Każdy, kto przebywa w podróży służbowej dłużej niż osiem godzin, może odliczyć od podatku ryczałtową kwotę na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Należna kwota jest uzależniona od czasu trwania podróży.
Zazwyczaj pracownik odbywa podróż służbową z polecenia przełożonego, dlatego koszty są zwykle pokrywane przez firmę. Z reguły dotyczy to również noclegów i wyżywienia. Jeżeli tak nie jest, można odliczyć od podatku zarówno koszty przejazdu i hotelu, jak i dietę. Odbywa się to w oparciu o ryczałtowe stawki diet.
Ile wynosi dieta?
Od stycznia 2020 r. obowiązują następujące zasady: W przypadku podróży służbowej trwającej ponad osiem godzin, od podatku można odliczyć ryczałt w wysokości 14 euro (poprzednio 12 euro) jako kwotę na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. W przypadku dłuższej nieobecności przekraczającej 24 godziny można odliczyć 28 euro (poprzednio 24 euro).
Za dzień wyjazdu i powrotu z podróży służbowej trwającej kilka dni, organy podatkowe przyznają po 12 euro.
Oto wysokości diet w zależności od czasu trwania podróży służbowych:
Czas trwania podróży
Do 2019 Od 2020
24 godziny 24 euro 28 euro
ponad 8 godzin 12 euro 14 euro
dzień wyjazdu i powrotu 12 euro 14 euro
Nowe wysokości diet obowiązują od 1 stycznia 2020 r. W przypadku składania zeznania podatkowego za rok 2019 lub wcześniejszy, nadal należy stosować poprzednio obowiązujące zasady.
Dieta jest zazwyczaj wypłacana pracownikom przez pracodawcę. W większości firm istnieje gotowy formularz do tego celu. Po zakończeniu podróży, firma wypłaca przysługujące diety, a także zwraca koszty przejazdu i hotelu.
Jakie są wysokości diet zagranicznych?
Jeśli wyjeżdża się w podróż służbową za granicę, wysokość diet uzależniona jest od kraju docelowego. Na przykład, jeśli wyjeżdża się do Nowego Jorku, za dzień wyjazdu i powrotu można zastosować stawkę w wysokości 39 euro. W przypadku pobytu 24-godzinnego obowiązuje ryczałt w wysokości 58 euro na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (wg stanu z 2020 r.). Obowiązuje przy tym następująca zasada: W przypadku jednodniowych wyjazdów zagranicznych decydujące znaczenie ma odpowiednia stawka ryczałtowa ostatniego miejsca wykonywania pracy. To samo dotyczy dnia powrotu w przypadku kilkudniowej podróży do różnych krajów.
Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy chce się obliczyć diety za dzień rozpoczęcia podróży (wyjazdu) lub dni kolejne, jeśli podróżuje się po różnych krajach. A mianowicie w tym przypadku decydujące znaczenie ma miejsce, do którego dotarło się przed godziną 24:00 czasu lokalnego. Na przykład, jeśli ktoś wyrusza z Paryża do Kopenhagi i dociera do celu o 23:00, zastosowanie ma dieta określona dla Danii. Jeśli jednak przyjedzie się na miejsce dopiero o 1:00 w nocy, będzie trzeba zastosować stawkę ryczałtową określoną dla Francji. Federalne Ministerstwo Finansów publikuje aktualną tabelę zawierającą wysokości diet zagranicznych dla poszczególnych krajów.
W przypadku państw nie ujętych w tabeli, zastosowanie ma wysokość diety wyznaczona dla Luksemburga.
Przez jaki okres można otrzymywać diety?
W odróżnieniu od kosztów przejazdów, noclegów i dodatkowych kosztów związanych z podróżą, w przypadku dłuższych podróży służbowych diety przyznawane są tylko przez pierwsze trzy miesiące.
Jeśli na cztery tygodnie przerwie się wykonywanie pracy poza swoim miejscem zamieszkania, można znów przez trzy miesiące odliczyć diety od podatku. Urząd skarbowy uzna za czterotygodniową przerwę także chorobę lub długi urlop.
Jakie zasady obowiązują w odniesieniu do kierowców ciężarówek?
Kierowcy ciężarówek mogą odliczyć od podatku koszty ponoszone w miejscach obsługi podróżnych.
Obiekty te zaspokajają prawie wszystkie potrzeby kierowców ciężarówek: można tu napić się kawy, wziąć prysznic lub przenocować.
Dobra wiadomość dla wszystkich kierowców ciężarówek: Od 01.01.2020 r. zawodowi kierowcy mogą odliczyć od podatku ryczałt za nocleg w wysokości 8 euro za dzień kalendarzowy – oprócz “normalnej” diety.
Oznacza to, że jeśli kierowca ciężarówki nocuje w kabinie sypialnej w miejscu obsługi podróżnych lub w zajeździe przy autostradzie i korzysta tam z pryszniców, toalet i umywalni, za które pobierana jest opłata, ewentualnie, jeśli musi zapłacić za parking lub postój, a od czasu do czasu ponosi wydatki związane ze sprzątaniem swojej kabiny sypialnej, to począwszy od 2020 r. organy podatkowe będą partycypować w tych kosztach.
