Czy wszystkie koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy możemy odliczyć od podatku? Okazuje się, że tak! Jeżeli rzeczy, które kupujemy faktycznie służą do naszej pracy to możemy odliczyć je od podatku. Jak to zrobić? Przeczytaj!
Wypełniając deklarację podatkową można zawsze wykazać koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy. Chodzi o wszystkie przedmioty, których używa się na co dzień do wykonywania swoich obowiązków zawodowych, takie jak np. biurko i krzesło, komputer, zestaw słuchawkowy, monitor(y), drukarka, router, materiały biurowe itd. Koszty te może wykazać także ten, kto z powodu pandemii koronawirusa przez ostatnie kilka miesięcy pracował w domu przy stole kuchennym lub w kąciku do pracy urządzonym w salonie.
Odliczeniu podlegają koszty nabycia środków pracy, tj. cena zakupu wraz z podatkiem VAT, opłata pocztowa, opakowanie, koszty transportu itp.
Można również uwzględnić koszty przejazdów, jeżeli odbywały się one wyłącznie w celu zakupu lub odbioru środków pracy lub w celu uzyskania informacji przed dokonaniem zakupu.
Środki pracy, które kosztowały maksymalnie 800 euro netto (952 euro, w tym 19% VAT lub 856 euro w przypadku stawki VAT wynoszącej 7%, względnie 928 euro, w tym 16% VAT lub 840 euro w przypadku stawki VAT wynoszącej 5%) są wykazywane w pełnej wysokości w ramach kosztów uzyskania przychodu. Koszty zakupu przekraczające 800 euro (względnie 952 euro, w tym 19% VAT lub 856 euro w przypadku stawki VAT wynoszącej 7% / 928 euro, w tym 16% VAT lub 840 euro w przypadku stawki VAT wynoszącej 5%) podlegają amortyzacji przez okres użytkowania sprzętu. Do tego celu służą oficjalne tabele amortyzacyjne, które można znaleźć w intrnecie.
Co jeśli środki pracy są używane również do celów prywatnych?
Użytkowanie środków pracy także do celów prywatnych nie wpływa na rozliczenie podatkowe tylko wtedy, gdy ma całkowicie marginalne znaczenie. Za wartość graniczną przyjmuje się 10%. Co to dokładnie oznacza?
- użytkowanie sprzętu roboczego także do celów prywatnych w stopniu nie przekraczającym 10%: koszty podlegają odliczeniu w 100%.
- stopień wykorzystania do celów zawodowych mniejszy niż 10%: kosztów w ogóle nie można odliczyć od podatku.
- stosunek wykorzystania do celów prywatnych i służbowych inny niż wyżej wymienione: alokacja kosztów, np. w zależności od czasu lub powierzchni użytkowania.
Szczególny przypadek opodatkowania komputera wraz z urządzeniami peryferyjnymi
Na szczęście granice, o których mowa powyżej, nie dotyczą komputerów. Koszty związane z komputerem osobistym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w stopniu odpowiadającym jego wykorzystaniu do celów zawodowych. Dotyczy to zarówno kosztów zakupu komputera, jak i wydatków związanych z nabyciem urządzeń peryferyjnych (drukarka, skaner itp.) oraz kosztów eksploatacji tego sprzętu.
Każdy, kto używa prywatnego komputera w domu do celów służbowych i prywatnych, może w wielu przypadkach odliczyć część kosztów w stopniu odpowiadającym jego wykorzystaniu do celów służbowych, wykazując je jako koszty uzyskania przychodu.
Komputer zakupiony do użytku domowego może być używany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Dlatego też należy do przedmiotów o mieszanym przeznaczeniu. Zasadniczo urząd skarbowy uznaje koszty ponoszone na tego typu rzeczy tylko wtedy, gdy są one wykorzystywane prawie wyłącznie (dla urzędu skarbowego minimalny udział to 90%) do celów zawodowych.
Na szczęście próg 90% nie obowiązuje w odniesieniu do komputerów. Koszty związane z komputerem osobistym można natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w stopniu odpowiadającym jego wykorzystaniu do celów zawodowych. Dotyczy to nie tylko kosztów zakupu samego komputera, ale i wydatków związanych z nabyciem urządzeń peryferyjnych (drukarka, skaner itp.) oraz kosztów eksploatacji tego sprzętu.
Użytkowanie komputera do celów służbowych – co się do tego zalicza?
Wykorzystanie do celów zawodowych obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem pracy, takie jak:
- wykonywanie obowiązków zawodowych, np. pisanie tekstów, przygotowywanie prezentacji, przygotowywanie lekcji oraz zarządzanie danymi uczniów i ocenami w przypadku nauczycieli, sporządzanie statystyk na podstawie danych dotyczących sprzedaży, klientów, prowizji i planowania w przypadku przedstawicieli handlowych itd.
