Potrzebne dokumenty w Niemczech – jak długo trzymać

Sytuacje życiowe czasem wymagają poszukiwania dokumentów sprzed lat. Jednakże, w rzeczywistości może okazać się to problematyczne, gdyż czasami nie udaje się znaleźć szukanego dokumentu, a bez niego nie da się załatwić konkretnej sprawy. Istnieją typy dokumentów, które można archiwizować przez określony czas, ale są też takie, które pozostają z nami na zawsze.

Dokumenty przechowywane przez całe życie

Przeciętnie osiem teczek posiada każda osoba mieszkająca na stałe w Niemczech. Zawierają one ważne dokumenty, które mogą okazać się przydatne w przyszłości do załatwienia wielu spraw. Niektóre z nich nie podlegają ograniczeniom czasowym, co oznacza, że pozostają z nami „na całe życie”. Do takich dokumentów należą:

  • Akt urodzenia
  • Akt chrztu
  • Akt małżeństwa/rozwodu
  • Akt opuszczenia kościoła
  • Akt dziedziczenia
  • Akt zgonu krewnych
  • Testament
  • Dokumentacja medyczna
  • Dokumenty związane z emeryturą
  • Karta Ubezpieczenia Społecznego
  • Akt/dowód własności nieruchomości
  • Ubezpieczenie na życie

Niemieckie prawo jasno wskazuje, że powyższe dokumenty nie powinno się wyrzucać, a jeśli to możliwe, warto także zapisać je w formie cyfrowej i zaszyfrowanej.

Dokumenty przechowywane przez określony czas

Niektóre dokumenty mają określony czas przechowywania, po którym można je wyrzucić. Do takich dokumentów należą:

Dokumenty, które trzeba przechować przez 30 lat:

  • Wyrok sądu
  • Nakaz sądowy
  • Akta sprawy
  • Listy od komornika i pozostała dokumentacja
  • Potwierdzenia upadłości konsumenckiej

Dokumenty, które trzeba przechować przez 11 lat:

  • Rozliczenia podatkowe (w tym w wersji cyfrowej)

Dokumenty, które trzeba przechować przez 10 lat:

  • Wyciągi z wynajmu mieszkania (również cyfrowe)
  • Faktury za wynajem (również cyfrowe)

Dokumenty, które trzeba przechować przez 5 lat:

  • Faktury z tytułu remontów, przebudów, modernizacji i budów

Dokumenty, które trzeba przechować przez 3 lata:

  • Wyciągi bankowe (również cyfrowe)
  • Niezapłacone, przedawnione faktury/rachunki (również cyfrowe)
  • Umowa najmu i protokół zdawczo-odbiorczy (również cyfrowe)

Dokumenty, które trzeba przechować przez 2 lata:

  • Faktury potwierdzające prawo do własności (cyfrowe także)
  • Umowy sprzedaży (również cyfrowe)
  • Paragony (również cyfrowe)

Dokumenty, które trzeba przechować przez 1 rok:

  • Potwierdzenie otrzymania darowizny (również cyfrowe)
  • Wyciąg bankowy zawierający zyski osiągnięte ze sprzedaży papierów wartościowych (również cyfrowe)
  • Zaświadczenie o podatku dochodowym (również cyfrowe)
  • Wyciągi z wypłat (również cyfrowe)

Często dokumenty, które pozornie wydają się niepotrzebne, mogą okazać się bardzo ważne w późniejszym czasie. Dlatego warto zachować dokumentację związaną z różnymi wydarzeniami życiowymi, takimi jak zakup lub sprzedaż nieruchomości, wypadek samochodowy czy choroba.

Warto również pamiętać, że w przypadku przechowywania dokumentów w formie cyfrowej należy dbać o ich bezpieczeństwo. Dokumenty powinny być zaszyfrowane, a najlepiej przechowywać je na zewnętrznych nośnikach, takich jak dyski twarde lub pendrive’y. W przypadku chęci skorzystania z usług chmury, warto wybrać zaufanego dostawcę, który dba o bezpieczeństwo danych.

W razie wątpliwości dotyczących przechowywania dokumentów warto skonsultować się z ekspertami, takimi jak adwokaci czy doradcy podatkowi. Mogą oni udzielić fachowych porad i odpowiedzieć na pytania dotyczące prawa i procedur administracyjnych.

W dzisiejszych czasach, w dobie rozwijającej się technologii, zachowanie dokumentów w formie papierowej staje się coraz mniej popularne. Jednakże, nie wszystkie dokumenty można przechowywać w formie cyfrowej, dlatego też warto pamiętać o zachowaniu ich oryginałów, zwłaszcza w przypadku dokumentów ważnych i niezastąpionych.

Zadzwoń