Ryczałt za noclegi dla kierowców ciężarówek obowiązujący od 2020 r.
Ten nowy ryczałt za nocleg obowiązuje zarówno w dniu wyjazdu i powrotu, jak i za każdą pełną dobę podróży służbowej – czy to w Niemczech, czy za granicą. Mówiąc prościej, oznacza to, że ryczałt za nocleg w wysokości 8 euro będzie naliczany za każdy dzień kalendarzowy, w którym kierowca ciężarówki może jednocześnie ubiegać się o dietę związaną z odbywaniem podróży służbowej.
Jeżeli w zeznaniu podatkowym zostanie zastosowana nowa stawka ryczałtowa, nie ma znaczenia, czy rzeczywiste wydatki były niższe. Liczy się tylko faktyczne poniesienie kosztów.
Można odliczyć od podatku także wyższe koszty
Oczywiście można też wykazać wydatki w wysokości wyższej od wynoszącego 8 euro ryczałtu za nocleg. Ale wtedy trzeba będzie udowodnić poniesienie tych kosztów. Ponadto obowiązuje następująca zasada: Niezależnie od tego, czy w swojej deklaracji podatkowej chce się skorzystać z możliwości wykazania rzeczywistych wyższych wydatków, czy też z ustawowego ryczałtu, trzeba wybrać jedną z tych opcji dla rozliczenia za cały rok.
Aby móc udowodnić wyższe koszty, Federalne Ministerstwo Finansów w okólniku BMF z dnia 04.12.2012 r. zaleca następujące postępowanie: Należy przez trzy miesiące prowadzić wykaz zawierający daty i miejsca, w których odpłatnie korzystało się z toalety lub prysznica. Lista ta powinna zawierać następujące informacje: dzień, datę, godzinę, nazwę miejsca obsługi podróżnych lub podobnego obiektu oraz wysokość kosztów. To samo dotyczy noclegów w kabinie sypialnej samochodu ciężarowego, z tym, że zazwyczaj nie trzeba wówczas notować żadnych kosztów. Uwaga: Do wydatków nie wlicza się bonów, którymi można płacić za zakupy.
Korzystając z powyższych zapisów, należy obliczyć swoje średnie dzienne wydatki. Tę kwotę zawodowi kierowcy ciężarówek mogą wpisać w swoim zeznaniu podatkowym za każdy dzień spędzony w trasie. Trzeba przy tym pamiętać o tym, aby dołączyć listę wydatków z trzech miesięcy do swojej deklaracji podatkowej.
Co w przypadku, gdy pracodawca zwraca koszty?
Jeżeli kierowcy tirów są zatrudnieni w firmie i pracodawca zwraca im w całości dodatkowe koszty podróży służbowej, to oczywiście nie mogą one być ujmowane w zeznaniu podatkowym. Jeżeli jednak określono rzeczywiste koszty, a pracodawca nie pokrywa całkowitej kwoty wydatków, wówczas powstałą różnicę można odliczyć od podatku.
Jeżeli rzeczywistych kosztów nie da się udowodnić za pomocą posiadanych rachunków, pracodawca i tak może zwrócić poniesione koszty i będą one zwolnione z podatku do wysokości nowego ryczałtu – tj. 8 euro za każdy nocleg.
Przed 2020 r. trzeba było szacować poniesione koszty
Latem 2012 r. Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof – BFH) – najwyższa instancja niemieckiego sądownictwa finansowego, powołanego do orzekania w sprawach podatków i ceł, wydał orzeczenie korzystne dla wszystkich kierowców ciężarówek: Jeśli kierowca spędza noc w kabinie sypialnej ciężarówki i musi zapłacić za korzystanie z toalety lub prysznica w miejscu obsługi podróżnych, koszty te mogą zostać odliczone od podatku.
Gdy kierowca tira nie był w stanie tego udowodnić, mógł oszacować tę kwotę. W grę wchodziła kwota do 5 euro za każdy dzień roboczy. Zostało to również potwierdzone przez sąd.
W dniu 31 lipca 2019 r. rząd federalny przedstawił projekt ustawy. Zawierał on m.in. plan wprowadzenia nowej wysokości ryczałtu dla zawodowych kierowców, która miała w przyszłości wynieść 8 euro za każdy dzień kalendarzowy. Bundestag i Bundesrat zatwierdziły nowe przepisy, co oznacza, że od 2020 r. obowiązuje nowy ryczałt za nocleg dla kierowców tirów.
Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch das zuständige Amt, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein nicht ersetzen.
Uwaga dotycząca doradztwa: Niniejszy artykuł zawiera jedynie sugestie i krótkie wskazówki, nie może być zatem uznany za wyczerpujący. Znajdujące się w nim informacje nie mogą zastąpić osobistej konsultacji z właściwym urzędem, doradcą podatkowym lub stowarzyszeniem zajmującym się udzielaniem pomocy przy obliczaniu podatku dochodowego.