- użytkowanie komputera w celu odbycia szkolenia zawodowego
- korzystanie z komputera w celu zdobycia podstawowych umiejętności jego obsługi, które są niezbędne lub przydatne w pracy zawodowej
- używanie komputera w celu doskonalenia umiejętności posługiwania się nim, np. nauczenia się programu, z którego korzysta się w pracy
- korzystanie z komputera w celu przekwalifikowania się w ramach stosunku pracy lub w celu odbycia szkolenia w ramach kształcenia zawodowego
- używanie komputera do pisania listów motywacyjnych przy ubieganiu się o pracę
Użytkowanie do celów zawodowych obejmuje również wykorzystywanie komputera w celu uzyskiwania innych rodzajów dochodów. Koszty te podlegają proporcjonalnemu odliczeniu jako koszty uzyskania danego rodzaju przychodu. Przykładowe możliwości wykorzystania:
- zarządzanie wynajętymi nieruchomościami lub aktywami trwałymi
- działalność dodatkowa na własny rachunek
- Jeśli komputer jest używany w ramach szkolenia zawodowego, koszty z tym związane obniżają dochód (są uznawane za wydatki specjalne).
W jaki sposób udowodnić fakt użytkowania komputera do celów zawodowych?
Chcąc odliczyć od podatku część wydatków na komputer PC, należy udowodnić lub wiarygodnie wykazać, w jakim stopniu był on wykorzystywany do celów zawodowych. Istnieją różne – mniej lub bardziej pracochłonne – sposoby, aby to zrobić:
Jeśli zależy nam na tym, aby bardzo precyzyjnie określić udział jaki ma wykorzystywanie tego sprzętu do celów zawodowych, możemy prowadzić swoistą ewidencję czasu pracy na komputerze. Powinny w niej być zarejestrowane wszystkie godziny pracy użytkownika (data, godzina, czas trwania i konkretny cel). Należy prowadzić odrębną ewidencję dotyczącą korzystania z internetu i z samego komputera.
Wymaga to wprawdzie trochę pracy, ale dzięki temu jest mniejsza szansa na to, że urząd skarbowy zakwestionuje wskazany przez podatnika udział procentowy dotyczący korzystania ze sprzętu do celów zawodowych. Zwykle urzędy skarbowe uznają tego rodzaju ewidencję, jeżeli jest ona prowadzona prawidłowo i sumiennie. Nie trzeba jej prowadzić przez cały rok. Naszym zdaniem okres trzech miesięcy jest wystarczający – podobnie jak w przypadku kosztów usług telekomunikacyjnych i dostępu do internetu. Nawiasem mówiąc, urząd skarbowy nie może żądać prowadzenia takiej ewidencji, ponieważ nie ma prawnego obowiązku rejestrowania stopnia wykorzystania komputera do celów służbowych.
Można też oszacować procentowy udział wykorzystywania komputera do celów związanych z pracą. W tym celu należy możliwie jak najdokładniej opisać swoją działalność zawodową. Na tej podstawie urząd skarbowy stwierdzi, czy można w ogóle uznać dla celów podatkowych, że komputer domowy jest wykorzystywany do wykonywania pracy zawodowej. Należy także opisać, w jakich konkretnie celach komputer był używany, zarówno jeśli chodzi o działalność zawodową jak i prywatną aktywność użytkownika. Nie zaszkodzi przedstawić kilka próbek pracy. Następnie należy oszacować, w jakiej części korzysta się z komputera do celów służbowych i wykazać ten udział procentowy w swojej deklaracji podatkowej.
Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z uproszczonej zasady opracowanej przez Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof, BFH): urząd skarbowy może uznać 50% kosztów bez potrzeby wykazania przez podatnika, w jakim stopniu wykorzystywał komputer do celów związanych z pracą – pod jednym warunkiem: trzeba rzeczywiście używać komputera w znacznym stopniu do celów zawodowych. Trzeba więc przynajmniej ten fakt udowodnić urzędowi skarbowemu (orzeczenie BFH z dnia 19.02.2004 r., VI R 135/01). Jeśli urząd skarbowy zamierza uznać mniej niż 50% kosztów, musi to uzasadnić. Urząd skarbowy nie może tak po prostu założyć na podstawie doświadczenia życiowego, że komputer domowy jest w przeważającej mierze używany do celów prywatnych. Nie jest zatem dopuszczalne oszacowanie stopnia wykorzystywania do celów zawodowych na przykład na poziomie 35%, gdyż urząd uzna, że taki udział procentowy wynika z doświadczenia życiowego. W tym przypadku nie istnieje coś takiego jak zasada wynikająca z ogólnego doświadczenia. Zostało to wyraźnie podkreślone przez Federalny Trybunał Finansowy.
Wspólne korzystanie z komputera przez pary małżeńskie
Nawet jeśli oboje małżonkowie potrzebują komputera do celów służbowych, zasadniczo powinno wystarczyć jedno urządzenie w gospodarstwie domowym. Każdy z partnerów może wówczas odliczyć część kosztów z tym związanych (orzeczenie sądu finansowego Nadrenii-Palatynatu z dnia 16.09.1998 r., 6 K 1023/98). Najpierw trzeba oszacować, w jakim stopniu każdy z partnerów korzysta z komputera i w związku z tym jak rozkładają się całkowite koszty. Następnie na podstawie odpowiedniego udziału w kosztach ustala się stopień korzystania z komputera dla celów zawodowych przez każdego z małżonków z osobna zgodnie z zasadami opisanymi powyżej.
Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch das zuständige Amt, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein nicht ersetzen.
Uwaga dotycząca doradztwa: Niniejszy artykuł zawiera jedynie sugestie i krótkie wskazówki, nie może być zatem uznany za wyczerpujący. Znajdujące się w nim informacje nie mogą zastąpić osobistej konsultacji z właściwym urzędem, doradcą podatkowym lub stowarzyszeniem zajmującym się udzielaniem pomocy przy obliczaniu podatku dochodowego.
