Häusliches Arbeitszimmer. Domowe biuro to jeden z ulubionych tematów organów podatkowych w Niemczech – ze względu na to, że trudno oddzielić przestrzeń prywatną od tej wykorzystywanej do celów zawodowych. Z tego powodu w międzyczasie wymogi w tym zakresie zostały znacznie zaostrzone. Jeśli jednak spełnia się określone warunki, to wykazując w deklaracji podatkowej koszty związane z domowym gabinetem można naprawdę sporo zaoszczędzić na podatkach.
Warto zatem przyjrzeć się bliżej temu tematowi. Po orzeczeniu wydanym w 2016 r. jest już jasne, że pokój do pracy w domu musi być pomieszczeniem umeblowanym jak biuro i musi być wykorzystywany niemal wyłącznie (w co najmniej 90 proc.) do celów biznesowych lub zawodowych. Jeśli na przykład w gabinecie znajduje się rozkładana sofa lub nawet łóżko, już sam ten fakt może spowodować, że pomieszczenie nie zostanie uznane za biuro domowe.
To samo dotyczy sytuacji, gdy w gabinecie znajduje się szafa z ubraniami i przedmiotami codziennego użytku. Przy ubieganiu się po raz pierwszy o uznanie pomieszczenia za domowe biuro, zwykle urząd skarbowy podejmuje decyzję dopiero po tym jak podatnik udzieli odpowiedzi na dodatkowe pytania urzędników. Często wymagany jest szkic lub rzut mieszkania lub domu. Jeśli pracownik ma jedynie kącik do pracy w pokoju, siedzi przy stole w kuchni lub pracuje w korytarzu lub pokoju przechodnim, to niestety odchodzi z kwitkiem. Sprawdza się też, czy na potrzeby niektórych czynności zawodowych jest do dyspozycji inne miejsce pracy (np. w firmie lub w przypadku nauczycieli, w szkole/pokoju nauczycielskim).
Odliczenie kosztów za pracę w domu w Niemczech
Federalny Trybunał Finansowy (niem. Bundesfinanzhof, BFH), najwyższa instancja niemieckiego sądownictwa finansowego, w orzeczeniu wydanym w sprawie o sygnaturze akt VI R 46/17 potwierdził, że to, w jakim stopniu wykorzystywane jest biuro domowe w stosunku do całej aktywności zawodowej, nie ma znaczenia. Sąd orzekł na korzyść skarżącej stewardesy, która oczywiście większość swojego czasu pracy spędza w samolocie i na lotnisku, ale np. grafik dyżurów, czy też pewne czynności przygotowawcze, wykonuje w swoim domowym gabinecie.
Można to również odnieść do innych grup zawodowych. Warto zatem sprawdzić, czy jest możliwe odliczenie kosztów domowego biura. Jeśli urząd skarbowy zgodzi się na to, wówczas można odliczyć maksymalnie 1 250 euro rocznie na osobę w gospodarstwie domowym, która korzysta z gabinetu do pracy w swoim mieszkaniu. Limit ten nie ma zastosowania tylko wtedy, gdy domowe biuro jest głównym miejscem prowadzenia działalności zawodowej lub biznesowej. Urząd skarbowy zazwyczaj akceptuje to tylko w przypadku niektórych grup zawodowych, takich jak niezależni dziennikarze, pisarze, graficy i osoby pracujące w domu.
Rozliczenie za pracę w domu w Niemczech
Jeśli pracownik wykonuje obowiązki zawodowe z domu tylko okazjonalnie, a przez większość czasu przebywa na swoim stanowisku pracy w firmie/biurze, wówczas nie ma możliwości skorzystania z ulgi podatkowej na domowe biuro i w grę wchodzi jedynie tzw. Homeoffice-Pauschale, czyli ryczałt za pracę zdalną. Jeśli jednak można skorzystać z ulgi podatkowej związanej z biurem domowym, to jakie konkretnie koszty można odliczyć i w jaki sposób to zrobić? Najpierw należy określić, jaką część całkowitej powierzchni mieszkalnej zajmuje gabinet. Przykładowo, jeśli gabinet ma powierzchnię 15 m2, a całe mieszkanie 100 m2, to można odliczyć 15 proc. kosztów.
Następnie należy zsumować koszty związane z mieszkaniem, takie jak m.in.:
- czynsz (w przypadku właścicieli nieruchomości koszty amortyzacji budynku i odsetki od kredytów)
- koszty energii i wody
- podatek od nieruchomości
- sprzątanie
- wywóz śmieci
- usługi kominiarskie
- ubezpieczenie domu
- składka na rzecz stowarzyszenia lokatorów itp.
Z reguły najemcy mogą znaleźć odpowiednie kwoty na rozliczeniu dodatkowych kosztów związanych z najmem. W trzecim kroku należy obliczyć kwotę podlegającą odliczeniu na podstawie wcześniej ustalonego udziału procentowego (w naszym przykładzie wynosi on 15 proc.). Do tego dochodzą koszty związane wyłącznie z gabinetem, takie jak koszt remontu pokoju. Ponadto wyposażenie gabinetu w biurko i krzesło, szafki na dokumenty, drukarkę itp. można odliczyć jako wyposażenie stanowiska pracy (niem. Arbeitsmittel) i w tym przypadku nie obowiązują żadne limity kwotowe.