dokumenty, które trzeba przechować przez 5 lat:
- Faktury z tytułu remontów, przebudów, modernizacji i budów
Dokumenty, które trzeba przechować przez 3 lata:
- Wyciągi bankowe (również cyfrowe)
- Niezapłacone, przedawnione faktury/rachunki (również cyfrowe)
- Umowa najmu i protokół zdawczo-odbiorczy (również cyfrowe)
Dokumenty, które trzeba przechować przez 2 lata:
- Faktury potwierdzające prawo do własności (cyfrowe także)
- Umowy sprzedaży (również cyfrowe)
- Paragony (również cyfrowe)
Dokumenty, które trzeba przechować przez 1 rok:
- Potwierdzenie otrzymania darowizny (również cyfrowe)
- Wyciąg bankowy zawierający zyski osiągnięte ze sprzedaży papierów wartościowych (również cyfrowe)
- Zaświadczenie o podatku dochodowym (również cyfrowe)
- Wyciągi z wypłat (również cyfrowe)
Często dokumenty, które pozornie wydają się niepotrzebne, mogą okazać się bardzo ważne w późniejszym czasie. Dlatego warto zachować dokumentację związaną z różnymi wydarzeniami życiowymi, takimi jak zakup lub sprzedaż nieruchomości, wypadek samochodowy czy choroba.
Warto również pamiętać, że w przypadku przechowywania dokumentów w formie cyfrowej należy dbać o ich bezpieczeństwo. Dokumenty powinny być zaszyfrowane, a najlepiej przechowywać je na zewnętrznych nośnikach, takich jak dyski twarde lub pendrive’y. W przypadku chęci skorzystania z usług chmury, warto wybrać zaufanego dostawcę, który dba o bezpieczeństwo danych.
W razie wątpliwości dotyczących przechowywania dokumentów warto skonsultować się z ekspertami, takimi jak adwokaci czy doradcy podatkowi. Mogą oni udzielić fachowych porad i odpowiedzieć na pytania dotyczące prawa i procedur administracyjnych.
W dzisiejszych czasach, w dobie rozwijającej się technologii, zachowanie dokumentów w formie papierowej staje się coraz mniej popularne. Jednakże, nie wszystkie dokumenty można przechowywać w formie cyfrowej, dlatego też warto pamiętać o zachowaniu ich oryginałów, zwłaszcza w przypadku dokumentów ważnych i niezastąpionych.