Home office: koszty domowego biura

W dobie wszechobecnego Internetu wiele osób pracuje w trybie home office, czyli w zaciszu domowego biura. Jako że wiążą się z tym różnego rodzaju wydatki, poniższy artykuł wyjaśni szczegółowo, które koszty, w jakiej wysokości i w jaki sposób można odliczyć od podatku.

Niektóre firmy umożliwiają swoim pracownikom częściowo lub w całości wykonywanie swojej pracy w domu. Nowomodnie i zapożyczając z angielskiego, nazywamy pracę wykonywaną przy domowym biurku „home office”. A czy koszty związane z prowadzeniem domowego biura można odliczyć od podatku?

Faktycznie fiskus pozwala odliczyć związane z tym wydatki w ramach kosztów uzyskania przychodów, ale tylko po spełnieniu konkretnych warunków. Odpowiedni pogląd można otrzymać w ciągu kilku sekund, oglądając nasz informacyjny filmik. Natomiast wszystkich, którzy chcieliby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, zapraszamy do dalszej lektury.

1. Brak miejsca do pracy w siedzibie pracodawcy pozwala odliczyć 1.250,- € rocznie

Osoby, które nie posiadają swojego miejsca do pracy w siedzibie pracodawcy, mogą odliczyć od podatku wydatki związane z domowym biurem – jednak tylko w maksymalnej kwocie 1.250,- € rocznie. Jeśli zatem faktycznie poniesione wydatki są niższe niż ustawowy limit, w deklaracji podatkowej można wykazać tylko rzeczywiste koszty.

Z tych przepisów skorzystają np. pracownicy terenowi, przedstawiciele handlowi lub nauczyciele. Ci ostatni często nie posiadają np. w szkole własnego miejsca do pracy i muszą z tego powodu sprawdzać klasówki albo przygotować kolejne lekcje w domu.

Aby urząd skarbowy uznał poniesione koszty za wyposażenie, prąd lub czynsz, pomieszczenie musi być odpowiednio przygotowane do pracy biurowej i może być wykorzystywane wyłącznie lub niemalże wyłącznie do celów firmowych albo zawodowych. Zatem podatnik nie może odliczyć od podatku kosztów za urządzenie tylko kącika do pracy w salonie. Wrócimy do tego aspektu później.

Ważne: Maksymalny limit w wysokości 1.250,- € jest przypisany do osoby, a nie do miejsca. Zgodnie z wyrokiem wydanym w 2017 ,- € przez Federalny Trybunał Finansowy (sygnatura VIII R 15/15) pracownik posiadający w różnych miejscach dwa lub więcej pomieszczeń do pracy, może odliczyć maksymalnie przysługującą mu z tego tytułu kwotę tylko raz.

Natomiast gdy to samo pomieszczenie jest użytkowane przez kilku pracowników, wtedy każdy z nich ma prawo odliczyć po 1.250,- €, o ile rzeczywiście ponieśli wydatki z tego tytułu.

2. Home office stanowiące centrum działalności = nielimitowane odliczanie kosztów

Podatnicy, którzy pracują tylko w domu, jak np. pisarze, artyści lub niezależni dziennikarze, mogą odliczyć od podatku koszty związane z domowym biurem nawet w nieograniczonej wysokości – pod warunkiem, że pomieszczenie stanowi centrum ich całkowitej działalności zawodowej, a swojej pracy nie wykonują w innym miejscu poza domem.

Jak obliczyć koszty domowego biura? To proste!

Zasadniczo odliczeniu podlegają wszystkie koszty, które można przyporządkować bezpośrednio lub w odpowiedniej części domowemu biuru. Biurko, krzesło biurowe lub lampka na biurko są bezspornie elementami wyposażenia biura, które można bezpośrednio zakwalifikować i odliczyć w pełnej wysokości. W przypadku kosztów takich, jak czynsz, prąd lub ogrzewanie sytuacja przedstawia się nieco inaczej: te koszty dotyczą całego mieszkania, dlatego trzeba wyliczyć procentowy udział domowego biura w stosunku do całego mieszkania. Tylko ta część może być ujęta w zeznaniu podatkowym.

