Na samym początku powinieneś sprawdzić, czy Twój pracodawca w Niemczech pokrył koszty Twojej podróży służbowej. To ważne, jeśli chcesz odliczyć koszty podróży od podatku. Pamiętaj, że jeśli Twój pracodawca już zapłacił rachunki, nie możesz ich ponownie odliczyć.
Jeśli Twój pracodawca pokrył tylko część kosztów Twojej podróży służbowej, możesz odliczyć nadwyżkę wydatków, których nie pokrył, dokumentując je w urzędzie skarbowym. W przypadku odliczenia podlegają tylko koszty, które zapłaciłeś osobiście.
Jeśli Twojemu pracodawcy nie przysługuje żaden zwrot kosztów, możesz odliczyć wszystkie koszty swojej podróży służbowej.
Jakie koszty podróży można odliczyć w Niemczech?
Jeśli spełniasz warunki odliczenia kosztów podróży służbowych od podatku w Niemczech, możesz uwzględnić w swoim rocznym zeznaniu podatkowym następujące koszty:
- koszty transportu,
- koszty wyżywienia,
- koszty zakwaterowania,
- dodatkowe koszty podróży.
W swoim zeznaniu podatkowym możesz podać swoje wydatki na dwa sposoby: faktycznie poniesione koszty lub stawkę ryczałtową.
Koszty transportu w Niemczech
Jeśli chodzi o koszty transportu w podróży służbowej w Niemczech, należy rozróżnić rodzaj transportu użyty w podróży. Nie można odliczyć od podatku kosztów transportu, jeśli użyto samochodu służbowego. Jeśli jednak użyto transportu publicznego lub taksówki i zachowano rachunki/bilety, koszty można odliczyć.
Można również skorzystać z własnego środka transportu podczas podróży służbowej. W takim przypadku przysługuje stawka ryczałtowa za koszty transportu. Obecnie stawka ryczałtowa wynosi:
- samochód – 30 eurocentów/kilometr,
- motocykl/skuter – 20 eurocentów/kilometr,
- motorower lub rower elektryczny – 20 eurocentów/kilometr.
Jeśli koszty Twojej podróży służbowej w Niemczech przekroczyły 30 eurocentów za kilometr, możesz podać wyższą stawkę, ale musisz dokładnie udowodnić swoje roczne koszty pojazdu, co może być trudne do zrealizowania (wymagane są paragony za samochód oraz dziennik pokładowy).
Koszty dodatkowego wyżywienia w czasie niemieckiej podróży służbowej
Zgodnie z założeniami ustawodawcy, pracownik podczas niemieckiej podróży służbowej jest zobligowany do ponoszenia większych kosztów na posiłki niż w przypadku przebywania w domu. Dlatego też, takie wydatki można odliczyć od podatku. Warto zaznaczyć, że są to kwoty ryczałtowe, które są różne w zależności od czasu trwania wyjazdu służbowego.
Po reformie kosztów podróży w Niemczech w 2014 roku, wprowadzono dwie stawki zryczałtowane, które zostały podwyższone:
- Jeśli podróż służbowa trwa kilka dni, w zeznaniu podatkowym można odliczyć 28 € za każdy dzień roboczy.
- Jeśli podróż trwa jedynie jeden dzień (od 8 do 24 godzin), można odliczyć kwotę 14 € (wcześniej było to 12 €). Warto zauważyć, że ta kwota odnosi się również do dni przyjazdu i wyjazdu w przypadku dłuższych podróży służbowych.
Przepisy dotyczące odliczeń podatkowych związanych z kosztami podróży służbowych w Niemczech są dość szczegółowe. Oprócz kosztów dodatkowego wyżywienia, można odliczyć również koszty zakwaterowania. Jednakże, w przypadku odliczenia kosztów zakwaterowania, kwota musi być rzeczywista, a koszty wyżywienia nie są uwzględniane w cenie. W sytuacji, gdy rachunek hotelowy obejmuje koszty za nocleg i wyżywienie, odliczenie będzie możliwe tylko po potrąceniu kwoty za posiłki zgodnie z obowiązującymi stawkami. Jeśli pracujesz jako kierowca ciężarówki, masz prawo ubiegać się o odliczenie kosztów organizacji noclegu we własnym zakresie zgodnie z ustaloną stawką ryczałtu.
Ponadto, w zeznaniu podatkowym możesz również odliczyć wiele innych kosztów związanych z niemiecką podróżą służbową, takich jak bilety wstępu na różne wydarzenia (targi, konferencje), opłaty drogowe, opłaty za parking, bilety komunikacji miejskiej, koszty wynajmu samochodu, przejazd taksówką, koszty przechowywania bagażu oraz ubezpieczenie bagażu.