Oto krótki przegląd kosztów związanych z prowadzeniem domowego biura:

Ustalenie procentowego udziału domowego biura

Procentowy udział pokoju do pracy w stosunku do całego mieszkania można łatwo obliczyć według następującej formuły:

(powierzchnia pomieszczenia do pracy / całkowita powierzchnia mieszkania) x 100 = procentowy udział domowego biura

Przykładowe obliczenie

Henryk jest nauczycielem w gimnazjum. Jego mieszkanie posiada całkowitą powierzchnię 120 m2, natomiast jego biuro domowe zajmuje 10 m2. Udział procentowy pomieszczenia do pracy Henryk wylicza w następujący sposób:

(10 m2 / 120 m2) x 100 = 8,33%

Oznacza to, że Henryk może ująć w swoim zeznaniu podatkowym koszty za czynsz i opłaty eksploatacyjne w wysokości 8,33%.

Miejsce do pracy nie podlega odliczeniom

Od wielu lat bez wyjaśnienia pozostawało pytanie, czy koszty za urządzony kącik do pracy w salonie mogą być procentowo odliczone od podatku, czy też nie. Wielki Senat Federalnego Trybunału Finansowego zajął jasne stanowisko w swoim wyroku z dnia 27 stycznia 2016 r. (sygnatura GrS 1/14): koszty za kącik do pracy nie mogą być ujęte w deklaracji podatkowej.

Swoją decyzję sędziowie uzasadnili brakiem możliwości rozgraniczenia użytkowania kącika do celów prywatnych i zawodowych, ponieważ kwestia ta „nie może być obiektywnie sprawdzona”. Brakuje także kryteriów do szacunkowego podziału czasowego na te 2 rodzaje użytkowania. Wniosek: pomieszczenia z kącikiem do pracy służą w oczywisty sposób również prywatnym celom mieszkaniowym, a zatem poniesione z tego tytułu koszty nie podlegają odliczeniu.

Gdy szef wynajmuje nasze biuro domowe

Niekiedy zdarza się, że szef wynajmuje domowe biuro pracownika. W sprawie tego szczególnego przypadku Federalne Ministerstwo Finansów opublikowało w kwietniu 2019 r. specjalne pismo, w którym wyjaśnia, jak ta szczególna sytuacja powinna być postrzegana pod kątem podatku dochodowego. Bowiem w tym przypadku decydującym aspektem jest, która ze stron „w głównej mierze użytkuje” domowe biuro (źródło: Federalne Ministerstwo Finansów).

Jeśli domowe biuro służy przede wszystkim pracownikowi, bo co prawda posiada on miejsce do pracy w siedzibie pracodawcy, ale woli pracować w domu, wtedy przychody z tytułu czynszu powinny być opodatkowane jako wynagrodzenie za pracę.

W przeciwnej sytuacji, gdy przeważają korzyści pracodawcy, przychody pracownika zaliczają się do przychodów z tytułu wynajmu i dzierżawy. Taka sytuacja może wystąpić, gdy w zakładzie pracy pracownik nie ma swojego miejsca do pracy, a pracodawca nie miał możliwości wynajęcia innego biura. Zazwyczaj pracownik oraz pracodawca zawierają wtedy konkretną umowę najmu.

Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch das zuständige Amt, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein nicht ersetzen.
Uwaga dotycząca doradztwa: Niniejszy artykuł zawiera jedynie sugestie i krótkie wskazówki, nie może być zatem uznany za wyczerpujący. Znajdujące się w nim informacje nie mogą zastąpić osobistej konsultacji z właściwym urzędem, doradcą podatkowym lub stowarzyszeniem zajmującym się udzielaniem pomocy przy obliczaniu podatku dochodowego.